Правило 4: генерируйте как можно больше идей

Количество в данном случае важнее, чем качество. Чем больше идей, тем больше вероятность найти удачное решение. Подразумевается, что количество должно перейти в качество.

Этот метод может использоваться на всех этапах цикла решения проблемы — когда проблема формулируется, когда определяются ее причины или следствия и когда вырабатываются решения. Цель проведения «мозгового штурма» — генерировать столько идей, сколько нужно для решения проблемы.

Последовательность шагов при проведении «мозгового штурма» такова:

1. Четко сформулируйте проблему. При необходимости одну сложную проблему можно разделить на несколько простых.

2. Сформируйте группу из пяти—восьми человек. Привлеките экспертов в различных областях, имеющих один и тот же статус.

3. Выберите в команде специалиста-наставника, который будет заниматься коучингом, координировать работу, помогать и руководить.

4. До проведения «мозгового штурма» заблаговременно направьте членам команды уведомления с формулировкой проблемы и некоторой исходной информацией.

Формулировка проблемы и ее границы должны быть понятны для всех. Определение проблемы, которое нередко отнимает больше времени, чем проведение «мозгового штурма», должно позволить сформулировать ее в виде того или иного вопроса (например: «Как повысить эффективность процесса закупок?», «Как сократить продолжительность производственного процесса?»).

 

Процесс «мозгового штурма»

1. Сформулируйте проблему. Запишите ее формулировку и четыре правила проведения «мозгового штурма» на обычной или маркерной доске, так чтобы написанное было видно всем. Еще раз поставьте проблему на обсуждение.

2. Выработайте и запишите идеи. Попросите членов команды предлагать как можно больше идей, и пусть каждый, кто хочет высказаться, поднимает руку. При необходимости предоставляйте им слово по очереди. Нужно, чтобы у всех участников были равные возможности поделиться с другими своими соображениями (сформулированными как можно более конкретно и лаконично). Эти соображения следует сразу же фиксировать на бумаге или на доске, причем написанное должно быть видно всем членам команды. Ответственный за проведение «мозгового штурма» обязан проследить за тем, чтобы возможность выступить получили все его участники. Критиковать, обсуждать и оценивать идеи нельзя. Никому не разрешается брать на себя главную роль. Идеи должны записываться без каких-либо поправок. Ко всем идеям необходимо относиться уважительно и не выносить их за пределы команды, чтобы каждый участник мог высказываться открыто. Поощряйте попытки развивать идеи других. Отдавайте предпочтение тем членам команды, которые строят свои идеи на уже высказанных предложениях. Продолжайте «мозговой штурм» до тех пор, пока этот «зачет» не сдадут все. Нередко весь процесс занимает минут 40-45.

3. Сгруппируйте аналогичные идеи.

4. Установите критерии отбора идей, например выполнимость, затраты и уместность.

5. По окончании «мозгового штурма» сформируйте из его участников несколько небольших команд для оценки каждой группы идей. Пусть они проведут отдельные совещания, чтобы исключить негодные идеи, используя указанные критерии отбора.

6. Пусть эти команды участников сформулируют отобранные идеи и доложат о них руководству.

Диаграмма сродства»

Диаграмма сродства — это метод группировки множества аналогичных или взаимосвязанных идей, генерированных в ходе «мозгового штурма».

Диаграмма сродства используется, чтобы, с одной стороны, упорядочить множество идей на основе существующих между ними связей и, с другой, стимулировать коллективное творчество в процессе «мозгового штурма». Ее применяют, когда из большого числа никак не упорядоченных идей необходимо выбрать всего несколько основных.

Последовательность шагов при построении диаграммы сродства такова:

1. Правильно сформируйте команду: в нее должны входить от четырех до шести непредубежденно настроенных человек, обладающих различными деловыми качествами.

2. Дайте широкую, нейтральную, четкую и понятную формулировку проблемы. Запишите ее на обычной или маркерной доске таким образом, чтобы написанное было видно всем.

3. Выработайте и запишите идеи. Позвольте всем присутствующим сформулировать свои идеи в произвольном порядке (четко и конкретно, в четырех—семи словах, среди которых должны быть по крайней мере одно существительное и один глагол) и напишите каждую мысль на отдельной карточке (на обычной или клейкой бумаге для заметок). Соблюдайте правила проведения «мозгового штурма».

4. Разместите карточки в произвольном порядке на обычной или маркерной доске, на стене или столе.

5. Рассортируйте и сгруппируйте карточки. Когда все карточки будут помещены на доску, все члены команды должны подойти к ней и сгруппировать карточки по определенным темам, не затевая при этом никаких обсуждений (молча). В каждом комплекте должно быть не больше десяти карточек. При возникновении разногласий поменяйте карточки местами. Не тратьте на сортировку карточек слишком много сил.

6. Придумайте название для каждого комплекта карточек. Всего должно быть от четырех до восьми комплектов.