Документная деятельность

создания, отправления или получения»'. Регистрация осущест­вляется с целью учёта документов, контроля их исполнения и информационно-справочной работы. В процессе регистрации заносятся ручным или автоматизированным способом в специ­альные регистрационные формы показатели (реквизиты) до­кумента. При этом сам документ получает регистрационный индекс, обеспечивающий возможность последующего его по­иска в базе данных о документах организации, предприятия, учреждения, фирмы;

— контроль исполнения документов — осуществляется службой документационного обеспечения управления либо секретарём;

— информационно-справочная работа — представляет со­бой оперативное информирование на основе созданной спра­вочной картотеки о документных ресурсах организации, учре­ждения, предприятия;

— отправка документов.

В отличие от технической, творческая обработка направ­лена непосредственно на содержание, текст документа. Она включает прежде всего аналитико-синтетическую обработку, осуществляемую с целью свёртывания информации.

Понятие «свёртывание информации» получило распро­странение в нашей стране с начала 1960-х гг. в связи с увели­чением объёмов научных работ. Цель свёртывания заключает­ся в преобразовании содержания исходного текста в более краткую форму при сохранении или некотором уменьшении его информативности. Свёртывание осуществляется таким об­разом, чтобы в случае необходимости можно было произвести развёртывание документированной информации. Это достига­ется путём сохранения так называемых «смысловых вех», «смысловых опорных пунктов». Примером подобного рода свёртывания может служить составление индивидуального конспекта.

Информационное свёртывание может быть семантическим и лексическим. Кроме того, его можно классифицировать:

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.