Унификация текста документа

5.1. Унификация документа
как одно из направлений его совершенствования

Под унификацией понимается “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию” (ГОСТ Р 1.0 –92).

Унификация текстов управлен­ческих документов заключается в установлении единой формы язы­кового выражения, наиболее точ­но передающей содержание ре­гулярно повторяющихся управ­ленческих ситуаций или дей­ствий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части тек­ста, текст документа в целом. В результате появляется возмож­ность большей оперативности подготовки документов.

Унификация текстов документов проводится с целью выработки приемов и правил составления текстов, позволяющих предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки.

Унификация текстов проводится по следующим направлениям: состав ин­формации; структура текста; языковые средства, представления информации; правила построения словосочетаний и предложений.

При унификации текстов документов следует соблюдать следующие принципы: объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации; строгое соот­ветствие между составом информации и видом документа; использование унифициро­ванных речевых средств; устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стан­дартизованных терминов, принятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения.