Подготовка к коммерческим переговорам

Подготовка к переговорам зависит от ожидаемого круга обсуждаемых вопросов и характера планируемых к подписанию документов.

Виды коммерческих переговоров:

Ознакомительные переговоры проводятся с целью выяснения взаимной заинтересованности и возможности установления торговых связей, организации сбытовой или производственно-сбытовой кооперации, заключения посреднических соглашений по закупке или сбыту товаров и т.д.

Переговоры по заключению контракта на продажу товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписке по проработке запросов и предложений на вполне определенные товары. Решается вопрос о целесообразности проведения конъюнктурного совещания для обсуждения проекта контракта и тактики ведения переговоров.

Переговоры по рассмотрению претензий к фирме. В состав группы включаются представитель оперативной коммерческой группы, исполняющий данный контракт, начальник отдела по координации закупок и продаж, начальник отдела по координации работы с посредниками и юрист.

При комплектовании групп для участия в деловых переговорах следует ограничиться необходимым минимумом участников по нескольким причинам.

Чем уже круг участников, тем проще координировать позиции участников для достижения поставленной цели. Важность переговоров не является причиной для неоправданного расширения состава участников. Не следует приглашать представителей специализированных отделов на всякий случай (лучше до переговоров предупредить их о том, что они могут быть вызваны для консультаций). Оптимальное число участников с каждой стороны – три-четыре человека, включая переводчика.

Большое число участников может создать у контрагента неблагоприятное впечатление:

- ведущий переговоры плохо подготовлен, либо некомпетентен в смежных вопросах права, финансовых расчетов, ценовой политики фирмы, потребительских свойствах товара и т.д.;

- руководители и оперативный состав фирмы имеют низкую коммерческую подготовку или их работа плохо скоординирована;

- руководство фирмы не дорожит рабочим временем своих сотрудников.

Плохо когда переговоры ведет один руководитель, это указывает либо на слишком авторитарный стиль руководства, либо на желание руководителя извлечь из переговоров личный интерес.

 

5. Некоторые протокольные рекомендации.

Недопустимость опозданий к назначенному времени начала переговоров связана с тем, что не только указывает на низкий культурный уровень опоздавших, но и говорит о плохой организованности фирмы, неуважении к партнеру и необязательности в делах, что в целом может составить о фирме неблагоприятное впечатление. Оправдываться не стоит, лучше ограничиться извинением.

Нежелательность более раннего прихода связана с тем, что показывает неумение пришедших планировать время и вызывает раздражение у принимающей стороны, которой приходится срочно прерывать запланированную работу.

Встреча представителей контрагента или партнера поручается младшему персоналу, но не участнику предстоящих переговоров. Участники переговоров с принимающей стороны должны до прибытия гостей уже находится в помещении для переговоров. При входе гостей участники только здороваются с гостями, но не представляются по званию и занимаемой должности. Ведущий переговоры от принимающей фирмы приглашает гостей выбрать место за столом. После этого за стол садятся участники пригласившей стороны, причем старшие по положению садятся друг напротив друга.

Взаимное представление участников происходит после того, как все сели за стол переговоров и руководители обменялись приветствиями. Затем любой из руководителей, лучше дать такую возможность гостям, представляет своих участников с упоминанием фамилии и должности. По мере представления участники вручают партнерам свои визитные карточки.

На переговорах с представителями фирм из дальнего зарубежья не принято не пить, не курить. На переговорном столе должны всегда стоять прохладительные напитки.

Предложить представителям контрагента крепкие напитки можно во время кратковременного отдыха на отдельно сервированном столе.

В случае успешного подписания запланированного договора прилично предложить по бокалу шампанского. Шампанское должно быть разлито по бокалам заранее и подано на подносе сначала участвовавшим в переговорах дамам, потом – гостям, а затем – представителям принимающей стороны.

Ведущий переговоры с принимающей стороны предельно кратко поздравляет всех с успешным завершением переговоров. Тосты говорить не принято.

Если принимающая сторона планирует пригласить гостей на обед, то переговоры следует назначать на вторую половину дня с тем расчетом, чтобы к 17.00 ч. они завершились.

 

6. Порядок и тактика ведения переговоров.

Кто ведет переговоры. Деловые переговоры ведет назначенное руководством ответственное за их подготовку и проведение лицо. Остальные представители фирмы должны молчать и вступать в беседу только при предоставлении им слова. Хоровых выступлений следует избегать. Весь процесс переговоров состоит из последовательной цепи взаимных компромиссов, и от уже согласованных условий отказываться не принято.

