Діловодство - це створення, прийом-передача, зберігання, обробка документів.
Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.
Стандартизація - це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності та розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.
Трафарет - це спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пробілами, які заповнюють в процесі створення документа.
Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється з метою управління та відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.
Довідкова інформація
В процесі вивчення першого питання «Сутність та види управлінських документів» студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, отримувати, передавати і обробляти її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. При вивченні другого питання «Системи документації в управлінні. Процеси документування»студент повинен усвідомити, що документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів. В процесі вивчення третього питання «Адміністративний етикет» студенту необхідно запам'ятати, що психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітникові спокійно і переконливо пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то він не піде по інстанціях з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».
Семінарське заняття 8
Документування в управлінні
Питання для обговорення
1. Роль і місце документальної інформації в управлінні:
- Поняття документальної інформації;
- Поняття документа;
- Види документів;
- Строки зберігання документів.
2. Системи документації:
- Документаційне забезпечення;
- Документування.
3. Основні вимоги до документів:
- Реквізити;
- Оформлення документів.
4. Етикет службового листа:
- Адміністративний етикет;
- Помилки при оформленні документів.