2017-12-16
458
Экспертному исследованию подлежит три группы документов:
1) документы кадрового учета
2) бухгалтерские документы
3) иные документы организации, имеющие отношения к оплате труда.
Документы кадрового учета многочисленны. Прежде всего, к ним относятся трудовые договоры с работниками организации и коллективный договор.
Трудовые отношения возникают на основании трудового договора, который регулируется разделом 3 ТК РФ и является соглашением, заключенным между работником и работодателем об условиях работы и оплаты труда. Трудовой договор может быть заключен сроком до 5 лет (срочный), от 5 лет (долгосрочный), договор также может быть бессрочным. Договор может быть заключен с лицами, достигшими 16 лет. Если трудовой договор заключается впервые, то трудовую книжку и страховое свидетельство Пенсионного фонда России (далее - ПФР), которое содержит Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) организация оформляет самостоятельно.
При наличии коллективного договора он подлежит обязательному изучению. Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (по определению статьи 40 ТК РФ). Коллективный договор на предприятии заключают работодатель и профсоюзработников или полномочные представители работников, если работники не объединились в профсоюз.
Документирование движения кадров - это неотъемлемая обязанность любой организации независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Кадровый учет работников осуществляется в соответствии с их движением, при котором фиксируются следующие моменты:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- нахождение в отпуске;
- нахождение в командировке;
- увольнение с работы.
Кадровая служба организации для учета движения работников использует документы из альбома унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Таблица 1
Перечень унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
| Номер формы | Наименование формы |
| форма Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
| форма Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
| форма Т-2 | Личная карточка работника |
| форма Т-2ГС (МС) | Личная карточка государственного (муниципального) служащего |
| форма Т-3 | Штатное расписание |
| форма Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
| форма Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
| форма Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
| форма Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
| форма Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам |
| форма Т-7 | График отпусков |
| форма Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником |
| форма Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) |
| форма Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
| форма Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
| форма Т-10 | Командировочное удостоверение |
| форма Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
| форма Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
| форма Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № T-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника(-ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков.
График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации. К текстовым приказам относятся приказы:
- о поручении дополнительной работы (совмещении);
- об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);
- о переносе отпуска или его продлении;
- об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения;
- о применении дисциплинарного взыскания и его снятии;
- об установлении надбавки к окладу;
- об изменении персональных данных работника;
- о присвоении разрядов, классности;
- о направлении работника на курсы повышения квалификации.
К документа кадрового учета необходимо также отнести должностные инструкции и также иных аналогичные документы. Должная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
К документам бухгалтерского учета операций по оплате труда и иным выплатам работникам относится:
1) первичные и сводные документы,
2) регистры бухгалтерского учета,
3) бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Первичные и сводные документы наиболее многочисленны.
Бухгалтерская служба организации для учета затрат на оплату труда использует документы из альбома унифицированных форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Таблица 3
Перечень унифицированных форм первичной учетной документации по учету оплаты труда
| Номер формы | Наименование формы |
| форма Т-12 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда |
| форма Т-13 | Табель учета рабочего времени |
| форма Т-49 | Расчетно-платежная ведомость |
| форма Т-51 | Расчетная ведомость |
| форма Т-53 | Платежная ведомость |
| форма Т-53а | Журнал регистрации платежных ведомостей |
| форма Т-54 | Лицевой счет |
| форма Т-54а | Лицевой счет (СВТ) |
| форма Т-60 | Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
| форма Т-61 | Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) |
| форма Т-73 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы |
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 - только для учета использования рабочего времени.
Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, наряды-заказы и др., которые не имеют унифицированных форм). Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.
Оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Данные формы применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость (форма № Т-51), а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.
Лицевой счет (форма № Т-54) и лицевой счет (счет) (форма № Т-54а)применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии.
Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского учета. Синтетический учет расчетов по оплате труда ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета произведенных затрат:
20 «Основное производство» - при начислении заработной платы основному производственному персоналу,
23 «Вспомогательное производство» - при начислении заработной платы персоналу, занятому во вспомогательных производствах,
25 «Общепроизводственные расходы» - при начислении заработной платы персоналу, занятому обслуживанием производства,
26 «Общехозяйственные расходы» - при начислении заработной платы управленческому персоналу,
28 «Брак в производстве» - при начислении заработной платы рабочим, занятым исправлением брака.
29 «Обслуживающие производства и хозяйства» - при начислении заработной платы персоналу, занятому в обслуживающих производствах и хозяйствах,
44 «Расходы на продажу» - при начислении заработной платы работникам торговых организаций.
Депонированные суммы по невыплаченной заработной плате отражаются по субсчету «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Выплаты по договорам гражданско-правового характера (договор возмездного оказания услуг, договор подряда и др.) также отражаются по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Регистры бухгалтерского учета по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о кредиторской задолженности организации перед работниками по оплате труда, перед бюджетом по НДФЛ и страховым взносам, которая отражается в бухгалтерском балансе по строке 1520 «Кредиторская задолженность», которая расшифровывается в пояснениях к бухгалтерскому балансу.
