Процеси і системи адміністративного управління

В адміністративному менеджменті управління розглядається як процес, тому що досягнення цілей забезпечується за допомогою безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожне з яких саме по собі є процесом, дуже важливі для успіху будь-якої організації. Їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція теж представляє собою процес, тому що також складається з серії взаємопов'язаних дій. Процес управління є сумою всіх функцій.

Якщо звернутись до сутності менеджменту, то у будь-якої організації можна виділити ті області (сфери), якими необхідно управляти. Ці функціональні області у своїй сукупності і взаємозв'язку створюють систему управління. Так, стосовно до державної організації можна виділити функціональні області управління кадрами, фінансами, людьми (управління ресурсами), область дій, пов'язаних із наданням послуг громадянам і виробленням державних рішень (операційний процес та операційна система). Окрім цього, існують процеси, які забезпечують виконання функцій управління ресурсами і функцій управління операціями. Це маркетинговий, інформаційний та інноваційний процеси.

Процес і система маркетингу в органах державного управління

Концепція маркетингу – це наукова система надання послуг та одержання взаємної вигоди.

Маркетингова концепція знаходить все більше розуміння не тільки у менеджерів у сфері підприємництва, але й у сфері некомерційної діяльності, у тому числі в урядових органів багатьох країн. Підвищений інтерес до маркетингу у теперішній час, як відзначає відомий американський маркетолог Ф. Котлер, спостерігається з боку урядових органів США. Так, поштове відомство США і Управління залізних доріг "Амтрак" вже розробили для своїх організацій маркетингові плани. Маркетингова програма залучення новобранців є й у армії США, одній з лідерів по витратах на рекламу у цій країні. Інші урядові організації США у теперішній час застосовують систему маркетингу для пропаганди раціонального використання енергетичних ресурсів, боротьби з курінням і в процесі рішення інших суспільних проблем[3].

При вивченні процесу і системи маркетингу в органах державного управління рекомендується керуватись методичними матеріалами та розробками з загального маркетингу, а також досвідом застосування маркетингової концепції в державних установах розвинених країн.

Операційний процес та операційна система органів державного управління.

Операційна функція містить у себе ті дії, у результаті яких виробляються товари і послуги, що постачаються організацією зовнішньому середовищу. Функцію операцій мають всі організації, інакше вони просто не зможуть існувати.

Термін "операції" і "виробництво" взаємозамінні. Проте під виробництвом у основному розуміють випуск товарів і переробка сировини. Термін "операції" є більш широким, він містить не тільки виробництво товарів, але й надавання послуг.

Більше за все організації відрізняються одна від одної за характером конкретних видів діяльності, що входять в операційну функцію. При виробництві, наприклад, автомобілів і побутової техніки переробляється величезна кількість сировинних матеріалів типу листового металу: спочатку з сировини виробляють окремі деталі і вузли, потім їх збирають у готові вироби стандартної конструкції. Установи сфери послуг (лікарні, учбові заклади, державні органи) споживають незначну кількість первісних матеріалів, але вони пристосовують свої послуги під вимогу клієнта. Наприклад, авіаційні лінії, банки і навчальний заклад пропонують стандартизований набір послуг, дозволяючи клієнтові вибрати ті, які він забажає. Правоохоронні органи теж часто "надають послуги клієнтам", які не зовсім схильні до співпраці.

Державні органи управління також надають послуги клієнтам. Клієнтами державних органів є громадяни і організації, розташовані у зоні їх впливу.

Повна система операційної діяльності називається операційною системою. Вона складається з трьох підсистем: переробної, забезпечення, планування і контролю.

Переробна підсистема виконує продуктивну роботу, безпосередньо пов'язану з перетворенням вхідних величин у вихідні результати.

Для державного органу основним результатом діяльності є надавання різного роду державних послуг громадянам, а також розробка і розповсюдження державних рішень. Основна роль людського фактора проявляється у створенні цих результатів через державну діяльність державних службовців. Матеріал, у тому числі папір і канцелярські товари, споживаються переробною підсистемою. Потрібні капіталовкладення у вигляді кабінетів, приймальних для відвідувачів, меблів, обладнання. Необхідно одержувати інформацію про різні області державного управління з різноманітних друкованих джерел шляхом проведення нарад, засідань, підтримання професійних контактів із законодавчими органами, а також з суспільно-політичними і підприємницькими об'єднаннями та організаціями. Потрібна подача енергії від комунальних служб для освітлення, опалення і кондиціонування приміщень державних установ, а також енергія для роботи комп'ютерів, поліграфічного та іншого обладнання.

Підсистема забезпечення не пов'язана безпосередньо з виробництвом виходу, але виконує необхідні функції забезпечення переробної підсистеми. В державній установі підсистема забезпечення містить бібліотеку, обчислювальний центр, ремонтно-експлуатаційну службу, книжкові кіоски, буфети і столову, друкарню, охорону.

Підсистема планування і контролю одержує від переробної підсистеми інформацію про стан системи і незавершеного виробництва. Інформація надходить із внутрішнього середовища організації: про цілі, політику, основні напрямки і інші внутрішні параметри. Інформація про попит на послуги, вартість ресурсів, тенденції розвитку технології, урядові нормативні акти та інші фактори надходить із зовнішнього середовища. Підсистема планування і контролю повинна обробляти весь цей звичайно великий обсяг досить складної інформації і видати рішення, як саме повинна працювати переробна підсистема. В органах державного управління функції планування і контролю виконує адміністрація державної установи, у тому числі начальники управлінь і відділів, секретаріат, а також штабні органи, що забезпечують їх роботу.

Управління операційними процесами в органах державного управління і місцевого самоврядування рекомендується доручити операційним (адміністративним) менеджерам, численні обов'язки яких можна розбити на три основні групи:

1. Розробка і реалізація загальної стратегії і напрямів операційної (адміністративно-державної) діяльності організації.

2. Розробка і впровадження операційної системи, включаючи розробку операційного (адміністративно-державного) процесу, рішення про місце розташування необхідних потужностей, проектування організації, проектування продукту (послуг), впровадження стандартів і норм на виконання робіт.

3. Планування і контроль поточного функціонування системи. Як слідує з вищевикладеного, керуючому операціями (у державній установі – справами) доводиться мати справу з великими обсягами інформації. Він повинен мислити аналітично, мати здібності до сприйняття й оцінки нових технологій, у тому числі інформаційних. Таким чином, керуючий операціями (справами) повинен володіти і вміти користуватись широким асортиментом знань і навиків у галузі аналізу, системотехники, технології, а також і соціальних наук та наук про поведінку.