Кадровое делопроизводство. Тема 5. Служба персонала и кадровое делопроизводство

Тема 5. Служба персонала и кадровое делопроизводство

5.1. Служба персонала организации

5.2. Отдел кадров и его роль в менеджменте персонала

Кадровое делопроизводство

 

5.1. Служба персонала организации

 

Любая современная производственная организация являет собой сложную соціотехнічну систему, в которой четко выделяются материально вещественный и человеческий факторы развития производства. Повышение роли социальной составляющей производства обусловило качественные изменения систем управления и нашло отображение в новых формах и методах работы с персоналом.

С целью обеспечения эффективной деятельности современная организация должна определить по крайней мере три ключевых задания: во-первых, выбрать сферу деятельности, во-вторых, подобрать необходимых специалистов, в-третьих, организовать их работу с максимальной эффективностью. Как видим, два из этих направлений работы направления связанные с деятельностью службы управления персоналом. Следовательно, можно утверждать, что служба персонала, сравнительно с другими структурными подразделениями, приобретает первоочередное значение в деятельности организации, поскольку от ошибок при підборі персонала во многом зависит судьба самой организации. Если в недалеком прошлом в центре внимания конкурентной борьбы были такие вопросы как, технология, организационная структура, инвестиционная политика, то с недавнего времени до нее относится и такая важна составляющая, как конкурентоспособный персонал.

Опыт ведущих иностранных компаний свидетельствует о том, что деятельность служб управления персоналом не ограничивается решением только административно-управленческих вопросов приема, учета и освобождения работников. Например, служба персонала самой могучей компаний в сфере персональных компьютеров IBM, рядом с обычными функциями отвечает за разработку ключевых для корпорации программ, от которых во многом зависит успех общей кадровой политики. Это ежегодные опросы общественной мысли, проведения дней открытых дверей, развитие гласности в середине фирмы. Последняя программа гарантирует каждому работнику корпорации возможность общения с ее высшим руководством.

Организационная структура и численность персонала кадровой службы зависит от специфики и масштабов деятельности организации и определяется перечнем предоставленных функциональных обязанностей. Большие организации создают, как правило, мощные подразделы, которые занимаются достаточно широким спектром кадровых вопросов. Например, в службу персонала большой компании могут входить отделы, группы, секторы, отдельные работники подобраны по функциональному принципу (отдел кадров, отдел стимулирования и оплаты труда, сектор учебы и развития персонала, инженер из техники безопасности, психолог). На рисунку 5.1 приведен перечень отделов (секторов, групп), которые могут входить в структуру службы персонала и определены конкретные функциональные обязанности каждого из них.

В организациях с небольшим трудовым коллективом подраздел из управления персоналом может вообще не создаваться, а вопросами работы с кадрами заботится или первый руководитель лично или уполномочено им лицо. Хотя следует отметить, что достаточно часто случаются ситуации, когда руководители, особенно частных фирм, не уделяют надлежащего внимания проблемам формирования и развития персонала. Поэтому отказываются от создания служб персонала не из объективных причин, а пытаясь сэкономить финансовые ресурсы организации. Как правило, в таких случаях обязанности управления персоналом, переводятся на специалистов другого профиля: юристов, бухгалтеров, офисных менеджеров.

В этой связи совершенствование деятельности служб персонала в современных условиях должно предусматривать следующие направления работы:

1. Обеспечение комплексного решения заданий качественного формирования и эффективного использования кадрового потенциала предприятия.

2. Переход от административно бумажных методов управления кадрами к научно обоснованным процедурам підбору, оценки и распределения кадров, которое требует от специалистов кадровых служб знаний и навыков психологического тестирования, социологического исследования и других современных технологий.

 

 

 

3. Организацию системной работы с руководящими кадрами, которая должна базироваться на таких организационных формах как планирование деловой карьеры, ротационное передвижение руководителей, учебы на курсах повышения квалификации, стажировки на ведущих предприятиях.

4. Обеспечение стабильности трудового коллектива, повышения трудовой и социальной активности работников на основе совершенствования материальных, социально-культурных и этически психологических стимулов.

5. Обеспечение социальных гарантий в сфере занятости путем квалифицированной сдержки специалистами служб персонала порядка трудоустройства и переобучения высвобожденных работников, предоставления им гарантированных законодательством льгот и компенсаций.

