Основные виды документов

Лекция №2

Для организации самостоятельного поиска необходимой информации в учебной и научно-исследовательской деятельности студент должен знать и уметь использовать информационные ресурсы, которыми располагают современные библиотеки, и прежде всего библиотека своего вуза.

Понятие «информационные ресурсы» определяется как совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации и как - отдельные документы и массивы документов в документальных информационных системах (библиотеках, архивах, базах данных).

Документ является важнейшим источником информации. Информацию записывают на носитель - материал для хранения данных: бумага, магнитная лента, лазерно-оптический диск и т.д.

Документ -это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для распространения во времени и пространстве.

Документы могут содержать текстовую, графическую, цифровую или аудио информацию, и подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Существуют многоаспектные классификации, характеризующие документы по различным признакам или их совокупности. Основаниями для классификации документов могут быть:

- знаковые средства закрепленной информации,

- материал носителя информации,

- регулярность выхода,

- необходимость использования технических средств,

- целевое назначение,

- способ распространения и др.

На основании способа распространения в обществе различают следующие виды документов (рис. 1):

Рис. 1. Виды документов по способу распространения в обществе

Опубликованные документы - документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку.

Неопубликованные документы - документы, не прошедшие редакционно-издательскую обработку и существующие на правах рукописи; документы, не рассчитанные на широкое распространение.

Непубликуемые документы - документы одноразового или временного использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений (финансовые, бухгалтерские, методические и прочие документы).

Примеры опубликованных и неопубликованных документов приведены на рис.2.

Рис. 2. Примеры опубликованных и неопубликованных документов

Библиотеки предоставляют в пользование огромное многообразие произведений печати, поэтому в рамках данного учебного пособия рассматриваются основные виды документов и их характеристики в соответствии с ГОСТ 7.60-2003. «Издания. Основные виды. Термины и определения». Знания об основных видах изданий, отличительных особенностях различных изданий необходимы для ориентирования в любом множестве документов.

Издание - это документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.

С точки зрения необходимости использования технических средств для восприятия информации, зафиксированной в документах, различают издания печатные и электронные (рис.3):

Печатное издание - издание, полученное печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленное.

Электронное издание - издание, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Все разнообразие электронных изданий закреплено в ГОСТ 7.0.83-2012. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения».

По составу основного текста (по количеству включенных произведений) выделяют следующие виды изданий (рис.3):

Рис. 3. Виды изданий по составу основного текста

Моноиздание - издание, содержащее одно произведение.

Сборник - издание, содержащее ряд произведений.

Дайджест - сборник, содержащий наиболее интересные материалы,

перепечатанные из других изданий.

Отличительным признаком издания является его периодичность (регулярность выхода в свет). Издания по периодичности подразделяются на следующие виды (рис.4):

Рис.4. Виды изданийпо периодичности

Непериодическое издание - издание, выходящее однократно, не имеющее продолжения.

Сериальное издание - издание, выходящее в течение времени, продолжительность которого заранее не установлена, как правило, нумерованными и (или) датированными выпусками (томами), имеющими одинаковое заглавие.

Периодическое издание - сериальное издание, выходящее через определенные промежутки времени, как правило, с постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

Традиционными видами периодических изданий являются:

Газета - периодическое газетное издание, выходящее через непродолжительные интервалы времени, содержащее официальные материалы, оперативную информацию и статьи по актуальным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам, а также литературные произведения и рекламу.

Журнал - периодическое журнальное издание, имеющее постоянную рубрикацию и содержащее статьи или рефераты по различным вопросам

и литературно-художественные произведения.

Научный журнал - журнал, содержащий статьи и материалы

прикладного характера, предназначенные научным работникам.

Бюллетень - периодическое или продолжающееся издание, выпускаемое оперативно, содержащее краткие официальные материалы по вопросам, входящим в круг ведения выпускающей организации. Имеют, как правило, постоянную рубрикацию.

Продолжающееся издание - сериальное издание, выходящее через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными, нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими общее заглавие.

На основании способа организации произведений различают следующие виды изданий (рис.5):

Рис. 5. Виды изданий по способу организации произведений

Академическое издание - издание, содержащее научно-выверенный текст произведения и его различные варианты, тщательно подготовленное, снабженное большим справочным аппаратом, в том числе обстоятельным комментарием.

Избранные сочинения - однотомное или многотомное издание, содержащее часть наиболее значительных произведений одного или нескольких авторов, отобранных по определенному принципу.

