Делопроизводственная служба

В соответствии с методическими и нормативными документами обеспечение документа осуществляется специальной службой, -службой делопроизводства.

Сегодня это может быть структура и работник, может и на кого-то плюсом к основным обязанностям.

В государственных организациях там проще и конкретнее, у частника по-разному.

(во многом зависит от традиций предприятия, его размеров, объема документооборота и «ума» хозяина или директора.

NOTE eg

Из практики ИП(игнорируя все нормы ДОУ) пытается, не имея понятия с перврго раза подготовить грамотный документ в госструктуру и обижается, что бюрократы и буквоеды кошмарят бизнес. И наоборот работал на предприятии у частника где этим вопросам уделялось нормальное внимание и особых проблем не было.

Итак что это такое служба делопроизводства

Специальное (специализированное) структурное подразделение предприятия либо группа лиц в предприятии (должностное лицо) осуществляющее и обеспечивающее функции документооборота и имеющее эти функции в качестве основных задач в том числе по совместительству.

Как правило такое лицо (группа лиц, специалисты подразделения, его руководитель) имеют специальную подготовку хотя бы на уровне неких курсов.

(к такой подготовке можно причислить и наши с вам занятия. Надеюсь после окончания курса вы сможете грамотно подготовить приказ хотя бы о своем премировании.

(вопрос далеко не праздный, только документированные расходы принимаются ФНС в расчет себестоимости для налогообложения), хотя вам, как работнику, на это наплевать

ИТАК Весь документооборот предприятия (организации) можно представить

Входящий

Исходящий

Внутренний

служба делопроизводства осуществляет следующие функции.

,

Учет входящих (Регистрация)

Направление на рассмотрение руководству, направление исполнителю,

Контроль за исполнением по срокам (если это предусмотрено нормами)

Учет исходящих

Прием и отправка корреспонденции

Хранение документов архивного характера в соответствии с нормативами.

Могут быть если необходимо:

Учет бланков, изготовление бланков, методическое обеспечение документооборота, изготовление распорядительных документов, копирование и размножение документов

Теперь необязательное. Для частного предприятия желательно, для государственного обязательно.

Локальные акты, регулирующие ДОУ на предприятии

Положение (инструкция)об обеспечении документооборота.

Должностные инструкции специалистов ДОУ

Приказы по ДОУ

Номенклатура дел, архивное дело на предприятии

Документы регламентирующие взаимодействие

Разберем эти функции подробнее.

Учет входящих

Регистрация в журнале. кому направлено для исполнения (кем) при этом обеспечивается своевременность доставки руководителю для принятия решения по существу документа, и передача исполнителю. При необходимости осуществляется контроль по срокам. (если предусмотрено законами) (предписания контролирующих органов, представления должностных лиц по административным правонарушениям, направляемые для исключения причин им способствовавших, если есть вышестоящие, то исполнение сроков, указанных в них).

Движение документов для визирования

Направление на исполнение.

Архивирование и хранение. номенклатура и т.д.