Штабные (совещательные) органы

Генерал, которому подчинено огромное количество людей, не имел возможности получать и перерабатывать всю информацию, необходимую ему для принятия стратегических решений. Так возникли штабные службы. Менеджер крупной корпорации практически сталкиваются с трудностями аналогичного характера. Поэтому термин «штабной» и сама идея совещательного органа при том или ином руководителе крупного ранга перекочевали из армии в гражданскую жизнь.

Необходимость в помощи специалистов может возникнуть на любом из уровней управления. Крупные предприятия постоянно испытывают потребность: одни в юридической службе, другие – в службе изучения рынка, третьи – в службе развития персонала и т.д.

Специалисты, выполняющие штабные функции, не наделены властью, которой обладают линейные начальники. Степень их влияния на принятие решений зависит от:

· уровня управления, к которому они относятся;

· содержания их работы;

· степени развития функции, которую они выполняют.

Например, их работа может заключаться в одних только исследованиях, не предполагающих принятия каких-либо решений.

Более того, консультанты, работающие в штабных подразделениях, могут быть не только внутренними, но и внешними по отношению к данному предприятию. Все они могут быть объединены в крупные службы или работать обособленно. Все зависит от размеров предприятия и его специализации.

В случае решения о выпуске нового вида продукции предприятие, например, может заказать какой-либо внешней организации исследование соответствующего рынка. Оно может также обратиться к какому-либо специалисту по организации управления, если решит заняться реорганизацией своего предприятия.

Если предприятие значительно по своим размерам и такого рода проблемы возникают на нем часто, оно может иметь в своем штате постоянных консультантов, вместо того, чтобы обращаться каждый раз за консультацией на сторону.

Линейные начальники высокого уровня получают возможность располагать одним или несколькими помощниками, в обязанности которых входит изучение отдельных проблем. Такой помощник должен разрабатывать рекомендации, относящиеся к определенным процессам, или представлять результаты проведенных им исследований. Начальник принимает их или отклоняет.

Существует некоторое сходство между постоянными консультантами, находящимися при дирекции и специализирующимися по определенным вопросам, и помощниками, имеющимися также при дирекции и представляющими своего рода генеральных секретарей, на которых иногда возлагается изучение тех или иных вопросов.

Эти помощники не являются специалистами ни в какой-то конкретной области, а выступают скорее системными интеграторами всех процессов, которыми управляет их непосредственный руководитель.

Как видите, организация линейных совещательных служб, которые не являются линейными по своей природе, может быть достаточно сложной, и в ней возникают иногда достаточно серьезные проблемы взаимоотношений и границ ответственности.

К тому же фактически структуры управления предприятиями бывают гораздо более сложными, чем это можно было бы предположить на основе данного материала.

Линейные руководители или работники штабных служб, каково бы ни было положение, занимаемое ими в системе управления, часто бывают вынуждены работать совместно, в составе, который может сильно отличаться от предусмотренного формальной структурой управления. Новые ситуации в бизнесе возникают часто, а структуру управления «каждый день» менять не будешь. Поэтому, помимо контактов или связей, возникающих в работе в результате всякого рода неожиданностей, существуют различного рода комитеты (совещания, конференции, комиссии, советы и т.п.), предназначенные для коллегиальных форм работы. Совещания принимают обычно регулярный характер и подчиняются определенным ритуалам.

Комитеты представляют собой сложные органы самого различного назначения. Комитеты могут:

· обладать всей полнотой власти, то есть они уполномочены принимать стратегические решения;

· обладать только совещательными функциями;

· выполнять функции контроля.

Комитеты могут быть формальными и неформальными. Некоторые комитеты утверждаются формально руководством предприятия с указанием их назначения и полномочий.

Однако может случиться так, что на предприятии возникнет группа, которая начнет заниматься изучением наболевших проблем и возьмет на себя коллективную ответственность за эти проблемы. Такая группа может сформироваться по инициативе какого-нибудь начальника или в результате стихийного объединения. Подобные группы могут, в конце концов, стать очень сплоченными и приобрести важное значение для предприятия.

У комитетов есть свои преимущества и недостатки.