Экспертиза ценности документов: понятие, цель, задачи, критерии и принципы

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Экспертиза ценности документов осуществляется: • в делопроизводстве учреждений; • в ведомственном архиве; • в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п. Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа. Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов. Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: • роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; • значение физического лица в жизни общества; • время и место образования документа. К критериям содержания: • значимость события (явления), отраженного в документе; • значение имеющейся в документе информации; • повторение информации документа в других документах; • вид документа; • подлинность документа. А к критериям внешних особенностей документов: • форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа; • физическое состояние документа; • подлинность документа.