Реализация перечисленных направлений совершенствования управления персоналом должна быть связанная с обновлением научно методического, материально-технического и информационного обеспечения кадровой работы, постоянным ростом уровня образования, квалификации и авторитета работников служб персонала.

5.2. Отдел кадров и его роль в менеджменте персонала

Как свидетельствует отечественный опыт чаще всего для управления персоналом в организации, (предприятии учреждению) создается отдел кадров. Отдел кадрів– это структурное подразделение общей системы управления, на которое полагаются обязанности реализации кадровой политики предприятия. Специалисты этого отдела проводят аналитическую и оперативную работы, осуществляют исполнительные, предписывающие, контролирующие и координационные функции в сфере управления персоналом.

Среди основных функций, которые выполняют отделы кадров (на примере промышленного предприятия) можно назвать следующие:

1. Административная деятельность, которая обеспечивает выполнение действующего законодательства в отрасли труда.

2. Организация трудоустройства, которая реализуется через подбор, прием на работу, знакомство с рабочим местом, инструктаж относительно условий труда и техники безопасности на производстве, переход с одного рабочего места (должности) на другое, освобождение работника но др.

3. Формирование резервного потенциала на предприятии.

4. Помощь руководству в разработке форм и систем заработной платы, системы премирования, определения размера социальных льгот.

5. Проведение постоянного контроля за условиями труда, трудовой дисциплиной, техникой безопасности.

6. Разработка положения и проведение аттестации персонала, организация конкурсов на замещение вакантных должностей.

7. Организация системной подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.

8. Сотрудничество с профсоюзами и руководством организации в разработке и заключении коллективного договора.

9. Регуляцию социально психологических отношений путем определения причин и разработку мероприятий снижения социального напряжения в коллективе (празднование торжественных дат, юбилеев и тому подобное).

Поскольку отдел кадров отвечает за формирование высокопродуктивного и конкурентоспособного персонала, руководитель этого отдела имеет достаточно высокий статус. На больших предприятиях это может быть один из заместителей генерального директора или владельца предприятия, на которого в первую очередь возлагается ответственность за реализацию кадровой политики. В связи с чем деятельность начальника отдела кадров, регламентируется достаточно широким спектром профессиональных прав и обязанностей, а именно:[1]

1. Возглавлять работу из обеспечения предприятия работниками нужных профессий, специальностей и квалификации согласно уровню и профилю полученной ими подготовки и деловых качеств.

2. Руководить разработкой перспективных и годовых планов комплектования предприятия персоналом с учетом перспектив его развития, изменений состава работающих в результате внедрения новой техники и технологии, механизации и автоматизации производственных процессов, а также пуском новых производственных объектов.

3. Решать вопрос найма, освобождения и перевода работников, контролировать соответствие должности, которую они занимают имеющемуся уровню образования и квалификации.

4. Обеспечивать размещение молодых специалистов согласно полученной в высших учебных заведениях профессии и специализации. Совместно с руководителями подразделов и общественными организациями осуществлять проведения их стажировки и воспитательной работы.

5. Систематически изучать деловые качества и другие индивидуальные особенности работников предприятия с целью підбору кадров на замещение вакантных должностей, контролировать создание и пополнение кадрового резерва.

6. Принимать участие в организации повышения квалификации работников, зачисленных в резерв, подготовке их к работе на руководящих должностях.

7. Принимать участие в разработке процедуры аттестации работников, определять круг работников, которые подлежат дежурной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, способствовать реализации рекомендаций аттестационной комиссии.

8. Организовывать своевременное оформление документации относительно приема, перевода и освобождения работников согласно трудовому законодательству, положениям, инструкциям и приказам руководителя предприятия.

9. Вести учет личного состава предприятия, заполнять и хранить согласно к требованиям действующего законодательства трудовые книжки работающих на предприятии.

10. Обеспечивать подготовку документов, необходимых для назначения пенсий и социальных выплат работникам предприятия и их семьям, проводить своевременное предоставление их в органы социального обеспечения.

11. Организовывать разработку и реализацию мероприятий, направленных на совершенствование управления персоналом на основе широкой автоматизации и механизации деятельности кадровой службы.

12. Контролировать деятельность инспекторов из кадров, руководителей подразделов относительно своевременного и правильного выполнения приказов, распоряжений, постановлений, постановлений администраций предприятия в сфере кадровой политики.

