Приведенный алгоритм разработан с целью введения единой процедуры адаптации и введения в должность новых сотрудников во всех подразделениях компании. Процедура направлена на сокращение срока и улучшение качества введения в должность нового работника. В выполнении операций, указанных в настоящем алгоритме, участвуют:
§ HR-служба;
§ PR-отдел;
§ Центр обучения;
§ Руководители подразделений;
§ Отдел АСУ;
§ Сотрудники компании.
Программа адаптации и введения в должность рассчитана на 1 месяц со дня начала исполнения новым работником его должностных обязанностей.
Куратором нового сотрудника становится его непосредственный руководитель, либо сотрудник подразделения из числа наиболее опытных носителей корпоративной культуры.
В задачи куратора входит:
¨ помощь в адаптации нового сотрудника (информирование, создание необходимых условий для работы, планирование и организация встреч и представлений, необходимых для скорейшего введения нового сотрудника в должность и его эффективной деятельности);
|
|
¨ планирование развития (планирование необходимого обучения для нового сотрудника на период адаптации, включая самообучение и обучение на рабочем месте);
¨ сопровождение работы нового сотрудника на период срока адаптации (консультационная помощь новому сотруднику при выполнении им плана работы и обучения).
Решение организационных вопросов при приеме нового сотрудника (рис. 1).
На этом этапе адаптации происходит знакомство работника с производственными особенностями организации, с персоналом, с корпоративной культурой, правилами поведения, включение работника в коммуникативные сети.
Рисунок 1. Решение организационных вопросов при приеме нового сотрудника
и его информирование
В день поступления на работу HR-служба знакомит нового работника с правилами внутреннего трудового распорядка компании, правилами пожарной безопасности. Проводится инструктаж на рабочем месте: новый сотрудник знакомится с месторасположением, оснащение рабочего места, правилами хранения документов, правилами использования технических средств и их расположением (АТС, ПК, принтер, сканер, ксерокс). Куратор знакомит нового сотрудника со страницей компании в интрасети и электронной информационно-справочной системой, а также со справочной литературой общего пользования. Отдел АСУ регистрирует нового сотрудника как пользователя корпоративной сети, объясняет возможности ее использования (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.), дает вводную консультацию по пользованию конкретными программными продуктами (табл. 2).
|
|
Таблица 2
Решение организационных вопросов при приеме нового сотрудника
№ | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
1. | Отбор кандидата, планирование ротации сотрудников | HR-служба, руководитель подразделения | Проводится в соответствии с принятыми правилами. При планировании ротации определяются работники, ротация которых необходима или желательна, и оценивается соответствие квалификации, практического опыта работников описаниям должностей, на которые возможны перемещения. Встречу кандидата, организацию необходимых собеседований и сопровождение кандидата на них осуществляет сотрудник HR-службы |
2. | Принятие решения о найме нового работника, ротации сотрудника | Руководитель самостоятельного подразделения | Решение о найме нового работника либо ротации, принимается руководителем подразделения после прохождения процедур размещения заказа на подбор персонала, подбора кандидатов, отбора кандидата на занятие вакантной должности, проведенных в соответствии с принятыми в компании правилами, либо, в случае перемещения сотрудника, согласно плану ротации |
3. | Назначение куратора нового сотрудника | Руководитель подразделения, после принятия решения о найме нового сотрудника | Куратором нового сотрудника становится его непосредственный руководитель либо опытный сотрудник подразделения |
4. | Подготовка рабочего места нового работника | Отделы АХО и АСУ, в течение 3 рабочих дней после подачи заявки | Включает в себя подготовку рабочего места, оборудование его оргтехникой, регистрацию пользователя интрасети, включение работника в корпоративные справочники |
5. | Подготовка кандидата к приему, перемещению | Руководитель самостоятельного подразделения, HR-служба. после принятия решения о найме нового сотрудника | Руководитель подразделения производит ознакомление работника с должностной инструкцией под роспись. Отдел кадров знакомит работника с перечнем документов, необходимых для оформления на работу; HR-служба знакомит работника с Положением о персонале и Правилами внутреннего трудового распорядка. Отдел кадров контролирует правильность заполнения анкеты кандидатом, заполнение и подписание со стороны работника трудового договора |
6. | Оформление кандидата на работу | Отдел кадров не позднее 5 рабочих дней после приёма документов | Прием документов, проверка анкеты кандидата, оформление приказа о приеме на работу или перемещении и трудового договора в соответствии с принятыми правилами. HR-служба информирует кандидата о контактном лице и телефоне, по которому можно узнать о ходе согласования и оформления приказа о приеме на работу и трудового договора |
7. | Допуск к работе нового работника | HR-служба, куратор Срок устанавливается в соответствии с трудовым договором или приказом о перемещении на другую должность | Запрещается допуск работника к работе ранее даты подписания трудового договора работодателем или уполномоченным им лицом, если иное не установлено трудовым договором. Сотрудник HR-службы, ответственный за найм персонала, встречает нового работника и сопровождает его к руководителю о подразделения. Руководитель подразделения знакомит нового сотрудника с куратором. Дальнейшие мероприятия по допуску нового работника к исполнению должностных обязанностей проводит куратор |
Информирование нового сотрудника (табл. 3).
