Установление соответствия полей слияния файлу данных

Чтобы не было сомнений, что приложениеWordнайдет в файле данных столбец, соответствующий каждому адресу или элементу приветствия, необходимо установить соответствие полей слияния вWordстолбцам в файле данных.

Для установления соответствия полей выберите пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.

Wordподыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, чтоWordавтоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия. Но он не смог сопоставить друг другу другие элементы. В частности, из этого файла данныхWordне нашел соответствия полю Имя.

В списке справа можно выделить столбец файла данных, соответствующий элементу слева. Теперь на иллюстрации видно, что столбец Имя соответствует полю Имя. Нет ничего страшного в том, что для полей Обращение, Уникальный идентификатор и Отчество не нашлось соответствия. Составной документ не нуждается в использовании каждого поля. Если добавить поле, для которого нет данных в файле данных, оно будет фигурировать в составном документе как пустой текстовый заполнитель— обычно это пустая строка или скрытое поле.