Создание документа на основе формы

1. Файл – Создать – выбрать в области задач нужный шаблон.

2. Заполнить затененные поля (при желании затенение полей можно убрать с помощью соответствующей кнопки на ПИ, однако следует учитывать, что при выводе документа на печать затенений не будет):

При печати формы на стандартных бланках нужно:

1. Предварительно позаботиться о том, чтобы поля формы точно совпали с полями бланка;

2. Файл – Печать – Параметры страницы – Печатать только данные для форм.

В WORD предусмотрена возможность сохранения данных, вводимых в поля формы, в текстовом файле. Для этого после заполнения электронной формы необходимо:

· Выполнить Сервис – Параметры – Сохранение – Сохранять только данные для форм;

· Сохранить файл: информация будет записана в обычный текстовый файл, причем значения полей будут отделяться точками с запятой, значения текстовых и списковых полей будут взяты в кавычки, значения флажков будут выведены в виде 1 (флажок установлен) или 0 (флажок снят).

Добавив в файл другие результаты заполнения форм, можно получить файл с данными, который можно в дальнейшем импортировать в другой пакет (например, ACSESS), преобразовать в таблицу и т.д.

Шаблоны

Шаблоном называется особый вид документа, предоставляющий специальные средства для оформления итогового документа. В WORD включено большое количество шаблонов для создания писем, служебных записок, факсов, резюме и т.д., а также мастеров шаблонов. Мастером называется специальная программа, упрощающая создание и форматирование документа. В процессе работы с мастером необходимо ответить на ряд вопросов, после чего введенные данные размещаются в соответствующих частях документа в нужном формате. Файлы мастеров имеют расширение.WIZ.

Создание нового шаблона на основе стандартного шаблона

1. Файл – Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать шаблон, близкий к нужному – установить переключатель Создать в положение Шаблон – ОК.

2. Внести изменения в шаблон.

3. Файл – Сохранить как – Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.

4. Файл – Закрыть.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он при создании файла с помощью шаблонов будет появляться на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны.

Для удобства создания документов с помощью сформированного шаблона в последний добавляют элементы автотекста, панели инструментов, новые меню и т.д.

Создание документа на основе шаблона

1. Файл – Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать нужный шаблон – установить переключатель Создать в положение Документ – ОК.

2. Отредактировать документ, введя требуемый текст. При заполнении полей (затенены серым цветом) их предварительно нужно выделить.

3. Сохранить документ с уникальным именем.

Слияние

Слияние документов – процесс подготовки пачки однотипных документов (писем, конвертов и т.п.) путем объединения файла основного документа с файлом-источником, содержащим информацию о получателях в виде совокупности однотипных записей. Основной документ содержит постоянную часть (в том числе текст, рисунки и т.д.), а также поля слияния, которые помечают места, куда будет вставляться переменная информация из документа-источника. Для выполнения слияния удобно пользоваться Мастером слияния или ПИ Слияние.