История возникновения и назначения электронных таблиц

 

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc. В скоропоявившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1 – 2 – 3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1 – 2 – 3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.

Таким образом, электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Связные листы. Новая рабочая книга Excel стандартно содержит три рабочих листа с именами Лист 1, Лист 2, Лист. Имена листов рабочей книги показываются в виде ярлычков в нижней части окна. Активный лист выделен, его содержимое видно на экране. Активизировать нужный лист можно щелчком левой кнопки мыши на ярлычке или нажатием кнопок для прокрутки листов, расположенных слева от ярлычков.

Листы рабочей книги можно переименовать, давая им содержательные имена; можно удалять листы и вставлять новые. Можно также перемещать и копировать листы в рамках одной рабочей книги, а также из одной книги в другую. Для выполнения всех перечисленных операций следует использовать команды, вызываемые из строки меню, или же команды контекстного меню.

В формулах можно ссылаться не только на данные в пределах одного рабочего листа, но и на данные, расположенные в ячейках других листов рабочей книги и даже в другой рабочей книге.

Ссылка на ячейку другого листа уточняется именем листа, записываемым перед ссылкой на ячейку и отделяемым от неё восклицательным знаком, например, Лист 1! С1. ссылку на другой лист можно набрать на клавиатуре или использовать левую кнопку мыши.

Построение диаграмм. Для построения диаграмм используется специальное средство Excel, называемое Мастером диаграмм. Процесс построения диаграммы состоит из определенной последовательности шагов.

Перед вызовом Мастера диаграмм рекомендуется выделить ряды данных, по которым будет строиться диаграмма. Выделенная область должна содержать ряды с числовыми данными для создания собственно диаграммы; в неё также можно включить текстовые наименования строк и столбцов таблицы для оформления диаграммы.

Для вызова Мастера диаграмм необходимо после выделения рядов данных щелкнуть мышью на кнопке панели инструментов Стандартная или выполнить команду меню Вставка/Диаграмма… После этого появляется диалоговое окно, соответствующее первому шагу Мастера диаграмм (на рис. 1)

 

Рис. 1 Первый шаг Мастера диаграмм: выбор типа диаграммы

 

Типы стандартных и нестандартных (вкладка Нестандартные) диаграмм представлены в окне Тип. Для каждого стандартного типа диаграммы возможен выбор подтипа диаграммы, вид которых представлен в окне Вид. Например, для диаграммы типа Гистограмма можно выбрать один из семи подтипов.

На первом шаге Мастера диаграмм необходимо выбрать и выделить тип диаграммы из предлагаемого списка, а затем выбрать и выделить картинку, определяющую подтип. Если после этого нажать и удерживать нажатой кнопку Просмотр результата, то вместо окна Вид появляется окно Образец, в котором отображается диаграмма, соответствующая выбранному типу и подтипу. Изменяя тип и вид диаграммы, можно выбрать подходящее графическое представление данных. Для перехода к следующему шагу следует нажать кнопку Далее.

На втором шаге Мастера диаграмм можно изменить или определить исходные данные – источник данных диаграмм. Окно второго шага содержит вкладки Диапазон данных и Ряд.

Вкладка Диапазон данных активна по умолчанию, в ней источник данных рассматривается как один объект, который можно изменить или определить (если это не сделано перед вызовом Мастера диаграмм) в поле ввода Диапазон.

Вкладка Ряд выбирается, если источник данных рассматривается как совокупность объектов – рядов данных, которые можно добавлять, удалять, переопределять. Поле ввода Подписи оси Х позволяет указать ряд, который используется в качестве категорий (меток оси Х). Для перехода к следующему шагу следует нажать кнопку Далее.

На третьем шаге Мастера диаграмм определяются параметры диаграммы, размещаемые на шести вкладках окна третьего шага.

Вкладка Заголовки содержит поля ввода для названия диаграммы и для названий осей (в плоском случае ось Х обычно называют осью категорий, а ось Y – осью значений).

Вкладка Легенда содержит элементы управления для настройки легенды. Легенда – это объект диаграммы, содержащий обозначения и названия рядов данных. Если легенда должна присутствовать на диаграмме, то это необходимо отметить флажком Добавить легенду и в группе Размещение место для первоначального размещения легенды.

Вкладки Оси и Линии сетки позволяют определить наличие или отсутствие осей и линий сетки.

Вкладка Таблица данных позволяет присоединить к диаграмме таблицу с данными, на основе которых построена диаграмма.

Вкладка Подписи данных позволяет определить вид подписи или её отсутствие. Мастер диаграмм предлагает различные виды подписей для разных типов диаграмм; например, в качестве подписи можно выбрать категорию или значение. Однако подписи загромождают диаграмму, поэтому их следует использовать только в случае необходимости.

На четвертом шаге Мастера диаграмм определяется место размещения диаграммы: на имеющимся листе, то есть на одном из рабочих листов электронной таблице, или на отдельном специальном листе диаграмм.

После размещения диаграммы выделяют её маркерами. Это позволяет перемещать диаграмму и изменять её размеры, чтобы добиться сбалансированности объектов диаграммы и тем самым улучшить её восприятие. Если в момент построения диаграммы какие-либо её параметры не были определены или возникла необходимость в их изменении, то это можно сделать в режиме редактирования диаграммы.

Вывод: Табличный процессор (электронная таблица) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

 

 

Базы Данных

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

1. таблицы для сохранения данных;

2. запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

3. формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

4. отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Ниже перечислены основные требования к организации базы данных.

