Пояснювальна записка – доповнення і пояснення основного документа (програми, звіту, проекту) чи зазначеннями причини того, що сталося.
Реквізити:
· назва установи;
· додаткові дані про організацію (для зовнішніх);
· назва структурного підрозділу або посада;
· прізвище, ініціали особи, яка оформлює записку;
· адресат – посада, звання, прізвище, ініціали особи, якій подається записка, у давальному відмінку;
· назва документа;
· дата;
· номер;
· заголовок до тексту;
· текст;
· підпис автора.
Зразок:
Директорові Інституту української мови
Національної академій наук України
акад. Дерев’янченку В. В.
канд. філол. наук Комишанченка М. С.
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Доводжу до Вашого відома, що причиною мого затримання у відрядженні на 3 дні в Миколаївському національному аграрному університеті стала надання допомоги викладачам у підготовці до свята Днів української культури та мій виступ на вечорі 19.11.2001р.
24.11.12 р. (підпис)
Доповідна записка
Доповідна записка – документ, який укладається за вказівкою керівника або з ініціативи автора і повідомляє про певний факт, подію, подає звіт про виконання службових обов’язків або взятих на себе зобов’язань, а також спонукає керівника до прийняття конкретних рішень.
Доповідні записки поділяють:
За місцем укладання:
а) внутрішні, які адресують керівникові установи чи структурного підрозділу;
б) зовнішні, що направляють керівництву, якому підпорядкована організація.
За призначенням:
а) звітні, в яких звітують про виконання службових обов’язків;
б) інформаційні, де повідомляють про конкретні факти;
в) ініціативні, які спонукають керівника до прийняття конкретних рішень.
За формою:
а) стандарті, що оформляють на бланках установи;
б) індивідуальні, які укладають на стандартному аркуші А4.
Реквізити:
· адресат (кому адресована доповідна записка): посада, прізвище й ініціали посадової особи;
· назва документа;
· дата;
· номер документа;
· місце складання;
· заголовок до тексту;
· текст;
· додаток, підстава;
· підпис.
Зразок:
Директорові Медвинської ЗОШ
Богуславського р-ну Київської обл.
Сидоренку Т. П.
завідувача бібліотеки Петренко Г.О.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Прошу Вашого сприяння щодо придбання за державні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 2012 році:
- Кислюков В. Ф., Лущик В.В. Будова й експлуатація автомобілів. 2012 – 10 примірників.
- Огієнко І. Життєписи великих українців. 2012 – 3 приміники.
- Юрківський В.М. Країни світу: Довідник. 2012 – 10 примірників.
Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».
23.03.12 (підпис)