Раздел 1.Организационные документы

Отчет об учебной практике по получению

Первичных профессиональных умений и навыков:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

 

Выполнил: студент курса

экономического факультета

Направление «Экономика»

Профиль

Проверила: доц.Тарасова Е.А.

 

УЛЬЯНОВСК - 201

Содержание

Введение ………………………………………………………..…………………5

Раздел 1.Организационные документы……………………………….…………6

1.1.Устав………………………………………………………………….………6

1.2. Положения…………………………………………………...………………8

1.3. Правила………………………………………………………………………9

1.4. Инструкции…………………………………………...……………………10

1.5. Организационные документы……………………………………….……10

1.6. Штатное расписание…………………………………………………...….11

Раздел 2. Распорядительные документы…………………...…………………..13

2.1. Приказ………………………………………………………………………13

2.2. Постановление…………………………………………….……………….15

2.3. Решение………………………………………………………...…………..15

2.4. Распоряжение………………………………………………………………16

2.5. Указание……………………………………………………………………16

Раздел 3. Справочно-информационные документы………………………..….18

3.1. Акт………………………………………………………………………..…18

3.2. Протокол……………………………………………………………...…….19

3.3. Докладная записка………………………………………...……………….21

3.4. Объяснительная записка…………………………………………….…….22

3.5. Справка……………………………………………………………….…….22

3.6.Письма……………………………………………………………….....…….23

3.7. Телеграмма, телефонограмма………………………………………….….24

Раздел 4. Документы по трудовым отношениям……………………...……….26

4.1 Резюме…………………………………………………………………..…..26

4.2 Трудовой договор………………………………………………..…………26

4.3 Заявление…………………………………………………………………....27

4.4 Приказ по личному составу………………………………….…………….27

4.5 Личная карточка формы Т-2……………………………………...………..29

4.6 Характеристика работника……………………………………..………….29

4.7 Анкета и автобиография…………………………………………….……..30

4.8 Трудовая книжка………………………………………………………...…30

Раздел 5. Коммерческие документы……………………………...…………….33

5.1. Коммерческий счёт……………...................................................................33

5.2. Счет-фактура…………………………………………………………….....33

5.3. Проформа-счет………………………………………………………….….34

5.4. Спецификация……………………………………………………..……….34

5.5. Техническая документация…………………………………...…………..34

5.6. Упаковочный лист………………………………………………………..35

5.7. Сертификат о качестве………………………………………………...…..35

5.8. Гарантийное письмо…………………………………………………...…..35

5.9.Протокол испытаний………………………………………………...……..36

5.10. Разрешение на отгрузку………………………………………………….36

Раздел 6. Номенклатура дел………………………………………………...…..37

6.1.Общие требования к номенклатуре……………………………………….37

6.2.Виды номенклатур………………………………………………………….38

Список использованной литературы………………………………….………..40

Приложения…………………………………………………………………...…41

 

 

Введение

Цель учебной практики — закрепление и углубление теоретических знаний по курсу «Документационное обеспечение управленческой деятельности» и получение практических навыков работ с разными видами документов, изучение состава видов служебных документов, используемых в документировании деятельности конкретной организации, порядка и особенностей их оформления.

Задачами практики являются: выявление систем документации, функционирующих в организации; изучение видов служебных документов, используемых в документировании деятельности организации; изучение порядка и особенностей их составления и оформления; изучение порядка составления номенклатуры дел на предприятии; выявление особенностей деятельности службы ДОУ организации.

Прохождению данной практики предшествует изучение таких дисциплин как: Математика, Экономическая теория, Информатика, Документационное обеспечение управленческой деятельности и др.

Учебная практика по получению первичных профессиональных умений и навыков: делопроизводство проводится в учебных аудиториях экономического факультета, в структурных подразделениях ФГБОУ ВО Ульяновская ГСХА и внеаудиторно на этапе самостоятельной подготовки письменного отчета.

 

Раздел 1.Организационные документы

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации. Фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, правила, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.

Устав

Устав – это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (например: Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).

Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения, перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; сведения о порядке их образования и их полномочиях.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Текс устава предполагает наличие следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Основные функции предприятия.

3. Права и обязанности.

4. Руководство.

5. Взаимоотношения и связи.

6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.

7. Имущество и средства.

8. Контроль, проверка и ревизия.

9. Реорганизация или ликвидация.

10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).

11. Порядок распределения прибыли.

12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

13. Органы управления (внутренняя организационная структура).

 

Положения

Положение определяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организации, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.

Положения бывают:

- общие – разрабатываются для однородных организаций;

- типовые – действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы, утверждаются вышестоящими органами управления;

- индивидуальные – разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица, утверждаются руководителями организации и предприятий.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.

Образец положения смотреть приложение 1.

Правила

Правила – это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

По сфере применения правила можно разделить на:

- общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности);

- отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).

В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом Правила внутреннего распорядка и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работниками меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».

Обычно Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников.

3. Основные права и обязанности работников.

4. Основные права и обязанности работодателя.

5. Режим труда и отдых.

6. Поощрения за успехи в труде.

7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкции

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Ленинградской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.