Прийоми перевірки документів за суттю

Під фактичним контролем мають на увазі перевірку наявності грошових коштів, запасів, необігових активів, розрахунків у натурі тощо.

Після формальної перевірки документів здійснюється їх фактична перевірка - за суттю, мета якої - переконатися, що операції справді проведено. Така перевірка може здійснюватися, наприклад, шляхом виклику осіб, які підписали документ, задля особистого підтвердження ними справжності своїх підписів і фактів одержання грошей або цінностей (наприклад, при перевірці сумнівних відомостей на виплату заробітної плати або вимог на одержання матеріалів). Фактична перевірка документів має велике значення під час ревізії виплат стороннім особам (позаштатним працівникам) за рахунок коштів на оплату праці. У цих випадках слід насамперед переконатися, що зазначена в наряді чи трудовій угоді робота справді виконувалася. Крім того, необхідно вимагати представлення виконаної роботи в натурі, а якщо це неможливо, опитати осіб, які підтвердили б своїм підписом на документах факт виконання й прийняття такої роботи. Відомо, що документом про фактичне виконання роботи може бути акт приймання-здавання виконаних робіт, що є додатком до трудової угоди (договору). Однак у разі виникнення сумнівів щодо достовірності або правильності документів, що надійшли від інших організацій (наприклад, рахунків на матеріали, куплених за готівку), доцільно зробити запит тим організаціям, від імені яких виписано документи, що підлягають перевірці. Такий спосіб фактичної перевірки називається зустрічною перевіркою документів, її застосовують також для порівняння первинних документів або облікових записів ревізованого об'єкта з однойменними даними тих організацій, з якими ревізована організація має господарські зв'язки. Наприклад, у разі необхідності порівнюються різні примірники тих же рахунків-фактур у постачальників і покупців. Періодично проводяться зустрічні перевірки даних складського й бухгалтерського обліку на промисловому підприємстві, гуртовні чи заготівельному складі.

Різновидом зустрічної перевірки може бути порівняння записів у витягах з рахунка в банку ревізованої організації з тими ж витягами з рахунка в установі банку. Зустрічна перевірка може здійснюватися за внутрішніми і зовнішніми документами, що є у справах підконтрольної організації, а також у тих організаціях, яким надавалися або від яких приймалися матеріальні цінності й з якими проводилися розрахунки. Порівнюючи касові та інші документи з витягами банку, можна перевірити правильність оприбуткування і списання грошових коштів.

Контрольні порівняння застосовують у торгових підпри­ємствах, у яких відновлення кількісного обліку неможливе, щоб виявити за даними інвентаризаційного опису завищені залишки деяких товарів. Можливі випадки, коли залишки товарів на кінець звітного періоду перевищують їх надходження й залишки на початок періоду (без врахування реалізації"). У такому разі можна викрити неоприбутковані товари та інші зловживання.

Схематичне зображення механізму перевірки бухгалтерських документів:

Класифікація методів перевірки документів за колом об'єктів перевірки, сферою застосування та повнотою охоплення документів має такий вигляд:

З реквізитів бухгалтерських документів чітко видно, що сучасні приписи щодо перевірки документів значно посилили вимоги до їх контролю. Бухгалтерські документи перевіряються з огляду на формальну і матеріальну правильність.

Найбільшого поширення у використанні суб'єктами контролю набув метод порівняння:

Криміналістична експертиза документів може бути призначена слідчими органами і судом, здійснюється у спеціальних лабораторіях шляхом дослідження доказів з метою встановлення злочинів і запобігання їм у майбутньому. За допомогою цього способу можна виявити підроблений (фальшивий) документ. Підробка документів виражається у дописках, закреслюваннях, частковому або повному знищенні текстів шляхом підчищення, вимивання, витравлення, вирізання і вклеювання, у підроблюванні почерків осіб.

Підчистка - це механічне вилучення штрихів тексту шляхом витирання або зішкрябування гострим предметом. Основні ознаки підчистки: порушення структури верхнього шару паперу, зменшення товщини паперу в місці фальшування, розпливання чорнильних штрихів, пошкодження знаків, лініювання. Ці ознаки підчистки ревізор може виявити як шляхом огляду документів неозброєним оком, так і використовуючи лупу.

Витравлення — це вилучення (виведення) штрихів документа шляхом хімічного руйнування або знебарвлення чорнила. Ревізор може встановити ознаки витравлення шляхом уважного огляду документа. Основні ознаки витравлення: матові плями на папері, пожовклі, локалізовані ділянки білого паперу, зміна кольору і розпливання штрихів.

Для встановлення справжності й достовірності документа слід старанно оглянути його, щоб виявити виправлення дат, кількості, ціни, суми, підтирання, підчистки, підроблення підписів.

Способи перевірки документів. Перевірку бухгалтерських документів і записів, що базуються на них, в облікових реєстрах аналітичного обліку здійснюють двома способами: від запису до документа; від документа до запису.

За першого способу за основу беруться облікові реєстри. Кожний запис, що відображає господарську операцію, перевіряють за виправдувальними документами.

За другого способу, навпаки, за основу береться папка (справа) з виправдувальними документами. У ній кожний документ, яким оформлена господарська операція, перевіряють за відповідними записами в облікових реєстрах. Масові господарські операції, записані в журналах, перевіряють способом "від запису до документа".