Підсистема контролювання

ДОПОВІДЬ

З дисципліни «Адміністративний менеджмент»

 

 

 

 

Виконала студентки

4 курсу 5 групи ФРГТБ

денної форми навчання

Гаджук Анна

Гнесь Яна

Козьміна Єлизавета

 

КИЇВ 2013

Проаналізувати процес налагодження комунікаційних зв’язків і організації документообігу, а також механізм створення підсистем контролювання та мотивування діяльності персоналу системи адміністративного менеджменту організації.

Комунікаціїуменеджменті належать до сполучнихпроцесівуправління, оскількипов'язуютьфункціїпланування, організації, мотивації та контролю. Комунікаційнийпроцес - цепроцесобмінуінформацієюміждвома і декількома людьми (працівниками) з метою розв'язанняпевноїпроблеми. Розглядаючиобмінінформацією на підприємстві, часто мають на увазі людей, якіспілкуютьсяособистоабо в групі на зборах, розмови по телефону абоскладання записок, звітів. І хоча на цівипадкиприпадаєосновначастинакомунікацій на підприємстві, разом з тим не можнаобмежуватисьлише ними при аналізідосить складного комунікативногопроцесу.

Комунікації є процесамизв'язкупрацівників, підрозділів,організацій і можутьвиникати:

1. В серединіпідприємства

- відвищихрівнівуправління до нижчих, або за нисхідноюлінією;

- віднижчихрівнів до вищих, або за висхідноюлінією;

- міжрізнимипідрозділами (відділами, цехами тощо);

- міжкерівником і йогоробочоюгрупою (апаратом);

- через неформальнікомунікації (розповсюдження чуток).

Такікомунікаціїбудемоназивативнутрішніми.

2. міжорганізацією і зовнішнімсередовищем

- з постачальниками;

- зіспоживачами;

- з державними органами;

- з політичною системою.

Такікомунікаціїназиватимемозовнішніми.

Комунікаційна система всерединіпідприємства (формальна і неформальна) набагатобільшепідлягаєвидозміні через впливчисленнихфакторів, до якихвідносяться:

- форма організаційноїструктури (тип департаментизації, кількістьієрархічнихрівнів, видивстановленихзв'язків);

- розмірпідприємства;

- комунікаційнаполітика, яку ведекерівництвопідприємства (заохоченнячинебажаністьучасті «низів» в процесіуправління, рівень контролю виконаннясвоїхвиробничихобов'язківпрацівникамитощо);

- професійністьробітників (наявністьпевногокваліфікаційногорівня для роботи на даномупідприємстві);

- складністьвиробничихоперацій, яківиконуютьробітники одного підрозділу, їхвиробничезавантаження;

- однорідність/відмінністьіндивідуальних характеристик працюючих (вік, стать, сімейний стан, особистіякості) та інше.

Надамо характеристику налагодженнясистемикомунікаційних зв’язків ТОВ «Вілар».

Організаційна структура ТОВ «Вілар» базується на департаментизації по споживачу (сх.1.), що обумовлено одним чітко визначеним напрямом діяльності підприємства:

- організація облуговування споживачів різних верств населення.

З малюнку видно, що в ресторані існує три основних напрями комунікаційних потоків: зверху-вниз, знизу-догори та по горизонталі. Кожний з напрямів передбачає взаємодію співробітників, що знаходяться на різних рівнях організаційної ієрархії, тому значно відрізняються за своїми цілями, характером інформації, методами, тривалістю та частотою.

Три основних підрозділи підпорядковуються директору, який приймає всі управлінські рішення. Найвищий управлінський рівень представлений власникомТов «Вілар», який виконує лише функцію контролю. Тому комунікаційний процес між власником та нижчими рівнями представлений в основному комунікаціями знизу-догори у вигляді щомісячних звітів про виконану роботу, та докладів по телефону.Щодня відбуваються телефонні розмови для вирішення короткострокових питань.

Такою ж формалізованою формою доведення прийнятих рішень зверху-вниз є накази та інструкції власника. Найпоширенішою формою інформування підлеглих є телефонні розмови передача інформації черех директора та адміністратора.

За розміром ТОВ «Вілар» не відноситься до малих підприємств, за його штатним розкладом на фірмі працюють 24 працюючих:

адміністратор - 1 чол.

Бухгалтер – 2 чол.

Кухар – 5 чол.

Бармен – 2чол.

Офіціант – 6 чол.

Посудомийниця – 2чол.

Прибиральниця – 2 чол.

Охоронець – 2 чол.

