Принципы и критерии ценности документов

Общие положения

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение (Основные правила работы архивов организаций).

Ценности различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранить свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначение экспертизы ценности – отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Определение сроков хранения – это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

1. документы с постоянным сроком хранения;

2. документы со сроком хранения свыше 10 лет;

3. документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

Ø при составлении номенклатуры дел;

Ø формирование дел;

Ø подготовка дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

Ø действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положение об архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президиума РФ от 17.03.1994 №552 (в ред. от 19.11.2003) и др.);

Ø типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

Ø нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России (с апреля 2004 г. – Федеральное архивное агентство (Росархив) и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

Принципы и критерии ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т.к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т.е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания – это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюции, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.