2017-11-30
2518
.
ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления (формы акта, делового письма, докладной записки).
Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты.
Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.
Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.
В типовом формуляре закрепляются:
1) состав обязательных элементов оформления документа;
2) логическая схема документа, т. е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».
Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного документа располагается между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».
Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.
Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией – ее составление, оценку, обработку, нарушение требований все осложняет.
Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.
Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.
Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом почти всегда являются организации в целом.
ПРИЕМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество значений.
Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа и во внетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.
По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:
1) традиционная, линейная запись связной речи;
2) трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.
При этом фактические сведения могут быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой может быть использован документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.
У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.
1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причем вопрос и ответ – два самостоятельных предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали...
2. таблица. Это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме, заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.
Формализованные типы текстов (трафареты, анкеты, таблицы) являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.
Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.
Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.
Стандартизация и унификация – обязательные свойства официально-деловой письменной речи – в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.
Все это предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.
Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
ИНТЕРНАЦИОНАЛЬНЫЕ СВОЙСТВА РУССКОЙ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ
В любой стране оф-дел речь обязательно должна быть:
1) актуальной (необходимой)
2) объективной (достоверной)
3) аргументированной (убедительной)
4) полной
Оф-дел стиль имеет подстилиВ зависимости от области применения деловой речи и стилистического своеобразия соответствующих текстов обычно выделяют внутри ОД три подстиля:
1) дипломатический (виды документов: международные договоры, соглашения, конвенции, меморандумы, ноты, коммюнике и т.д.; устные формы практически не применяются);
2) законодательный (виды документов, как законы, указы, гражданские, уголовные и другие акты государственного значения; основная устная форма - судебная речь);
3) управленческий (виды документов: уставы, договоры, приказы, распоряжения, заявления, характеристики, доверенности, расписки и т.д.; устные формы - доклад, выступление, служебный телефонный разговор, устное распоряжение).
Стандартизация в официально-деловом стиле – процесс всеобъемлющий, затрагивающий все уровни языка. Результатом является сложившийся официально-деловой стиль. И речевые стереотипы в нем воспринимаются как норма.
Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул позволяет пишущему не тратить время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением. К тому же в последнее время в официально-деловом стиле наметилась тенденция к приближению к стандартам оформления документов западных стран (например, резюме, анкеты). Кроме штампов, в документах существуют определенные языковые нормы. В качестве языковой нормы могут выступать такие варианты, которые наиболее удобны, уместны, целесообразны, а потому и наиболее предпочтительны в той или иной конкретной речевой ситуации. В некоторых случаях внутристилевой нормой может быть признано даже отступление от общелитературной традиции. Например, во многих видах специальной речи используются формы множественного числа отвлеченных существительных.
В официально-деловом стиле очень важно не отступать от нормы, так как это не просто письменная речь, а документ, имеющий юридическую силу. И если в обычном литературном стиле и устной речи штампы и стандартные фразы снижают уровень и художественную ценность текста, то в официально-деловой письменной речи это необходимость, которая помогает создать определенные образцы деловых бумаг.
18. Правила оформления документов разных жанров (жанровые нормы). Распорядительные документы. Коммерческая корреспонденция.
Для оформления документов существуют определенные правила ГОСТа, при нарушении которых документ будет считаться недействительным.
Например, текст печатают через некоторые интервалы. Если документ формата А5, можно печатать через один интервал. При издании типографским способом применяют два интервала. Первая строка печатается через пять знаков от границы поля. Документы со сроком хранения до трех лет печатают на обеих сторонах листа. В документах из двух и более страниц вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Текст организационно-распорядительного документа излагают от третьего или первого лица. Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. В актах, служебных письмах, приказах и ином можно применять словесно-цифровой способ оформления дат.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей и т. д. Современная деловая речь пестрит специальными словами и разного рода профессионализмами, которые зачастую записывают сокращенно. Чтобы не было путаницы, все сокращения должны быть общепринятыми. Например, тонна – т; гектар – га; секунда – с (названия единиц измерения). Наименования должностей и званий (при фамилии): заведующий – зав.; заместитель – зам.; профессор – проф. Различные другие обозначения: город – г.; рубль – р.; смотри – см.; глава – гл.
Официально узаконено множество сокращенных
Xнаименований учреждений, организаций, предприятий и т. д. Некоторые из них стали самостоятельными словами. Сокращения наименований учреждений могут быть образованы:
1) по первым буквам полного наименования – МГУ;
2) по слоговому принципу – Минздрав;
3) смешанным способом – Гипрохолод. Сокращения помогают уместить большую информацию в минимальном объеме текста. Но при сокращениях нужно соблюдать ряд условий:
1) сокращения должны быть понятны читателю;
2) сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором оно будет пониматься двояко. Например, слово «товарищ» принято записывать как т. в середине предложения и тов. в начале;
3) редактор должен учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями «сокращает» официальный тон документа. Например, сокращения типа «Мин. культуры» неуместны в докладе перед массовой аудиторией;
4) вмешательство редактора необходимо и в тех случаях, когда автор служебного документа стремится сэкономить время и место, сокращая даже такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать (например, вместо командировка – команд.), или сокращает слово так, что его нельзя понять (например, об-о вместо обязательство);
5) написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо в одном тексте сокращать слово «район» и р., и р-н;
6) нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, слов «миллиард», «миллион» и если они без цифр и не в таблицах;
7) нельзя заменять слова буквенными обозначениями, например V – скорость;
8) нужно понимать, что округление числовых величин до первого, второго и так далее десятичного знака должно быть одинаковым;
9) недопустимо использовать в тексте знак «минус», только слово. Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым
Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:
· с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
· их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
· они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов.
Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.
Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме:
постановлений,
приказов,
распоряжений,
правил,
инструкций,
положений.
С документоведческой точки зрения:
· постановления, приказы и распоряжения относятся - к распорядительным документам,
· правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.распорядительные документы-документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.
В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов.
Владение деловым стилем – это во многом знание языковых формул, моделей речевых оборотов и умение употребять их. В том случае, если автор Лявляется юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа.
Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Например, обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».
Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.
В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция либерализации языка и стиля деловых писем, в первую очередь нерегламентированных, усиление личностного начала в письменном деловом общении. Так, например, в деловой корреспонденции адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность.