Розглянемо внутрішні комунікації, тобто комунікації між працівниками ТОВ «Вілар». На даному підприємстві нараховується п’ять управлінських рівнів.

Перший рівень це власник та директор. Директор підпорядковується власнику,тому найтісніше з власником спілкується саме він. Директор йому звітує та доповідає про різні ситуації.

Другий рівень це підпорядкування директору адміністратора, шеф-кухаря та головного бухгалтера.

На третьому рівні адміністратору підпорядковуються старший офіціант, офіціанти, посудомийниці, прибиральниці та охорона.

Четвертий рівень це шеф-кухар та кухарі.

П’ятий рівень – головний бухгалтер та бухгалтер.

Основним методом неформальних комунікацій є передача усних повідомлень (між працівниками в офісі та поза ним) та телефонні розмови (між адміністратором і генеральним директором).

Досить розповсюженим на даному підприємстві є поширення чуток, але здебільшого вони стосуються неорганізаційних питань (хоч підприємство і не мале будь-які організаційні зміни відразу стають відомими для всіх, не потребуючи додаткових методів донесення до відома працівників).

Головним недоліком у комунікаційній системі даного підприємства є його організаційна структура, яка побудована саме за такою моделлю, що заважає, а не сприяє комунікаціям. Департаментизація підприємства по споживачу має ряд поважних переваг (підвищення уваги до кінцевого результату, зникнення ефекту «пляшкового горла», який присутній у функціональних структурах), але щодо налагодження ефективних комунікацій (особливо горизонтальних) вона є недоцільною для використання. На даному підприємстві вертикальні комунікації мають формальний характер подання звітів догори (часто з викривленою інформацією) та показний контроль зверху.

Документообіг - це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

ТОВ «Вілар» має майже всі необхідні документи для пезберебійного та правильного функціонування.

Документи складалися головним бухгалтером та власником підприємства. Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

На підприємстві присутні та затверджені такі види документів як: статут підприємства, організаційна структура, штатний розпис, посадові інструкції,положення про структурний підрозділ, правила внутрішнього трудового розпорядку, план евакуації, сертифікати на продукцію, що продається;книга скарг та пропозицій, медичні книжки працівників, асортиментний список, інструкція по охороні праці, текст закону «Про захист прав споживачів»,адреси та телефони органів по захисту прав споживачів,ліцензія на торгівлю алкоголем, план виробничого контролю.

Всі документи з печаттю та зберігаються у архівах.

Підсистема контролювання.

Адміністрація - це керівництво ресторану на чолі з директором, яка здійснює управління колективом підприємства.

Директор відповідає за організацію виробничої, торгової нефінансової діяльності ресторану. Він керує колективом, займається підбором кадрів, приймає на роботу, звільняє на підставі трудового законодавства, здійснює контроль за розстановкою кадрів і культурою обслуговування відвідувачів в закладі, стежить за станом обліку, контролю і збереженням матеріальних цінностей. Директор ресторану контролює своєчасність доставки та якість продукції, створює умови для збереження товарно-матеріальних цінностей. Він контролює роботу всіх ділянок підприємства, у тому числі стежить за якістю своєї продукції, а також дотриманням всіх правил санітарії та гігієни, техніки безпеки та пожежної безпеки.

Заступник директора виконує всі доручення директора, несе відповідальність за вирішення тих питань і за ті ділянки виробництва, які йому доручив директор ресторану.

Шеф-кухар повністю відповідає за виробничий процес, під його керівництвом здійснюється контроль над дотриманням рецептур страв, він повинен строго вимагати від кухарів дотримання технології приготування страв та санітарних норм. Він розставляє працівників кухні відповідно до вимог виробництва та їх кваліфікації. Завідувач виробництвом щодня складає меню з урахуванням наявних продуктів, здійснює перевірку якості готових страв і кулінарних виробів і їх відповідності рецептурою. Завідувач виробництвом відповідає за своєчасне постачання вироб-ництва I сировиною, інструментами та інвентарем.

Адміністратор протягом дня перебуває на території закладу, керує роботою офіціантів, стежить за правильністю обслуговування відвідувачів, чистотою, порядком і правильністю сервірування столів. Адміністратор також керує роботою барменів, посудомийниць, охоронців, прибиральників. Перед відкриттям закладу він інструктує офіціантів щодо порядку роботи на даний день, перевіряє готовність до обслуговування, переглядає меню. Спостерігає за правильністю відпуску готових страв та їх оформленням. Контролює розрахунок офіціантів з відвідувачами.