Координация деятельности каждого подразделения, обеспечивающая их взаимосвязь

До каждого производственного подразделения, каждого центра ответственности доводятся детализированные сметные задания, разработанные на основе годового плана выпуска продукции и услуг и обеспечивающие выполнение этого плана, в соответствии с производственными функциями подразделений. Все они скоординированы и взаимоувязаны.

С точки зрения планирования проводят следующие действия:

- составляется смета предстоящих расходов по капитальному или текущему ремонту, определяется продолжительность ремонта;

- до отдела материально-технического снабжения доводится заявка на приобретение строительных материалов и оборудования, необходимых для ремонта;

-бухгалтерия вносит коррективы в смету использования денежных средств;

- вносятся изменения в смету отдела сбыта в связи с уменьшением объема выпускаемой продукции;

- претерпевает изменение объем выручки за реализованную продукцию, вносятся изменения в доходную часть сметы;

- производятся изменения и уточнения сметы по заработной плате и т.д.

Доведение смет до различных центров ответственности позволяет скоординировать работу всех взаимосвязанных подразделений производства.

Обеспечение необходимой информацией всех руководителей центров ответственности.

Информация о принятых руководством предприятия решениях: об ассортименте и объемах выпускаемой продукции; объемах, качестве, ассортименте и ценах сырья; о порядке расчетов за реализуемую продукцию; сокращении или увеличении численности персонала; плановых ремонтах и пр. своевременно передается центрам ответственности.

Каждый работник должен иметь четкую информацию о планах предприятия. Представим ситуацию: руководство предприятия приняло решение о прекращении выпуска какого-либо товара, а отдел рекламы разместил дорогостоящую рекламу этого товара. Отсутствие своевременной информации может нанести ущерб предприятию.

Стимулирование (мотивация) деятельности руководства по достижению целей организации.

Сметы подразделений составляются с участием руководителей этих подразделений, поэтому в них заложены реальные показатели, достижение которых возможно при достаточно напряженном труде. Руководители подразделений знают, что достижение целей предприятия зависит от выполнения сметных показателей каждого подразделения. Это обстоятельство стимулирует руководителей.

Если в производстве участвует несколько цехов, выпускающих продукцию одного наименования или объемы выпускаемой продукции сопоставимы, то сравнение произведенных сопоставимых объемов может также служить мотивацией труда.

«Продиктованная сверху» смета с недостижимыми на практике показателями может принести только вред.

Контроль за производством.

Для определения результатов деятельности предполагается сравнение фактических показателей с плановыми. Производится детальный анализ отклонений и находится причины их возникновения. Могут быть следующие причины:

- завышенные плановые показатели;

- низкокачественное сырье;

- недобросовестное отношение работников к делу;

- брак по причине неотлаженного оборудования и др.

Сравнение и анализ стимулируют принятие решений, которые инициируют проведение необходимых корректировок.