Собрание сочинений - однотомное или многотомное издание, содержащее все или значительную часть произведений одного или нескольких авторов, дающее представление о его (их) творчестве в целом.

Многотомное издание - многотомник, непериодическое издание, состоящее из двух или более нумерованных томов, представляющее собой единое целое по содержанию и оформлению.

Однотомное издание - однотомник, непериодическое издание, выпущенное в одном томе.

Серия - сериальное издание, включающее совокупность томов, объединенных общностью замысла, тематики, выходящих в однотипном оформлении.

Издания подразделяют на виды по целевому назначению и характеру информации. Эти признаки определяюттакиеособенности издания, как: объем, структура документа, вид фиксации и характер изложения материала. В учебной и научно-исследовательской деятельности наибольший интерес представляют издания, приведенные на рис. 6:

Рис. 6. Основные виды изданий по целевому назначению

Официальное издание - издание, публикуемое от имени государственных органов, учреждений, ведомств или общественных организаций, содержащее материалы нормативного или директивного характера (закон, указ).

Научное издание - издание, содержащее результаты теоретических и (или) экспериментальных исследований, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы.

Учебное издание - издание, содержащее систематизированные для изучения и преподавания, и рассчитанное на учащихся разного возраста и ступени обучения.

Справочное издание - издание, содержащее краткие сведения научного или прикладного характера, расположенные в порядке, удобном для их быстрого отыскания, не предназначенное для сплошного чтения.

Информационное издание - издание, содержащее систематизированные сведения о документах, или результат анализа и обобщения сведений, представленных в первоисточниках, выпускаемое организацией, осуществляющей научно-информационную деятельность.

Каждый вид изданий по целевому назначению включает группу изданий, различающихся по характеру информации, содержащейся в документах. Основные виды, входящие в эти группы, представлены на рис.7÷11.

К группе официальных документов относят документы, регулирующие различные сферы жизнедеятельности человека и общества: нормативно-правовые, нормативно-технические, нормативно-инструктивные, патентные документы и т.п. Основные виды официальных изданий приведены на рис. 7.

Рис. 7. Основные виды официальных изданий

Стандарт - официальное издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливают на основе науки, техники и передового опыта и утверждают в соответствии с действующим законодательством. Обозначение государственного стандарта состоит из индекса, регистрационного номера и двух последних (или четырех) цифр года утверждения или пересмотра (например, ГОСТ 7.1-2003).

Производственно - практическое издание - издание, содержащее

сведения по технологии, технике и организации производства, а также

другим областям общественной практики, рассчитанное на специалистов

различной квалификации.

Нормативное производственно-практическое издание - официальное издание, содержащее нормы, правила и требования в разных сферах производственной деятельности.

В группу научных изданий включают следующие виды (рис.8):

Рис.8. Виды научных изданий

Монография - научное или научно-популярное издание, содержащее полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащее одному или нескольким авторам.

Автореферат диссертации - научное издание в виде брошюры, содержащее составленный автором реферат проведенного им исследования, представляемого на соискание ученой степени.

Сборник научных трудов - сборник, содержащий исследовательские материалы научных учреждений, учебных заведений или обществ.

Материалы конференции (съезда, симпозиума) - непериодический сборник, содержащий итоги конференции (доклады, рекомендации, решения).

Тезисы докладов / сообщений научной конференции (съезда, симпозиума) - научный непериодический сборник, содержащий

опубликованные до начала конференции материалы предварительного характера (аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений).

Препринт - научное издание, содержащее материалы до выхода в свет издания, в котором они могут быть помещены.

Виды у чебных изданий, различающихся по характеру информации приведены на рис. 9:

Рис. 9. Виды учебных изданий

Учебник - учебное издание, содержащее систематическое изложение учебной дисциплины (ее раздела, части), соответствующее учебной программе и официально утвержденное в качестве данного вида издания.

Учебное пособие - учебное издание, дополняющее или частично (полностью) заменяющее учебник, официально утвержденное в качестве данного вида издания.

Учебно-методическое пособие - учебное издание, содержащее материалы по методике преподавания, изучения учебной дисциплины (ее раздела, части) или воспитания.

Учебное наглядное пособие - учебное изоиздание, содержащее материалы в помощь изучению, преподаванию или воспитанию.

Практикум - учебное издание, содержащее практические задания и

упражнения, способствующие усвоению пройденного.

Задачник - практикум, содержащий учебные задачи.