1.Установление многосторонних связей. Различным программистам требуются различные логические файлы. Эти файлы получаются из одной и той же совокупности данных. Между элементами запоминаемых данных могут существовать различные связи. Некоторые базы данных будут содержать сложные переплетения взаимосвязей. Метод организации данных должен быть таким, чтобы обеспечивалась возможность удобного представления этих взаимосвязей и быстрого согласования вносимых в них изменений. Система управления базами данных должна обеспечивать возможность получения требуемых логических файлов из имеющихся данных и существующих между ними связей. Необходимо, чтобы существовало хотя бы небольшое сходство между представлением логического файла в прикладной программе и способом физического хранения данных.

2. Производительность. Базы данных, специально разработанные для использования их оператором терминала, обеспечивают время ответа, удовлетворительное для диалога человек - терминал. Кроме того, система баз данных должна обеспечивать соответствующую пропускную способность. В системах, рассчитанных на небольшой поток запросов, пропускная способность накладывает незначительные ограничения на структуру базы данных. В системах с большим потоком запросов, например в системах резервирования авиабилетов, пропускная способность оказывает решающее влияние на выбор организации физического хранения данных.

В системах, предназначенных только для пакетной обработки, время ответа не так важно и метод физической организации может выбираться из условий обеспечения эффективной пакетной обработки.

3. Минимальные затраты. Для уменьшения затрат на создание и эксплуатацию базы данных выбираются такие методы организации, которые минимизируют требования к внешней памяти. При использовании этих методов физическое представление данных в памяти может сильно отличаться от того представления, которое использует прикладной программист. Преобразование одного представления в другое осуществляет программное обеспечение либо, если возможно, аппаратные или микропрограммные средства. В таких случаях приходится выбирать между затратами на алгоритм преобразования и экономией памяти.

4. Минимальная избыточность. В системах обработки, существовавших до использования систем управления базами данных, информационные фонды обладали очень высоким уровнем избыточности. Большинство ленточных библиотек содержало большое количество избыточных данных. Даже при использовании баз данных по мере возрастания информации, объединяемой в интегрированные базы данных, потенциальная возможность появления избыточных данных постепенно увеличивается. Избыточные данные дороги в том смысле, что они занимают больше памяти, чем это необходимо, и требуют более одной операции обновления. Целью организации базы данных должно быть уничтожение избыточных данных там, где это выгодно, и контроль за теми противоречиями, которые вызываются наличием избыточных данных.

5. Возможности поиска. Пользователь базы данных может обращаться к ней с самыми различными вопросами по поводу хранимых данных. В большинстве современных коммерческих приложений типы запросов предопределены, и физическая организация данных разрабатывается для их обработки с требуемой скоростью. Возросшие требования к системам заключаются в обеспечении обработки таких запросов или формирования таких ответов, которые заранее не запланированы.

6. Целостность. Если база данных содержит данные, используемые многими пользователями, очень важно, чтобы элементы данных и связи между ними не разрушались. Необходимо учитывать возможность возникновения ошибок и различного рода случайных сбоев. Хранение данных, их обновление, процедуры включения данных должны быть такими, чтобы система в случае возникновения сбоев могла восстанавливать данные без потерь. Необходимо, чтобы вычислительная система гарантировала целостность хранимых в ней данных.

7. Безопасность и секретность. Данные в системах баз данных должны храниться в тайне и сохранности. Запоминаемая информация иногда очень важна для использующего ее учреждения. Она не должна быть утеряна или похищена. Для увеличения жизнестойкости информации в базе данных важно защищать ее от аппаратных или программных сбоев, от катастрофических и криминальных ситуаций, от некомпетентного или злонамеренного использования лицами, которые могут ее неправильно употребить.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это право, от неавторизованной модификации данных или их уничтожения.

Секретность определяют как право отдельных лиц или организаций определять, когда, как и какое количество соответствующей информации может быть передано другим лицам или организациям.

8. Связь с прошлым. Организации, которые в течение какого-то времени эксплуатируют системы обработки данных, затрачивают значительные средства на написание программ, процедур и организацию хранения данных. В том случае, когда фирма начинает использовать на вычислительной установке новое программное обеспечение управления базами данных, очень важно, чтобы при этом она могла работать с уже существующими на этой установке программами, обрабатываемые данные можно было бы соответствующим образом преобразовывать. Такое условие требует наличия программной и информационной совместимости, и ее отсутствие может стать основным сдерживающим фактором при переходе к новым системам управления базами данных. Важно, однако, чтобы проблема связи с прошлым не сдерживала развитие средств управления базами данных.

9. Связь с будущим. Особенно важной представляется связь с будущим. В будущем данные и среда их хранения изменятся по многим направлениям. Любая коммерческая организация со временем претерпевает изменения. Особенно дорогими эти изменения оказываются для пользователей системами обработки данных. Огромные затраты, которые требуются для реализации самых простых изменений, сильно тормозят развитие этих систем. Эти затраты расходуются на преобразование данных, перезапись и отладку прикладных программ, явившихся результатом внесения изменений. Со временем число прикладных программ в организации растет, и поэтому перспектива перезаписи всех этих программ кажется нереальной. Одна из самых важных задач при разработке баз данных-запланировать базу данных таким образом, чтобы изменения ее можно было выполнять без модификации прикладных программ.

10. Простота использования. Средства, которые используются для представления общего логического описания данных, должны быть простыми и изящными.

Интерфейс программного обеспечения должен быть ориентирован на конечного пользователя и учитывать возможность того, что пользователь не имеет необходимой базы знаний по теории баз данных.