Вопрос 2. Классификация документов

Классификация документов в зависимости от признаков:

1) по видам деятельности различают следующие документы:

а) организационно-распорядительные;

б) финансово-расчетные;

в) снабженческо-сбытовые;

г) отчетно-статистические;

д) научно-технические;

е) кадровые или документы по личному составу предприятия.

2) по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

а) документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

б) документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

3) по способу документирования:

а) рукописные;

б) электронные;

в) графические;

г) кино-, фотодокументы.

4) по происхождению:

а) официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

б) личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

5) по месту возникновения:

а) внутренние документы – такие, которые создают­ся внутри данного учреждения;

б) внешние — документы, посту­пающие из других организаций.

6) по содержанию:

а) простые – документы, содержащие один вопрос;

б) сложные — содержащие два вопроса или более.

7) по срочности:

а) весьма срочные

б) срочные

в) несроч­ные

8) по гласности:

а) секретные документы имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секрет­ными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

б) несекретные документы могут публиковаться в открытой пе­чати.

в) для служебного пользования – несекретные документы, содержание которых пред­назначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

9) по юридической силе:

а) оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

б) копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

в) отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

г) заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

д) выписки (части документа с указанием из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

е) дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника;

ж) черновик — это документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами.

10) по форме изложения (степени унификации):

а) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

б) трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

в) типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

г) примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

д) унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

11) по срокам хранения:

а) временного хранения (до 10 лет);

б) долговременного хранения (свыше 10 лет);

в) постоянного хранения.