Это движение документов с момента их получения до момента исполнения или отправления.
Различают документы:
1) Входящие – документы, которые поступают из других организаций.
2) Исходящие – документы,которые отправляют в другие организации.
3) Внутренние – и не входящие, и не исходящие. (создаются для своих сотрудников)
Движение входящих документов включает в себя:
1) Первичную обработку
2) Предварительное рассмотрение
3) Регистрация
4) Рассмотрение руководством
5) Передача на исполнение
6) Исполнение документа
7) Контроль за исполнением
8) Списание исполненного документа в дело
На рассмотрение руководителю передаются документы, адресованные лично ему, а также те, которые содержат информацию о наиболее важных вопросах деятельности организации. Остальные документы передаются в отделы организации. Например, реклама, письмо-запрос, письмо-напоминание.
РАБОТА С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ начинается с проекта их составления,который согласовывается с руководством и заинтересованными лицами. Затем, окончательный вариант распечатывают, руководитель подписывает его,документ регестрируют и отправляют адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело (для того,что он был, для док-ва)
|
|
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ. Создаются по той же схеме,что и исходящие. Они передаются исполнителю под расписку.
Формы организации работы с документами.
В практике предприятий сложились 3 основные формы работы с документами:
Централизованная, децентрализованная и смешанная.
1) Централизованная – предпочитает выполнение всех операций с документами в одном подразделении (канцелярия)
2) Децентрализованная – все операции выполняются в разных структурных подразделениях, разобщенных территориально.
3) При смешанной форме – прием,отправку и контроль исполнения берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию,формирование и хранение) дел выполняют другие отделы.
ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, применяемых в организации – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности данной организации. Табель форм выполняет роль справочника, позволяющего быстро найти необходимую форму.