1. Викликати на екран форму Узагальнений документ (рис. 1.10).
2. Розмістити курсор в будь-яку заповнену клітинку.
3. Виконати команду Данные Þ Сортировка ... На екрані появиться діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 1.11).
Рис 1.11. Діалогове вікно Сортировка диапазона
4. У списку Сортировать по вибрати Дата документа.
5. У списку Затем по... вибрати Відділ.
6. У списку В последнюю очередь по вибрати Виконавець. (Перемикач по возрастанию повинен бути встановлений).
7. Натиснути ОК. На екрані – Узагальнений документ, відсортований за введеними ознаками.
8. Виділити колонку А і виконати команду Вставка → Столбец.
9. У клітинку А2 ввести назву колонки, яка вводиться.
10. У клітинку А3 ввести 1 і натиснути кнопку По центру.
11. Виділити клітинку колонки А для заповнених рядків (А3:А18).
12. Виконати команду Правка → Заполнить → Прогрессия...
13. Натиснути ОК і зняти виділення.
14. У рядку 1 назву документа Узагальнений документ замінити на Календарний план.
15. Виконати команду Файл → Сохранить как… Присвоїти ім’я файла. На екрані виводиться Календарний план (рис. 1.12).
|
|
Рис. 1.12. Календарний план
3. Формування робочих планів
Документи, необхідні для практичної роботи, будемо називати робочими планами. Необхідні робочі плани формуються на основі отриманого календарного плану за правилами роботи з базами даних. Найбільш часто робочі плани формуються для:
- заданих періодів часу;
- підрозділів організації;
- конкретних виконавців.
Формування робочих планів проводиться в два етапи:
- пошук потрібної інформації в календарному плані;
- оформлення робочих планів.
3.1 Формування робочих планів за допомогою Автофільтра
Виконати пошук за різними критеріями. Наприклад, для заданого періоду часу, для відділу маркетингу, для виконавця Петрова. Отримані робочі плани є основними документами, які необхідні для щоденної роботи.
1. Викликати на екран Календарний план (рис. 1.12).
2. Помістити курсор в будь-яку заповнену клітинку Календарного плану.
3. Виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр. На екрані в кожній назві поля появилась стрілка.
4. При виконанні пошуку встановіть курсор на стрілку того поля, по якому потрібно провести пошук. В прикладі для заданого періоду часу вибираємо поле Дата-план.
5. На екрані в списку Дата-план розміщується перелік значень всіх записів, які знаходяться в цьому полі. Для введення не однієї, яка є в переліку конкретної дати, а заданого періоду часу необхідно: 1) вибрати опцію Условие ... На екрані появиться – діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 1.14); 2) увести початкову і кінцеву дати періоду часу, як це показано на рис. 1.14.
|
|
Рис. 1.14. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр
6. Натиснути кнопку ОК. На екрані появиться результат пошуку (рис. 1.15).
Рис 1.15. Результат пошуку робочого плану