Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи поділяють за такими основними ознаками:
¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;
¨ за походженням - службові та особисті;
¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;
¨ за напрямком - вхідні та вихідні;
¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;
¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,
фото- та кінодокументи;
¨ за стадіями створення - оригінали та копії;
¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;
¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.
|
|
В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:
¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;
¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;
¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;
¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;
¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.