Оформление электронных писем

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.

2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”

3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.

4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.

5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.

6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.

7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.

8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.

9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.

10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” (In My Honest Opinion) также не приветствуются.

11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.

12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.

13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:

1. дружеское приветствие

2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта

3. наиболее важный пункт письма или проблема

4. другие важные пункты

5. менее важные пункты

6. выражение надежды на будущий контакт

7. завершение (пожелания и подпись)

15.Составление плана к тексту

Составление плана текста – это выделение основных его тем. План можно составить в вопросной, назывной или тезисной форме. Познакомьтесь с образцами планов:

План в вопросной форме.

1. What is memory?

2. What is the function of memory?

3. What are the main parts of memory?

4. What are advantages and disadvantages of a storage unit?

5. What are their functions?

6. What are performance characteristics of the main and
secondary memory?

7. What units are performance characteristics measured by?

План в назывной форме

1. The definition of memory.

2. The main functions of memory.

3. Classification of memory.

4. Advantages and disadvantages of memory components.

5. The functions of memory components.

6. Performance characteristics of memory.

7. The units for measuring the performance characteristics
of memory.

План в тезисной форме.

1. Memory is one of the basic components of the comput­er.

2. Memory stores initial data, intermediate and final results.

3. It produces the information needed to other devices of
the computer.

 

4. Memory consists of the main (internal) and the second­ary (external) storage.

5. The main memory has high speed, but small capacity; the
secondary memory possesses lower speed but greater ca­pacity.

6. The main memory performs computation; the secondary
memory provides information sequentially, step by step.

7. The performance characteristics — speed, capacity and
reliability — are measured by cycles, binary digits and the
number of failures per unit of time.

Критерии оценки:

Критериями оценки результатов самостоятельной работы обучаю­щихся являются:

• уровень освоения лексического и грамматического материала;

• умение обучающихся применять знания при вы­полнении лексико-грамматических упражнений;

• обоснованность, чёткость, грамотность изложения ответа;

•оформление продукта творческой самостоятельной деятельности обучающегося в соответствии с установленными требова­ниями;

• сформированность общих и профессиональных компетенций

Максимальное количество баллов «отлично» обучающийся получает, если:

• обстоятельно с достаточной полнотой излагает соответ­ствующую тему;

• дает правильные формулировки, точные определения, понятия терминов;

• может обосновать свой ответ, привести необходимые примеры;

• правильно отвечает на дополнительные вопросы препода­вателя, имеющие целью выяснить степень понимания обучающийся данного материала.

 

Оценку «хорошо» обучающийся получает, если:

• неполно, но правильно изложено задание;

• при изложении были допущены 1-2 несущественные ошибки, которые он исправляет после замечания преподавателя;

• дает правильные формулировки, точные определения,
понятия терминов;

• может обосновать свой ответ, привести необходимые примеры;

• правильно отвечает на дополнительные вопросы препода­вателя, имеющие целью выяснить степень понимания обучающийся данного материала.

 

Оценку «удовлетворительно» обучающийся по­лучает, если:

• неполно, но правильно изложено задание;

• при изложении была допущена 1 существенная ошибка;

• знает и понимает основные положения данной темы, но
допускает неточности в формулировке понятий;

• излагает выполнение задания недостаточно логично и последовательно;

• затрудняется при ответах на вопросы преподавателя.

 

Оценку «неудовлетворительно» обучающийся получает, если:

• неполно изложено задание;

• при изложении были допущены существенные ошибки, т.е. если оно не удовлетворяет требованиям, установленным преподавателем к данному виду работы.