Написання ділового листа – це справжнє мистецтво
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватись таких правил:
І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширеніші звертання:
Шановний (ім’я та по батькові)!
Шановний пане/пані…!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажний міністре!
Шановний директоре!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.
Шановна Галино Володимирівно!
Шановний пане професоре!
Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери із абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
ІІ. Важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами…
Ми щиро вдячні Вам за те …
Вдячні Вам за запрошення…
Дякуємо за надану змогу (пропозицію)…
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа…
Офіційно підтверджуємо свою згоду на …
Ми отримали Вашого листа з повідомленням…
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову:
Відповідаючи на Ваш лист…
Відповідно до контракту № …, що був підписаний між нашими установами…
Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо…
До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханням. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:
Будь ласка, повідомте нам про …
Просимо Вас, терміново оплатити рахунок…
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь…
У діловому світі з різних причин виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких Ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…
Просимо вибачення за прикре непорозуміння…
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи…
У листах-нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:
Змушені нагадати Вам…
Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про …
Дозвольте нагадати Вам …
Іноді слід проявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то відмовити слід аргументовано, коректно, доброзичливо. Сформулюйте відповідь так:
На жаль, ми не можемо прийняти Ваші пропозиції…
Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості…
Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити)…
У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких фраз:
Повідомляємо Вам…
Раді повідомити Вам…
Цим листом повідомляємо, що…
ІІІ. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Так, можна повторити подяку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки “дякую” найуживаніше слово вихованої ділової людини:
Дозвольте ще раз подякувати Вам…
Щиро вдячні за…
Ще раз дякую за виявлену мені честь…
Доречними є наприкінці листа запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:
Запевняємо, що наша співпраця буде плідною…
Будемо раді співпрацювати з Вами…
Наприкінці листа можна висловити сподівання:
Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас…
Маємо надію, що це піде на користь справі…
Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами…
IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою
Із вдячністю і пошаною
Бажаємо успіхів
V. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся інформація буде доречною.
Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість
Зразки:
Шановні панове!
На загальних зборах нашої фірми… (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з … (стара назва) на … (нова назва).
Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
З повагою…
Шановні панове!
Дякуємо Вам за запит від … (дата) на постачання … (назва товару). Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду.
Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.
З повагою…
Шановні…!
Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №… від … (дата) минув.
Будемо Вам щиро вдячні, якщо до … (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму …
Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.
Залишаємося з повагою…
Зразок: