Содержание основных документов по личному составу

Название документа	Содержание
Структура и штатная численность	Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания
Штатное расписание (форма 2 Т-3 в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)	Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом
Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)	Рабочая форма штатного расписания, в которую вносятся инициалы и фамилии работников, занимающих должности, которые предусмотрены штатным расписанием
Положения о структурных подразделениях	Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения
Должностные инструкции работников	Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой должностью. Основой для составления и оформления должностных инструкций служит «квалификационный справочник должностей руководителей. Специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России
Правила внутреннего трудового распорядка	Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации
Положение об обработке персональных данных работника	Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с гл. 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника» (ст. 85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных, работника, гарантии их защиты, хранения и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника
Трудовой договор	Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции, а работник обязуется лично выполнить определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка в ТК РФ. Содержание трудового договора, его обязательные условия, особенности его заключения определены ТК РФ, форму трудового договора можно найти в постановлении Министерства труда РФ по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)»
Изменения и дополнительные соглашения к трудовому договору	Согласно ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Дополнительные соглашения заключаются при изменении существенных условий трудового договора.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а в соответствии с постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26)	Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, Т-5а)	Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности); оклад (тарифную ставку), надбавку на новом месте работы
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (формы № Т-8, Т-8а)	Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61)	Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая чпсть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа
Личная карточка работника (форма № Т-2)	Заполняется на сотрудников принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Трудовая книжка работника	Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 «О трудовых книжках» и изданной на его основе Министерством труда Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 №69)
Личное дело работника	Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включается: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовойдоговор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшиваются копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении и пр.

 

4.Порядок подготовки приказов по личному составу.

 

Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких либо задач.

Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа.

Приказами по личному составу оформляется прием на рабо­ту, перемещение по службе, увольнение, предоставление от­пусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, уволь­нительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения со­ответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие : НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные вари­анты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кад­рам.

3. Заглавие - "По личному составу".

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разря­дов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в свя­зи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В ор­ганизациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудни­ка, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоян­ная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по со­вместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кад­рам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, да­та ознакомления.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Срок хранения приказов 75 лет.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

Ø наименование министерства или ведомства (если есть);

Ø название организации;

Ø ПРИКАЗ- название вида документа;

Ø место издания (город);

Ø дата, номер;

Ø заголовок;

Ø текст (может делиться на пункты).

Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буква­ми, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фа­милия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.

Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - пе­ревести, принять, уволить и далее текст пункта:

Ø основания к пунктам;

Ø подпись;

Ø визы согласования заинтересованных лиц;

Ø подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

Ø отметка о направлении в дело.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Приказы оформляют на общих бланках по правилам принятым для оформления ОРД.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.

Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. личная карточка

1. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

2. Состоит из вопросов, и ответов на них.

3. Используется для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

4. Заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотрен­ные формой» должны отражаться в личной карточке своевременно.

5. Ставится в алфавитную картотеку работающих.

При использова­нии компьютеров могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их ос­нове распечатываться по форме Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственном за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, на­циональность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью со­ответствующих технических средств.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Трудовая книжка - основной документ подтверждающий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зави­симо от формы собственности. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свы­ше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о по­следнем занятии уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.