Лимит остатка наличных денежных средств в кассе организации

Для ведения кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег) организация распорядительным документом устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Организация самостоятельно определяет такой лимит (абз. 1, 2 п. 2 Указания Банка России N 3210-У).

Заметим, что субъекты малого предпринимательства (далее - СМП) могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 Указания Банка России N 3210-У, Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 (п. 1)). При неустановлении лимита остатка наличных денег сумма наличных денег, хранящихся в кассе СМП, по завершении рабочего дня определяется этим хозяйствующим субъектом. При этом руководителем должны быть определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их хранении. В случае установления СМП лимита остатка наличных денег в кассе указанным хозяйствующим субъектам необходимо соблюдать требования Указания Банка России N 3210-У в части недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, предусмотренных абз. 8 п. 2 Указания Банка России N 3210-У (Письмо Банка России от 08.12.2014 N 29-1-1-6/9698).

Лимит остатка наличных денег в кассе определяется в рублях. Порядок округления такого лимита в Указании Банка России N 3210-У не установлен. При этом Банком России в Письме от 24.09.2012 N 36-3/1876 разъяснено, что для округления лимита остатка наличных денег до рубля могут применяться правила математического округления. Хотя указанные разъяснения даны в отношении порядка ведения кассовых операций, применяемого до вступления в силу Указания Банка России N 3210-У, но они применимы и в настоящее время.

Лимит остатка наличных денег может пересматриваться. Это можно сделать при изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) или объема выдач наличных денег. Такие разъяснения приведены в п. п. 8, 9 Письма Банка России от 15.02.2012 N 36-3/25. Хотя указанные разъяснения даны в отношении порядка ведения кассовых операций, применяемого до вступления в силу Указания Банка России N 3210-У, но они применимы и в настоящее время.

3. При неустановлении организацией, не относящейся к СМП, лимита остатка наличных денег в кассе он считается равным нулю. В этом случае все наличные денежные средства, поступившие в кассу, на конец дня необходимо внести на банковский счет.

Данный лимит определяется исходя из объемов поступлений или объемов выдач наличных денег (абз. 2 п. 2 Указания Банка России N 3210-У, Приложение к Указанию Банка России N 3210-У).

При расчете исходя из объемов поступлений наличных денег для определения лимита остатка наличных денег учитывается объем поступлений за проданные товары (работы, услуги). Заметим, что комиссионер (агент, поверенный) при установлении лимита учитывает не только наличные денежные средства в виде вознаграждения, но и поступления в наличной форме за реализованные товары комитента (принципала, доверителя).

При расчете лимита остатка наличных денег в кассе не учитываются поступления по операциям, не связанным с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг).

Расчет лимита производится по формуле, приведенной в п. 1 Приложения к Указанию Банка России N 3210-У. См. образцы Расчета лимита остатка наличных денег в кассе для организаций исходя из объемов поступлений наличных денег и Приказа об установлении лимита.

При расчете лимита исходя из объемов выдач наличных денег для определения лимита остатка наличных денег учитывается объем их выдач. При этом из расчета исключаются суммы наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. Расчет лимита производится по формуле, указанной в п. 2 Приложения к Указанию Банка России N 3210-У. См. образцы Расчета лимита остатка наличных денег в кассе для организаций исходя из объемов выдач наличных денег и Приказа об установлении лимита.

 

Наличные деньги сверх установленного лимита необходимо хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 Указания Банка России N 3210-У).

Накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита допускается (абз. 8 п. 2 Указания Банка России N 3210-У):

- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, которые включены в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на данные выплаты. Перечень таких выплат приведен в п. п. 86, 90 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации" (утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428).

Денежные средства на перечисленные выплаты могут храниться в кассе в течение срока, установленного руководителем организации, но не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (пп. 6.5 п. 6 Указания Банка России N 3210-У);

- в выходные, нерабочие праздничные дни, если организация ведет в эти дни кассовые операции.

Любая организация (независимо от применяемой системы налогообложения) обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Если ИФНС выявит, что кассовая книга в организации или в ОП не ведется или что записи в нее не вносятся (вносятся несвоевременно), будет наложено сразу два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, п. 1 Письма ФНС от 17.05.2013 N АС-4-2/8827@):

- на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

- на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Кассовую книгу (форма N КО-4) надо заполнять только за те дни, когда вы принимали либо выдавали наличные (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). По выбору организации кассовую книгу можно вести одним из трех способов (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Способ 1. Кассовая книга заполняется от руки. Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете) (Указания по заполнению кассовой книги).

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров) (Указания по заполнению кассовой книги):

- первая всегда остается в книге;

- вторая - отрывная.

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

- по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

- указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Строка "Перенос" кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

- или в конце смены;

- или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке "Касса за" указывается та же дата.

3. В конце смены кассир (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У):

- подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии";

- ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир относит кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии руководителю организации) (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

- указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

- возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

Способ 2. Кассовая книга заполняется на компьютере. Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации (если вы ее используете).

Способ 3. Кассовая книга ведется в электронном виде. Она оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

При получении каждой суммы наличных в кассу организации надо:

1) оформить приходный кассовый ордер (ПКО);

2) внести запись о поступлении наличных в кассовую книгу (форма N КО-4).

Во всех случаях выдачи наличных из кассы, кроме выплаты зарплаты и выдачи денег под отчет, надо попросить гражданина (в том числе предпринимателя) предъявить паспорт. Если он говорит, что является представителем организации или предпринимателя, то пусть предъявит и доверенность. В этом случае надо (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У):

- проверить правильность оформления доверенности;

- оставить себе оригинал доверенности или ее копию.

При выдаче наличных из кассы:

1) оформите расходный кассовый ордер (РКО);

2) внесите запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

КО оформляется и запись в книгу вносится всегда днем фактической выдачи денег (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Индивидуальные предприниматели, а также юридические лица - субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег. То есть максимально допустимую сумму, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге величины остатка денежной наличности на конец рабочего дня.

Кроме того, правом не оформлять кассовые документы, а также не вести кассовую книгу наделены индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками ЕНВД, ЕСХН, применяют ПСН, УСН. При этом обязанность составления кассовых документов и заполнения кассовой книги для субъектов малого предпринимательства сохранена.