Учет и анализ использования архивных документов

Документы архивов активно используются для удовлетворения разносторонних информационных потребностей общества. Существует учет использования документов, который ведется архивом, как в традиционной, так и в электроннойформе. Данные учета использования служат для анализа использования документной информации, как по итогам года, так и более долгосрочного периода. Анализ использования документов, всвою очередь, лежит в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг. Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:

– изучение интенсивности использования;

– изучение эффективности использования.

Интенсивность использования ретроспективной документнойинформации — это частота обращения потребителя информации к фонду, делу, документу в единицу времени (год). Показателями ее также могут служить общее количество использованныхдокументов, дел, фондов.

Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах (например, в рублях — сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественныхпоказателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.

2. Формы учета использования документов в архиве.

В 1976-80-х гг. ВНИИДАД была разработана система унифицированной документации по архивному делу, где впервые былипредусмотрены единые формы учета использования ретроспективной документной информации. В 1981 г. ВНИИДАД предложил трехуровневую систему учета использования документов:

– система форм первичного учета;

– их обобщение;

– система централизованного учета данных.

Формы учета использования документов заполняются сотрудником отдела использования, читального зала либо самим исследователем. В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журналрегистрации и учета исполнения запросов. Отдельная картотека (журнал) может быть заведена для регистрации социально-правовых запросов; на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. Социально-правовые запросы иностранных пользователей (юридических и физическихлиц) и российских пользователей регистрируются в отдельныхкартотеках. Что касается запросов, поступивших по электронной почте, то они регистрируются наряду с другими, распечатываются и исполняются на общих основаниях, если содержатобратный адрес пользователя (почтовый или e-mail).

В карточкерегистрации и учета исполнения запроса указывается названиеархива, исходящий (для запросов юридических лиц) и входящий индекс (номер), дата запроса, исходящий индекс (номер) идата ответа, вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная выписка, копия, информационноеписьмо, тематический перечень документов, тематический обзор документов, тематическая подборка копий), автор запроса (Ф.И.О. заявителя или название учреждения), содержание ицель запроса, характер ответа. Подчеркивается или указываетсяцель использования — политическая, экономическая, научная, культурная, социально-правовая. В случае если запрос непрофильный, указывается учреждение, в которое он пересылается.

На обороте карточки указываются архивные шифры использованных для ответа документов. На карточке указывается датаисполнения, должность исполнителя, ставится подпись исполнителя. Для удобства заполнения картотеки регистрации запросовцелесообразно заранее разработать примерный перечень тем ивидов запросов. Записи в картотеку регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Еслипо разрешению директора архива срок исполнения запроса былпродлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).