Характеристика управленческого персонала. Организация труда менеджеров

Под трудовыми ресурсами понимают часть населения, обладающую физическим развитием, умственными способностями и знаниями,необходимыми для осуществления хозяйственной деятельности.На уровне предприятия чаще всегоиспользуется термин кадры, или персонал.

Кадры – это совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в егоосновной (штатный) состав.Персоналвключаетвсех лиц, связанных трудовыми отношениями с предприятием,в том числе совместителей, лиц, выполняющих работы по договорам подряда, и др.

В структуре кадров на предприятии принято выделять определенные категории, характеризующие степень участия работников в хозяйственной деятельности предприятия.

В зависимости от участия в производственном процессе, весь персонал предприятия делится на две категории: промышленно-производственный персонал (ППП) и непромышленный персонал.

К промышленно-производственному персоналу относятся работники, которые непосредственно связаны с производством и его обслуживанием. К непромышленному персоналу относятся работники, которые непосредственно не связаны с производством и в основном это работники ЖКХ, детских и врачебных, санитарных учреждений, принадлежащих предприятию.

В свою очередь промышленно-производственный персонал в зависимости от выполняемых им функций классифицируется на две основные категории: рабочие и управленческие работники[1].

Управленческий персонал – работники, профессионально участвующие в менеджменте и составляющие аппарат управления. В его структуру включаются руководители, специалисты и технические исполнители. Эти категории работников выполняют различные управленческие операции и процедуры и имеют разную профессиональную подготовку.

Управленческие процедуры и операции подразделяются на творческие, логические и технические. Творческие – наиболее сложны и требуют высокой квалификации работников; логические – выполняются в определенной, заранее заданной последовательности, то есть по разработанному алгоритму, по классу сложности они ниже творческих, но их выполнение также требует от работников управленческого аппарата специальной подготовки; технические – характеризуются наибольшей частотой повторения, более просты по исполнению и не требуют высокой квалификации работников (размножение документов, доставка почты, разноска данных в картотеки, ведение делопроизводства). Логические и технические операции могут быть на 60-80% механизированы.

К руководителям относятся лица, наделенные полномочиямипринимать управленческие решения и организовывать их выполнение.В зависимости от возглавляемого коллектива, можно разделить на линейных и функциональных. К линейным относятся руководители, возглавляющие коллективы производственных подразделений, объединений, отраслей, и их заместителей. К функциональным относятся руководители, возглавляющие коллектив функциональных служб и их заместителей.

По уровням, занимаемым в общей системе управления, все руководители подразделяются на руководителей низового звена, среднего и высшего. К руководителям низового звена принято относить мастеров, старших мастеров, начальников небольших цехов, а также руководителей подразделений внутри функциональных отделов и служб. Они определяют миссию, цели, политику и основные стандарты деятельностифирмы, ее структуру и систему управления.Руководители среднего звена – начальники крупных цехов, директора предприятий и их заместители.Назначаются иосвобождаются от должности первым лицом или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранностьдоверенного им имущества. Они устанавливают задания низовым руководителям, осуществляют контроль, занимаются организацией процесса производства,совершенствованием условий труда, следят за соблюдением трудовой дисциплины, частично решают кадровые вопросы.К руководителям высшего звена обычно относят руководителей финансово-промышленных групп, а также генеральных директоров крупного объединения. Обеспечивают нормальноеосуществление технологических процессов и стабильную работу персонала.Низовые руководители работают непосредственно с исполнителями. Они распределяют задания, разрабатывают графики работы, организуют и координируют труд подчиненных, обеспечивают условия выполнения производственныхзаданий, контролируют соблюдение их сроков и рациональность использованияоборудования.

Руководители – менеджеры, возглавляющие предприятия, организации или их структурные подразделения. Имеют высшее специальное образование и значительный практический опыт работы. Руководители направляют работу предприятий, организаций, подразделений, принимают управленческие решения и несут полностью ответственность за выполнение принятых решений и результаты работы предприятий и подразделений. В бюджете рабочего времени руководителей удельный вес творческих операций и процедур составляет около 60%.

К специалистам относятся работники, занятые инженерно-техническими, экономическими, бухгалтерскими, юридическими и другимианалогичными видами деятельности.Специалисты – сотрудники аппарата управления, обладающие специальными знаниями, имеющие законченное высшее или среднее образование. Обычно они привлекаются к разработке вариантов управленческих решений и несут ответственность за качество выполняемой работы. В бюджете рабочего времени специалистов более 50% занимают логические операции и процедуры, а на долю творческих приходится до 25%.