На этом этапе ориентации происходит практическое знакомство работника со своими обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.
Таблица 3
Информирование нового сотрудника
№ | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
Вручение сувенирной продукции и информационных материалов о Компании. | HR-служба, PR-отдел в день выхода на работу | Работнику вручается «Справочное руководство сотрудника Компании», комплект сувенирной продукции, «Памятка новичка» (приложение №1) Материалы разрабатываются HR-службой и PR-отделом | |
2. | Вводное собеседование | Непосредственный руководитель В течение первой недели после выхода на работу | Проводится непосредственным руководителем нового работника, желательно в присутствии линейного руководителя. Проводится в свободной форме в рабочем порядке. |
3. | Информирование об истории компании, о ее целях, миссии, приоритетах развития, проблемах текущего момента | Куратор в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу. | Куратор информирует сотрудника о видах деятельности компании, производимой продукции, оказываемых услугах, представляет необходимую информацию о руководстве компании и подразделений |
4. | Информирование о политике компании в отношении персонала, о нормах корпоративной культуры | HR-служба, PR-отдел, центр обучения | HR-служба, Центр обучения совместно с PR-отделом разрабатывает информационное пособие по корпоративной культуре для новых работников. Информационное пособие передается в кадровую службу, где дополняется в соответствии со спецификой подразделения |
5. | Общее Обучение | HR-служба, PR-отдел, центр обучения В течение 2 недель после выхода на работу | Центр обучения совместно с PR-отделом разрабатывает и организует общее обучение для новых работников |
Непосредственный руководитель объясняет работнику его задачи и требования к его работе, информирует о системе оценки, применяемой к его работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового работника.
|
|
Информационное пособие включает в себя информацию об основах корпоративной культуры компании (ценностные ориентации, традиции, нормы и правила поведения и т.д.). Пособие может быть исполнено в формате электронного учебника или видеофильма. Информационное пособие может быть предложено новым сотрудникам для индивидуального ознакомления, или представлено как групповая обучающая программа по корпоративной культуре.
|
|
Целью обучения предполагается принятие новых норм взаимоотношений новым сотрудником, транслирование ему корпоративных норм поведения, помощь в приспособлении к новому социуму. Программа обучения включает в себя социально-психологические аспекты адаптации (стресс-менеджмент, навыки управления временем, эффективные коммуникации, встречи с руководством). Обучение проводится в течение 2 рабочих недель со дня выхода нового сотрудника на работу.
Организация введения в должность нового сотрудника (рис. 2; табл. 4).
На этом этапе работник осваивается со своим новым статусом и включается в профессиональные и межличностные отношения в коллективе.
Рисунок 2. Организация введения в должность нового работника.
