Тема 1.1. Значение и содержание современного ДОУ. Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления
План лекции:
Объект, предмет и цель изучения дисциплины «ДОУ»
Понятийный аппарат
Состав нормативно-правовой базы Доу
Общероссийские классификаторы документации
Самостоятельная работа студентов:
История развития научных представлений о документационном обеспечении управления
Государственная система ДОУ (ГСДОУ)
Вопрос 1. Объект, предмет и цель изучения дисциплины «ДОУ»
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
|
|
Задачи ДОУ:
1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах
2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия
Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» -овладение основными правилами составления документов и работы с ними,надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа, анализ и решение вопросов, связанных с обеспечением высокоэффективной работы руководителя.
Вопрос 2. Понятийный аппарат
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения ктерминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документирование (от лат. documentum — доказательство) — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
|
|
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Технология работы с документами:
1. прием и первичная обработка документов;
2. их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация;
3. информационно-справочная работа;
4. исполнение документов;
5. контроль исполнения документов;
6. их отправка;
7. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизиты - это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.
Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы,которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
К наиболее юридически значимым реквизитам относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Степень подлинности документов — это в управленческой практике разделение документов на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным.
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной.
Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров.
Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.