Циклический процесс управленческого контроля

 

Для того чтобы быть эффективной, система управленческого контроля на предприятии, организации должна соответствовать ряду требований:

—контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой
какого-то отдельного менеджера;

—контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главное в контроле — что контролировать, а не как контролировать. Он должен быть операционным;

—контроль следует сосредоточить на результатах;

—система контроля должна быть простой;

—контроль должен быть непрерывным во времени.

С точки зрения практики менеджмента процесс контроля есть замкну­тым циклом, состоящим из четырех этапов относительно каждого конкрет­ного объекта, и осуществляемым на всех уровнях управления.

На первом этапе цикла контроля менеджеры высшего звена разрабатыва­ют стандарты или критерии оценки работы организации в целом. Стандарты, используемые для контроля, должны быть тесно связаны со стратегической целью, так как может возникнуть ситуация, когда предприятие будет жестко контролировать выполнение неправильной задачи. Как примеры конкрет­ных стандартов можно привести такие показатели. В 2000 г. прибыль увели­чится с 5 до 10 %, сборочный цех будет выпускать ежемесячно 1000 компь­ютеров при браке меньше 2 %, торговые агенты будут ежемесячно устанав­ливать контакты с пятью потенциальными клиентами.

На втором этапе цикла оцениваются результаты деятельности на всех уровнях компании, во всех подразделениях. Большинство компаний исполь­зуют как количественные, так и качественные критерии оценки.

На третьем этапе реальные результаты деятельности сравниваются с при­нятыми стандартами. Менеджеры выясняют причины любых отклонений в работе организации. Если результаты деятельности отвечают стандартам, тогда на четвертом этапе нет необходимости в изменениях. Но если результаты дея­тельности по тем или иным причинам не отвечают стандартам, то на этом этапе осуществляются соответствующие координирующие действия, которые могут предполагать или внесение изменений в деятельность организации, или изменение самих стандартов (рис. 2).

 

Рис. 2. Циклический процесс управленческого контроля

 

Для целей контроля следует устанавливать жесткие, но реальные для до­стижения стандарты, которые объективно отражают результаты деятельно­сти людей. Четкий стандарт часто формирует мотивацию уже тем, что работ­ник точно знает, чего от него требует организация. При этом важно устано­вить двустороннее общение между менеджерами и подчиненными, избегать придирчивого и скрытого контроля. Менеджерам не следует перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля. Кроме того, конт­роль должен быть всеохватывающим, операционным, оперативным, сосредо­точенным на результатах, простым, непрерывным.

Контроль дает возможность менеджеру сравнивать реальные результаты с желательными. Функция контроля является средством наблюдения за вы­полнением работ и средством корректирования с целью гарантированного достижения соответствующих результатов. Контроль помогает в регулирова­нии курса организации.

Рассмотрим с позиций теории и практики современного менеджмента понятие эффективности у охватывающее разные сферы человеческой деятель­ности. Такой подход продиктован не только методологическими соображени­ями, но и тем, что это понятие имеет довольно широкую трактовку. Букваль­но эффективность (от лат. effectus) означает действенность, результатив­ность, производительность.

Любое взаимодействие, которое дает результат, характеризуется эффек­том. Но эффект и эффективность не тождественны. Эффективность присуща не любому взаимодействию, а лишь целенаправленному, поэтому данная ка­тегория имеет управленческий характер и отражает, прежде всего, степень достижения цели. Таким образом, в отличие от эффекта, эффективность — это всегда соответствующее соотношение (результата и цели или результата и затрат на его достижение), то есть это величина относительная. Эта исход­ная позиция и определяет понимание эффективности управления.

Научный менеджмент, на котором основывается большинство современ­ных теорий и практика управления, справедливо называют эффективным менеджментом.

Само стремление к эффективности функционирования больших промыш­ленных предприятий послужило причиной появления теории менеджмента. Несмотря на то, что сегодня есть достаточно конкретные определения, для многих эффективность означает получать большее по сравнению с меньшим или, по крайней мере, с таким же. Для других это означает низкие затраты и высокие прибыли. Действительно, в этих популярных, близких по значению мыслях есть определенная истина. В экономике, а затем и в менеджменте, понятие эффективность означает максимизацию выпуска продукции с мини­мальными затратами на производство.

Проблема эффективности труда породила его разделение и специализа­цию как радикальный перманентный способ решения этой проблемы. Про­блема эффективности — это глобальная, вечная проблема человечества. Во­прос эффективности совместного труда интересовал известных, разных по спе­циальности людей, в частности: экономиста А. Смита, математика Ч. Бебиджа, представителя научного менеджмента Г. Эмерсона и других.