Учебная программа - учебное издание, определяющее содержание, объем, а также порядок изучения и преподавания какой-либо учебной дисциплины (ее раздела, части).

Важнейшими разновидностями справочных изданий являются следующие (рис.10):

Рис. 10. Виды справочных изданий

Энциклопедия - справочное издание, содержащее в обобщенном ви­де основные сведения по одной или всем отраслям знаний и практической деятельности, изложенные в виде статей, расположенных в алфавитном или систематическом порядке.

Словарь - справочное издание, содержащее упорядоченный перечень языковых единиц (слов, словосочетаний, фраз, терминов, имен, знаков), снабженных относящимися к ним справочными данными.

Энциклопедический словарь - энциклопедия, содержащая краткие статьи, расположенные в алфавитном порядке.

Языковой словарь - словарь, содержащий перечень языковых единиц с их характеристиками или переводом их на другой (ие) язык (и).

Терминологический словарь - словарь, содержащий термины какой-

либо области знания или темы и их определения (разъяснения).

Справочник - справочное издание, носящее прикладной, практический характер, имеющее систематическую структуру или построенное по алфавиту заглавий статей.

Информационные издания предназначены, в основном, для оперативного оповещения о появлении первичных документов и ознакомления с их основным содержанием, информационные издания относят к вторичным источникам информации.

Деление документов на первичные ивторичные обоснованохарактером обработки содержащихся в них данных.

Первичные документы - это документы, являющиеся непосредственным результатом профессиональной деятельности создателей информации: писателей, научных работников, инженеров, композиторов, художников и т.д.

Созданные в процессе профессиональной деятельности научные и производственно-технические документы служат первоисточником для создания вторичных (информационных) документов.

Вторичные документы - результат библиографической обработки содержания первичных документов, направленной на свертывание (сжатие) информации для комфортного использования при создании информационной продукции (документов, информационных массивов, баз данных).

Под библиографической обработкой понимается выделение наиболее существенных сведений с целью получения необходимой характеристики первичных документов.

Выделяют четыре типа вторичных документов:

• Библиографическое описание - самая лаконичная обязательная разновидность вторичного документа, создаваемая с целью идентификации и выявления совокупности внешних признаков без ознакомления с содержанием текста первичного документа.

• Аннотация - краткая характеристика первичного документа с точки зрения содержания, особенностей назначения, формы, тематики и других особенностей.

• Реферат - подробное отображение текста первичного документа с целью идентификации новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных наиболее важных фактов, гипотез, концепций, методик и методов.

• Обзор - результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т. п., с целью обобщения, установления разницы и сходства, оценки, путей развития проблемы,

степени их разработанности и возможного прогноза.

В результате синтеза (обобщения) вторичных документов создаются различные виды информационных изданий, основными из них являются библиографические пособия, реферативные и обзорные издания (рис.11).

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИЗДАНИЯ

Рис. 11. Основные виды информационных изданий

Библиографическое пособие - упорядоченное множество библиографических записей, выпущенное в виде отдельного документа.

Выделяют следующие виды библиографических пособий:

Библиографический указатель - объемное библиографическое пособие со сложной структурой и справочным аппаратом.

Библиографический список - небольшой перечень библиографических описаний по узкой теме с простой структурой.

Библиографический обзор - библиографическое пособие, представляющее собой связное повествование. В библиографических обзорах описания документов дополняются необходимыми пояснениями и фактическими сведениями.

Реферативное издание - информационное издание, содержащее упорядоченную совокупность библиографических записей, включающих рефераты.

К реферативным изданиям относят: экспресс-информацию, реферативные журналы, реферативные сборники.

Экспресс-информация - периодическое реферативное издание, содержащее расширенные и сводные рефераты наиболее актуальных зарубежных опубликованных материалов или отечественных неопубликованных документов, требующих оперативного оповещения.

Реферативные журналы включают как отечественные, так и зарубежные публикации, вышедшие по той или иной тематике, и

являются инструментом для ретроспективного поиска научных документов по соответствующим отраслям, проблемам и предметам.

Реферативный сборник - периодическое или непериодическое издание, содержащее рефераты неопубликованных документов и имеющие узкотематический характер.

Обзорное издание - информационное издание, содержащее один или несколько обзоров, включающих результаты анализа или обобщения, представленных в источниках сведений.

К обзорным изданиям относят: обзор по одной теме, проблеме, направлению и сборник обзоров, включающий ряд обзорных статей и обычно охватывающий несколько тем (проблем).