Документы, поступившие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.
Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.
Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.
Все конверты и бандероли за исключением адресованных "лично", должны вскрываться.
Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.
Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций.
|
|
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации не подлежат:
· документы, присланные в копии для сведения;
· телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
· месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
· плановые документы;
· извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
· статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);
· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;
· поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;
· печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
|
|
· рекламные материалы, плакаты.
Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документы требующие обязательного рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно в структурные подразделения документы регистрируются секретарем подразделения.
Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать переписку по данному вопросу.
На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера.
После регистрации документы докладываются руководителю или исполняющему обязанности заместителю.
Документы должны передаваться руководству организации или в структурные подразделения в день поступления.
Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на одни сутки.
Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом.
Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.
Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимо, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её.
Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя.
Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.
Формы журналов регистрации документов