Как известно, Ф. Тейлор создал теорию научной организации труда имен­но на основании проблемы эффективности функционирования больших про­мышленных предприятий. Другой представитель классического менеджмен­та, Г. Эмерсон в 1908 году написал известную книгу "Эффективность как основа производственной деятельности и заработной платы", в которой впер­вые систематизировал научные взгляды на эффективность труда с управлен­ческих позиций. Он считал, что проблему неэффективности можно решить двумя способами. Во-первых, для того чтобы достичь эффективности, необхо­димо разработать такие методы, которые бы давали возможность людям до­стичь максимальных результатов, на которые они способны при решении за­дач или достижении поставленной цели. Для этого необходим тщательный анализ всех элементов труда и обучение работников оптимальным способам выполнения конкретной работы. Эти идеи нашли свое отражение и практичес­кое воплощение в концепции научной организации труда Ф. Тейлора. Г. Эмер­сон считал, что при достижении цели своей трудовой деятельности большин­ство людей работает с эффективностью не выше 60 %.

Во-вторых, мы должны выработать способы разработки цели, которая тре­бует максимальной производительности, на которую мы способны. По его мнению, человеческая деятельность настолько неэффективна, что мы не вы­рабатываем даже 1 % того, на что способны.

Несмотря на то, что с тех пор прошло около 100 лет, данная мысль остается не менее актуальной.

Содержание эффективности управления в отечественной литературе, как правило, рассматривается в двух аспектах: экономическом и социальном. Экономическая эффективность характеризуется соотношением результатов и затрат, необходимых для их достижения. Социальная эффективность

Успешное решение проблемы повышения эффективности менеджмента как комплексной задачи требует поиска ответов на ряд вопросов, в частно­сти: производство какой продукции (услуги) может обеспечить максимум доходов? Каким рынкам отдать предпочтение? В каком направлении улуч­шать экономические характеристики товаров и рынка? Соответственно ис­пользуются и разные понятия efficient и effective.

Первое касается агентов производства, их действий или средств и означает способность получать желательный результат (эффект), соответственно постав­ленной задаче. Второе характеризует уже выполненную работу или самого ее исполнителя и означает наличие высокого уровня результатов (эффекта).

Перед отечественными предприятиями стоит задача повышать эффектив­ность не только производства, но и всех других составляющих деятельности, в частности изучения рынков и удовлетворения потребностей клиентов, иннова­ций, управления персоналом и финансами, защиты окружающей среды и т. п.

Другими словами, речь идет об эффективной работе всех подсистем и пред­приятия в целом с помощью управляющей системы. Поэтому под эффективностью менеджмента следует понимать прежде всего такое управление, кото­рое обеспечивает эффективность функционирования и развития предприя­тия как целостной социально-технической системы. Эффективность деятель­ности всех первичных звеньев экономики составляет то основание, на кото­ром строится эффективность национальных экономик в целом. Для того, чтобы понять методологию измерения и оценки эффективности, необходимо рас­смотреть теоретические концепции и модели функционирования организа­ций в рыночной системе хозяйствования. ___

В теории менеджмента выделяют четыре типа моделей организации пред­приятия.

Оценка эффективности, учитывая состав всех заинтересованных групп (а он может изменяться), динамику их приоритетов и общественных ценностей, измеряется степенью удовлетворенности ожиданий и потребностей всех групп интересов, в составе которых выделяют внешние группы интересов и внут­ренние, т. е. присущие самой организации. Число внешних сменных во всех заинтересованных группах, как правило, довольно значительное, и компании часто вынуждены использовать поочередное решение проблем, основываясь на теории очередей.

Не менее сложно и управление интересами внутренних групп, в роли ко­торых могут рассматриваться разные образования. Наличие в составе больших предприятий многофункциональных подсистем (маркетинг, инновации, управление персоналом и т. п.) свидетельствует, что в них есть свои специ­фические целевые установки, в соответствии с которыми и организуется рабо­та. Соответствие между целью и интересами достигается путем согласования позиций и принятия компромиссных решений, которые бы удовлетворяли членов разных групп и систему в целом.

Критерии эффективности в таких условиях могут отражать взаимосвязи, воз­никающие между целью и интересами разных групп, и поэтому окончательное решение о том, насколько работа организации является успешной, принимается на основе обсуждения и всестороннего анализа на высшем уровне менеджмен­та. В любом случае, прибыль и ее возрастание не рассматриваются как един­ственный критерий эффективной деятельности организации: учитывается и динамика доходов в расчете на одну акцию, и размеры долгосрочных инвести­ций, и связи с общественностью, и много других параметров, которые определя­ют не только экономическое состояние организации, но и ее место в обществе.

В соответствии с таким пониманием критериев эффективности формули­руется цель организации, выделяются приоритеты для соответствующего эта­па ее развития. Например: усилить поддержку нашего предприятия со сто­роны местных органов власти, не оставить без внимания ни одной жалобы потребителей на качество продукции и обслуживания.

Пути и способы достижения более высоких показателей эффективности организации выбираются в зависимости от цели и ситуационных особенно­стей ее функционирования и развития.