Таблица 4
Организация введения в должность нового работника
№ | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
1. | Представление нового сотрудника коллективу Компании | Руководитель подразделения В день выхода нового сотрудника на работу | Нового работника представляют коллективу компании путем публикации официального сообщения в корпоративной интрасети. |
2. | Представление нового сотрудника коллективу подразделения | Руководитель подразделения в день выхода нового сотрудника на работу | Нового работника представляют коллективу подразделения на коротком брифинге |
3. | Обучение нового сотрудника на рабочем месте | Куратор в течение 5 рабочих дней после выхода нового сотрудника на работу | Куратор проводит индивидуальное обучение нового работника |
4. | Знакомство с партнерами, контрагентами, ключевыми менеджерами по направлениям. | Куратор в течение 5 рабочих дней. | Нового работника представляют партнерам и контрагентам путем рассылки официальных сообщений, подписанных руководителем подразделения. Организуется ряд встреч с ключевыми менеджерами по направлениям. |
Нового работника представляют сотрудникам Компании путем публикации официального сообщения в корпоративной сети. В сообщении содержатся основные биографические данные о новом сотруднике, профессиональный путь и перечень вопросов, по которым с ним можно в дальнейшем контактировать.
Руководитель подразделения лично представляет нового работника персоналу своего подразделения и предоставляет слово ему для проведения самопрезентации.
В течение 1 рабочей недели куратор проводит обучение нового работника на его рабочем месте, проводит инструктаж по технологиям работы, информирует о текущих и перспективных планах подразделения, передает регламенты и основные документы по направлению деятельности нового сотрудника, информирует о системе документооборота и системе отчетности.
Куратор представляет нового работника партнерам и контрагентам по направлению его деятельности путем рассылки официальных сообщений от имени руководителя подразделения или руководителя компании, содержащих основную информацию о новом сотруднике и перечень вопросов, по которым в дальнейшем с ним можно контактировать.
В случае, когда новый работник занимает номенклатурную должность, куратор организует ряд встреч с руководителями подразделений, сотрудничество с которыми обусловлено профессиональной деятельностью нового сотрудника.
Организация работы нового сотрудника в должности (рис. 3; табл. 5).
На этом этапе происходит корректировка планов адаптации и оценка эффективности деятельности работника и его взаимоотношений в коллективе.
Рисунок 3. Организация работы нового сотрудника в должности.
№ | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
1. | Составление плана работы и обучения | Руководитель подразделения, куратор 2-я неделя работы | Руководитель подразделения обсуждает с новым работником направления и основные задачи его работы. Работник составляет план работы на 1 месяц. Куратор планирует обучение нового работника. Общий план работы и обучения согласовывается с руководителем подразделения |
2. | Обратная связь по итогам выполнения плана работы и обучения | Руководитель подразделения 2-я неделя работы | После окончания первого месяца работы новый работник отчитывается перед руководителем подразделения о проделанной работе и пройденном обучении. По итогам обсуждения работник разрабатывает план развития и обучения на оставшуюся часть испытательного срока и согласовывает его с руководителем |
После окончания первой недели работы нового работника, руководитель подразделения обсуждает с новым сотрудником направления и основные задачи его профессиональной деятельности. По результатам беседы работник составляет план работы на 1 месяц. Куратор планирует необходимое обучение для работника (адаптационный курс, обучение на рабочем месте, самостоятельное обучение). Общий план работы и обучения согласовывается с руководителем подразделения (см.: приложение).
Оценка качества проведения введения в должность нового сотрудника (рис. 4; табл. 6).
На завершающем этапе аттестации происходит преодоление производственных и межличностных проблем работника, осуществляется его переход к стабильной работе.
Куратор заполняет карту контроля введения в должность нового работника (проставляет сроки, назначает ответственных, ставит отметки о выполнении каждого мероприятия), которую затем передает руководителю подразделения (см.: приложение). Копии документов передаются в кадровую службу для контроля над правильностью введения нового сотрудника в должность и его адаптацией, для ведения статистики
Рисунок 4. Оценка качества проведения введения в должность нового сотрудника.
Таблица 6
Оценка качества проведения введения в должность нового сотрудника
№ | Операции процесса | Ответственный, срок выполнения | Методы |
1. | Оценка качества проведения введения в должность и адаптации нового сотрудника | HR-служба, куратор, по окончанию 1 месяца работы. | Куратор заполняет карту контроля введения в должность и передает его руководителю подразделения. Копии документов передаются в HR-службу |