Инициатива в переговорах имеет важнейшее значение для достижения поставленной цели. Инициатива в переговорах во многом зависит от опыта ведущего переговоры и тщательной предварительной проработки проектов документов, которые должны быть положены в основу обсуждения и подведения итогов. Всегда следует стремиться к тому, чтобы в основу обсуждения были положены документы, разработанные Вашей стороной и большей степени защищающие ее интересы.

Умение вести переговоры – это умение не говорить, а слушать контрагента. Прерывать контрагента не принято, а излагать свои мысли надо кратко и четко. Высказывание по отдельному вопросу не должно занимать более 2-3 минут.

Ведение переговоров через переводчика. Переговоры – это чрезвычайно эмоциональный насыщенный процесс, требующий максимальной сосредоточенности на анализе аргументов контрагента, прокручивания в голове массы контраргументов и компромиссных предложений. Даже если Вы владеете свободно иностранным языком, т.е. думаете на нем, на переговоры, особенно сложные, лучше брать переводчика.

Упреждающее выступление. Если фирма полностью виновна в нарушении обязательств и предстоит встреча с возмущенным контрагентом, попытайтесь опередить партнера, высказав глубокое сожаление о случившемся, показать понимание возникших у контрагента трудностей и выразить готовность сделать все возможное для исправления создавшегося положения. Такое начало переговоров часто дает положительный эффект. Так как позволяет перевести переговоры в конструктивное русло и сохранить имидж фирмы перед контрагентом.

Целеустремленность в достижении поставленной цели – одно из условий успешных переговоров.

Психологическая атмосфера переговоров является важным фактором их продуктивности. Необходимо научиться отделять личность ведущего переговоры со стороны контрагента от занимаемой им позиции. Лица, ответственные за результаты переговоров, защищают коммерческие интересы своих фирм. Это их служебная обязанность. И если контрагент занимает жесткую, неудобную позицию, это не значит, что он плохой человек. Ни в коем случае высказывания не должны задевать чести партнера по переговорам, его национальной гордости, престижа его фирмы. Доброжелательная атмосфера на переговорах практически всегда позволяет найти взаимоприемлемые компромиссные решения даже самых сложных проблем. Однако всегда следует четко проводить линию раздела между панибратством и доброжелательностью. Панибратство – это путь к необоснованным уступкам со стороны менее опытных политиков и коммерсантов.

Путь к оправданным компромиссам. Способность находить обоснованные и взаимовыгодные компромиссы зависит в основном от двух главных условий:

1. высокая компетентность ведущих переговоры в широком диапазоне смежных направлений коммерческой деятельности;

2. особенности ментальных свойств ведущих переговоры.

Впечатление от переговоров. Очень важно для перспектив сохранения деловых связей с контрагентами. Даже если переговоры оказались бесплодными, всегда нужно стремиться к тому, чтобы у контрагента осталось впечатление о Вашей фирме как, может быть, о жестком, но достаточно откровенном и надежном партнере. "Не сжигать мосты". Опыт работы показывает, что даже через большой промежуток времени фирмы находят грани взаимных интересов и возобновляют сотрудничество.

 

7. Оформление результатов переговоров.

Ответственный за проведение переговоров должен назначить лицо, которое будет вести записи содержания переговоров. Стенографирование и магнитная запись не приняты. Это расценивается как проявление недоверия и желание поймать партнера на слове. Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он расшифровывает свои пометки и составляет запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье договора.

Одновременно с составлением записи переговоров тот же или другой участник переговоров составляет справку на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения, полученные в ходе беседы: организационно-правовая форма, величина уставного капитала, структурная схема управления, число работающих, номенклатура выпускаемых, закупаемых и сбываемых товаров, объем выпуска и товарооборота, система сбыта и т.д. Справка подписывается ее составителем и подшивается досье на фирму. Не стоит сомневаться, что после переговоров представители фирмы-контрагента составят и запись переговоров, и справку на Вас и Вашу фирму.

Если в результате переговоров не удалось прийти к подписанию договора, но для фирмы необходимо зафиксировать достигнутые договоренности для последующего развития сотрудничества, можно подписать протокол о намерениях. В случае, если контрагент отказывается его подписывать, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее и экземпляр вручить контрагенту. И протокол о намерениях и меморандум подшивается в досье контрактов и соглашений.

 

8. Переговоры по телефону.

Если в ходе телефонных переговоров на любом уровне полномочий достигнуты определенные соглашения или приняты конкретные обязательства, они должны быть исполнены с еще большей точностью, как и другие обязательства. Выполнение телефонных договоренностей считается проявлением высокого уровня доверия и уважения к партнеру. На телефонные переговоры, в процессе которых решались серьезные коммерческие вопросы, следует также оформлять записи бесед и передавать их в досье.