Даний проект є проектом створення нового бізнесу. Для його реалізації вирішено всі можливі операції з управління проектом виконувати силами залучених співробітників. Роботи з монтажу комп’ютерної техніки будуть виконуватися підрядником, що є постачальниками обладнання.
4.1.1. Моніторинг. Одержання інформації в проекті здійснюється з трьох основних джерел:
– документи;
– виробничий процес;
– людина.
Техніка накопичення і аналізу інформації:
– аналіз даних, отриманих з документів;
– спостереження за ходом технологічного процесу;
– довірчі бесіди.
Перед початком збору інформації з офіційних документів, для потреб комплексного аналізу і діагнозу життєдіяльності підприємства, самі документи класифікуються таким чином:
– тип інформації, що підлягає аналізу;
– масштаби фактичної реальності;
– спосіб збереження інформації;
– ступінь обробки інформації.
Тип інформації отриманий з документів, що підлягає аналізу розрізняють за змістом, формою і способом кваліфікації.
|
|
Документи. Ділова документація ділиться на наступні типи:
– у сфері організації:
– її схема;
– нормативи трудової діяльності;
– спільні інструкції;
– системи інформації і телекомунікації;
– нормативні акти;
– у сфері економіки:
– оперативні і стратегічні програми;
– програми економічного аналізу;
– результати маркетингових досліджень;
– концепції розвитку транспортної галузі;
– активізація діяльності іноземних інвесторів на українському ринку перевезень;
– результати діяльності провідних транспортно-експедиційних компаній світу та інновації, що ними впроваджуються.
– у сфері фінансово-бухгалтерської документації:
– зв'язки з банківською системою;
– у сфері персоналу:
– особисті справи;
– анкетні дані;
– ступінь і масштаби професійної підготовки і розвитку кадрів.
Масштаби фактичної реальності охоплюють той період часу, який описується в документації, щодо всього підприємства, його підсистем і ланок аж до окремого працівника.
Спосіб збереження інформації:
– письмово в папках і в швидкозшивачах;
– на жорстких дисках комп'ютерів;
– інших електронних носіях.
Ступінь обробки інформації:
– первинна інформація;
– готові дані;
– частково оброблені дані;
– скомбіновані дані (зібрані в таблицю або графік);
– інформація у вигляді остаточних виводів.
Для легкості ведення бухгалтерського обліку задіяна програма «1С-бухгалтерія». Для ведення проекту, що реалізується задіяна програма Microsoft Project 2007.
Для нагляду за процесом реалізації проекту, використовується «метод моментальних спостережень» полягає в принципі відстеження реалізації робіт, а також реєстрації (на аркуші спостережень) всього того, що спостерігач визнає потрібним відзначити в моменти спостереження.
|
|
Частота моментів спостережень – довільна.
Людина. Для отримання потрібної інформації від людей (співробітників, підлеглих, членів команди проекту) окрім спільних оперативних засідань, використовується «техніка довірчої бесіди» – розмова на суто обмежену тему по предмету досліджень, тобто, цілеспрямованою бесідою в безпосередньому контакті між дослідником і респондентом з метою здобуття інформації.
Метою довірчої бесіди є ознайомлення із перевагами проекту, з його істотними сторонами, з рівнем зв'язків з оточенням, з його проблемами, дисфункціями та інше. Місце проведення бесід – довільне.
4.1.2. Контроль проекту. У зв'язку з невеликим обсягом проекту, функції контролю за ходом виконання робіт і координації зусиль всіх виконавців здійснюватиме керівник проекту. До контролю проекту віднесено:
– контроль розкладу;
– контроль витрат;
– контроль якості;
– контроль реагування на ризикові події.
Контроль розкладу.
Входи:
– календарний план проекту;
– звітність про виконання від керівника проекту;
– запити на зміни від співробітників або членів команди проекту;
– план управління розкладом.
Методи і засоби:
– система контролю змін розкладу;
– оцінка ступеня виконання;
– додаткове планування;
– програмний продукт MS Project.
Виходи:
– модифікація календарного плану;
– коригувальні дії;
– засвоєні уроки.
Контроль витрат.
Входи:
– базова вартість;
– подача звітності про виконання;
– запроси на зміни;
– план управління вартістю.
Методи і засоби:
– система контролю змін вартості;
– визначення ступеню виконання;
– додаткове планування;
– комп’ютерні методи.
Виходи:
– переглянуті кошториси витрат;
– модифікації бюджету;
– коригувальні дії;
– оцінка витрат по завершенню;
– засвоєні уроки.
Контроль якості.
Входи:
– результати робіт;
– план управління якістю;
– опис процедур;
– списки об’єктів контролю.
Методи і засоби:
– інспекція;
– схеми контролю;
– діаграми Парето;
– статистичні вибірки;
– будування блок-схем;
– аналіз тенденцій.
Виходи:
– удосконалення якості;
– рішення о прийманні;
– поправки директив;
– кінцеві списки об’єктів контролю;
– корегуючи дії по покращенню контролю якості;
Контроль реагування на ризикові події.
Входи:
– додаткове визначення ризику;
Методи і засоби:
– оперативне реагування;
– додаткові заходи по зниженню ризиків.
Виходи:
– корегуючи дії;
– модифікація плану управління ризиками.