К собственно служащим относятся работники, осуществляющиеподготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и делопроизводство (агенты, кассиры, контролеры,делопроизводители, учетчики, чертежники и др.).Технические исполнители обслуживают процесс управления (секретари, машинистки, курьеры, лаборанты, учетчики, чертежники и другие). В большинстве случаев не имеют высшего специального образования, но имеют специальную профессионально-техническую подготовку.Технические исполнители выполняют вспомогательные функции.

Все эти категории сотрудников, занятых в аппарате управления, тесно взаимодействуют, а их действия согласовываются и координируются для обеспечения оптимального достижения целей организации[2].

Менеджер – руководитель, профессионально участвующий в управлении и обладающий определенной экономической,технической и психологической подготовкой, необходимой для руководстваперсоналом.

Главная задача любого руководителя заключается в управлении человеческим поведением, так как любые производственные процессы осуществляютсячерез взаимодействие людей в объекте управления. Руководитель должен направить это взаимодействие в нужную организации сторону.

В процессе управления персоналом менеджервыполняет различные функции. Прежде всего топ-менеджерыформируют стратегию организации. На основе анализаисходной ситуации и предвидения они четко определяют стратегическиецели и этапы их достижения. Менеджеры ставят задачиперед подчиненными, составляют план действий и обеспечиваютреализацию плана и достижение поставленных целей.

В условиях научно-технической революции менеджеры должныосуществлять и экспертно-инновационную функцию, которая тесносвязана со стратегической. Это ориентация руководителя на нововведения,создание в организации атмосферы новаторства, развитиевнутрифирменного предпринимательства и т.п.

Одна из основных функций руководителя — административная:организация контроля, создание необходимых условий для деятельностиперсонала, координация деятельности подчиненных.

Возрастание человеческого фактора в деятельности современнойорганизации ведет к усилению социальной функции руководителя.Эта функция включает подбор, обучение и развитие персонала,стимулирование и мотивацию труда работников, создание в организацииблагоприятного морально-психологического климата[3].

Все перечисленные функции свойственны руководителям высшего,среднего и низшего звеньев управления, но доминированиетех или иных функций в деятельности менеджера во многом зависитот его места в управленческой иерархии.

В деятельности руководителя принято выделять две составляющие:умение возглавить коллектив, умение организовать личнуюработу.

Умение возглавить коллектив заключается в способности направлятьусилия коллектива на решение задач, стоящих перед даннойорганизацией (или предприятием). В этой части в содержаниетруда руководителя входят:определение главных и частных целей деятельности предприятия(организации) и путей их достижения;организация функционирования системы управления;руководство подготовкой и осуществлением необходимыхуправленческих решений;анализ и оценка эффективности реализации принятых решенийв целях внесения необходимых коррективов в текущуюдеятельность;подбор, расстановка персонала и работа с ним.

Организуя работу персонала, менеджер должен руководствоватьсяобщими правилами, основное содержание которых можносвести к следующему:обеспечить использование каждого работника на том участке,где по своим деловым качествам и личным наклонностям онможет принести наибольшую пользу организации;установить строгую ответственность каждого подчиненного запорученное ему дело и контролировать исполнение;поощрять инициативу и добросовестное отношение к труду;уметь определять стратегические и тактические цели организациии обеспечивать их достижение.

Важным условием успешного руководства коллективом являетсяумение менеджера не только видеть стратегические цели организации,но и направлять усилия коллектива на достижение этих целей.Необходимо, чтобы руководитель умел опираться на коллектив,привлекать подчиненных к принятию решений. Менеджер долженуметь создавать свою команду, т.е. сплоченный коллектив сподвижников,способный решать стоящие перед организацией задачи.Наличие такой команды, с одной стороны, позволяет избежатьошибок в принятии ответственных решений, а с другой — повышаетактивность работников, приобщая их к принятию решений.

Однако создание команды не означает снижения ответственностируководителя и вседозволенности в поступках. Наоборот,хорошему руководителю должны быть присущи нетерпимость кнедостаткам и высокая требовательность к себе и своим подчиненным.В то же время руководителю должна быть присуща высокаякультура общения, которая проявляется в такте, вежливости,деликатности в общении с подчиненными.

Эффективность работы организации в значительной мере зависитот организации труда руководителя, от его умения работать слюдьми и от умения организовать свою работу.

Организация личной работы — это прежде всего выработка руководителемоптимального применительно к конкретным условиямрежима собственного труда.

Правильная организация личной работы — это и владение такимиосновными видами труда руководителя, как работа с документами,телефонные разговоры, служебные контакты и беседы спосетителями, проведение совещаний, контроль исполнения.

Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают наработу с документами до 20% рабочего времени. Существуют различныенаправления сокращения времени работы с документами: сокращениеизбыточной информации, ограничение объема документов,поступающих к руководителю, делегирование полномочий и передачаправа подписи документов ответственным исполнителям врамках, предусмотренных законодательством. Подпись руководителядолжна ставиться на наиболее важных документах.Для экономии времени при составлении документов целесообразношире использовать технические средства.

Беседы с посетителями могут проводиться по инициативе руководителяили по просьбе подчиненного. Руководитель должен учитьподчиненных рационально и четко излагать и обосновывать своипредложения, например, по следующей схеме: суть предложенияили просьбы сотрудника, что намерен или может сделать он сам поданному вопросу, что мешает или тормозит осуществление егопредложений, чего конкретно он хочет от руководителя, кто из работниковнепосредственно связан с затронутыми проблемами исможет содействовать их решению.При проведении беседы руководитель должен выслушать мнениеподчиненного и по полученной в ходе беседы информациипринять решение.Для рационализации приема посетителей руководителю необходимоустановить график их приема в зависимости от перечня служебныхвопросов и категорий работников, а также выделить определенныедни, недели и часы для приема сотрудников по личнымвопросам.

Телефонные разговоры занимают до 25% времени руководителя.Анализ показывает, что на многие звонки руководитель вообще могбы не отвечать, доверив решение вопроса секретарю или референту.Телефонные разговоры должны быть деловыми и краткими. Однакоследует помнить, что по первому звонку создается впечатление офирме. Поэтому менеджер должен учить подчиненных лаконично,точно и корректно отвечать на вопросы, задаваемые по телефону.

Совещания составляют значительный вес в структуре затрат рабочеговремени руководителей (15—20%). Их проведение — необходимаяформа работы менеджера, в ходе которой происходит обменинформацией между руководителем и подчиненными, вырабатываютсяи выносятся на обсуждение варианты управленческих решенийи обычно принимаются решения. Кроме совещаний, на которыхпринимаются решения, могут проходить совещания, связанныес разъяснением и уточнением задач по реализации решений иоценкой их результатов, а также оперативные совещания.Проведению совещания предшествует определенная подготовительнаяработа. Приступая к подготовке совещания, важно четкосформулировать повестку дня, определив круг вопросов, подлежащихобсуждению. Далее необходимо собрать и подготовить информацию,необходимую для совещания (часто ее оформляют в видеосновного доклада, текст которого раздается участникам совещаниязаранее), определить круг участников, время и место проведениясовещания. Приглашать на совещание следует только работников,компетентных в обсуждаемой проблеме. Времяпроведения совещания определяется обычно в первой половине днядо обеда. Желательно, чтобы продолжительность совещания не превышаларегламента. Оптимальной считается продолжительность совещанияот 45 минут до одного часа. Совещания лучше проводить вспециальном помещении, например в зале заседаний, а не в общейкомнате или в кабинете руководителя.В процессе подготовки совещания обычно участвуют и техническиеисполнители (секретари, референты и т.п.). В частности, импоручается оповещение участников совещания о времени, месте ицели совещания, а также подготовка технической базы для проведениясовещания.Возможны разные способыпроведения совещания: слово могут получать участники совещанияпо заранее составленному списку, по желанию выступить в ходе совещания,по решению председательствующего. Оптимальная продолжительностьвыступления в прениях от трех до пяти минут.Обычно за это время выступающий успевает изложить свои основныесоображения по обсуждаемому вопросу и при соблюдении регламентавсе участники совещания получают возможность высказаться.Во время обсуждения вопросов на совещании руководитель следитза регламентом, направляет обмен мнениями по обсуждаемымпроблемам путем постановки дополнительных вопросов и предложенийвысказаться. При этом крайне важно фиксировать новыеидеи и предложения, способствующие оптимальному решению обсуждаемыхпроблем.В заключение совещания руководитель подводит его итоги. Порезультатам совещания обычно, кроме протокола, составляется ещедирективный документ, в котором отражается принятое решение.Реализация принятого решения контролируется обычно компетентнойкомиссией, сформированной из числа участников совещания.По ходу реализации решения также могут проводиться специальныесовещания, но они требуют меньшей подготовки и ограничиваются,как правило, выступлениями ответственных за реализацию решенияи ответами на вопросы.

Своевременное и качественное выполнение подчиненными решенийи распоряжений требует от менеджера контроля за исполнениемпоручений. Это приучает подчиненных к дисциплине и четкостив работе. Контрольные функции занимают в бюджете рабочеговремени руководителя значительное место (до 20%)[4].