13. Организовывать мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с кадрами. Анализировать причины текучести кадров. Предоставлять руководству предложения относительно устранения обнаруженных недостатков и обеспечения стабильности коллектива.

14. Организовывать табельный учет работников, разрабатывать график отпусков и контролировать его сдержку, анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнения правил внутреннего трудового распорядка в подразделах предприятия.

15. Обеспечивать подготовку необходимой отчетности из персонала и кадровой работы и контролировать своевременность предоставления настоящих документов к соответствующим министерствам, ведомствам, комитетам.

На рис. 5.2 приведены профессионально квалификационные требования к современному руководителю отдела кадров.

Структура, численность работников и Положение об отделе кадров утверждаются согласно установленного порядка высшим руководством предприятия.

Положение об отделе кадров регламентирует основные вопросы организации работы подраздела с учетом специфики деятельности предприятия и механизма управления персоналом.

Структура Положения об отделе кадров предусматривает, как правило, констатацию не только общих вопросов, основных функций, заданий, но и раскрытие роли руководителя и ведущих специалистов отдела, определения прав и ответственности за порученный участок работы, взаимодействую с другими подразделами.

На основе Положения об отделе кадров, с целью более четкого распределения обязанностей, руководством предприятия розробляютьсяПосадові инструкции работников отдела кадров. В должностных инструкциях на основе типичных квалификационных характеристик определяются конкретные обязанности и права каждого работника, предусматривается осуществление контроля за их выполнением.

 

При решении ряда заданий отдел кадров выступает как координатор осуществления административно организационного руководства по управлению персоналом. Лишь при активном сотрудничестве с другими подразделами возможно обеспечение реализации кадровой политики предприятия, обобщения практики работы с персоналом с целью внесения предложений относительно ее совершенствования. В пределах своей компетенции отдел кадров принимает участие в формировании структуры и штатного расписания организации, контроле разработки должностные инструкции в структурных подразделениях, подготовке организационно методического обеспечения проведения аттестации персонала.

Вместе с другими структурными подразделениями отдел кадров разрабатывает годовые планы работы с персоналом, определяет ежегодную и перспективную (на 5-10 лет) потребность в кадрах, формирует заказ на подготовку, переподготовку и повышение квалификации специалистов и руководителей предприятия. Начальник отдела кадров вместе с высшим руководством осуществляет организационно методическое руководство формированиям кадрового резерва и контролирует выполнение личных годовых планов кандидатов, вносит предложения относительно совершенствования состава резерва.

К основным функциям отдела кадров в сфере стратегического управления персоналом на предприятии принадлежат:

1. Активное участие в разработке и совершенствовании организационной и управленческой структуры предприятия.

2. Помощь руководству в проведении кадровой политики относительно найма, перемещения, освобождения, сокращения персонала.

3. Помощь линейным и функциональным руководителям в организации воспитательной работы с персоналом с целью повышения производительности труда, ответственности за качество выполнения работы, обеспечения нормального социально психологического климата в коллективе.

Выполнение названных функций предусматривает проведение специалистами отдела кадров постоянной работы относительно совершенствования методики проведения собеседований, конкурсного отбора, определения уровня квалификации и профессиональной пригодности кандидатов на вакантные должности при приеме на работу, проведение аттестации имеющегося персонала, организацию учебы и стажировку работников на ведущих предприятиях с целью повышения профессионально квалификационного уровня кадрового потенциала, разработку современных систем материального стимулирования и программ социального развития трудового коллектива. Реализация эффективной деятельности отдела кадров в сфере управления персоналом должна проводиться в тесном сотрудничестве с высшим руководством, профсоюзным комитетом, и другими функциональными подразделами предприятия.

Задание служб управления персоналом должно заключаться в формировании такого кадрового состава, который бы обеспечил максимальную производительность труда в достижении поставленных целей. Насколько серьезно подходят к профессиональному отбору персонала на ведущих западных предприятиях свидетельствует опыт США. Так например, в Соединенных Штатах Америки на отбор одного менеджера высшего уровня тратится $32 тыс., на менеджера среднего уровня - $8 тыс., бухгалтера - $10 тыс., инженера - $8 тыс., секретаря - $2 тыс.