Для успешной работы с фондовыми материалами их необходимо провести через научную инвентаризацию. При ее осуществлении предметы фиксируются в книгах научной инвентаризации (научных инвентарях), которые оформляются так же, как и книги поступлений. Записи в научный инвентарь делаются попредметно. При этом приводится точное название предмета, его подробное описание, данные об авторе, изготовителе, о месте и времени создания или бытования, истории предмета (легенда), материале, технике исполнения, весе и пробе (для предметов из драгоценных металлов), сохранности и т.д. Если специалисту, проводящему научную инвентаризацию, удается найти какие-либо публикации о данном предмете, их также следует указать. Приводится информация об источнике и способе поступления предмета, проставляются дата сделанной записи, должность, фамилия и инициалы сотрудника, проводившего инвентаризацию.
Многие фондовые отделы крупных музеев, как правило, имеют по несколько научных инвентарей. Так, например, отдел изобразительных материалов обычно расписывает живопись, графику, иконопись, миниатюру, скульптуру, фотографии и пр. по разным инвентарным книгам.
|
|
Особые правила научной инвентаризации, разработанные и принятые Федеральной архивной службой России (Росархивом), действуют в отношении хранящихся в музеях письменных источников. В настоящее время для многих музеев остро стоит вопрос о необходимости перехода на проведение научной инвентаризации по архивным правилам, когда учет ведется по схеме: архивный фонд - опись - единица хранения (дело) - лист (если в единице хранения находится несколько документов). При этом опись архивного фонда, включающая перечень (в порядке номеров) входящих в данный фонд единиц хранения, приравнивается к книге научной инвентаризации.