Правила заполнения формы номенклатуры дел

7.1. Если номенклатура дел большая (более 5 листов), составляется титульный лист, на котором указываются названия документов, по которым определяются сроки хранения.

Гриф утверждения тоже может проставляться на титульном листе.

7.2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения или направления деятельности организации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения.

Например: 05-16, где 05- обозначение структурного подразделения, 16- порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется проставлять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений или направлений деятельности.

7.2. В графе 2 проставляется заголовок дела в соответствии с правилами, изложенными в п.6. Памятки.

7.3. Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

7.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням. Срок хранения дела может быть определен по типовой или примерной номенклатурам. Рядом с номером статьи делается ссылка на документ, по которому определен срок хранения.

Например: ТП - типовой перечень (1989 г.), ТУ - типовой перечень (2001 г.), ВП - ведомственный перечень, ТН - типовая номенклатура, ПН - примерная номенклатура.

7.4.1. При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЭК организации.

7.5. В графе 5 могут проставляться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т.д.

Например: 01-08 Должностные инструкции сотрудни- 3 года После заме-

ков (копии) ст. 35 б ТУ ны новыми

03-07 Таблицы, характеризующие лесной Постоянно На каждый

фонд, таксационные описания, схе- ст.107 ПН вид планов

мы лесхозов, планы лесонасаждений, и таблиц мо-

планы охотоугодий, планшеты жет заво-

диться от-

дельное де-

ло

7.6. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Приложение 1

Федеральная служба земельного кадастра России

(Росземкадастр)

Комитет по земельным ресурсам и землеустройству

Хабаровского края

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 2005 год

Сроки хранения документов в номенклатуре дел проставлены в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», М., 1989, часть II (ТП); Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2001 (ТУ) и «Перечнем документов по землеустройству, образующихся в деятельности учреждений и организаций системы Министерства сельского хозяйства СССР с указанием сроков хранения», М.,1978 (ВП)

Федеральная служба земельного кадастра УТВЕРЖДАЮ

России

(Росземкадастр)

Руководитель комитета

Комитет по земельным ресурсам и по земельным ресурсам

Землеустройству Хабаровского края и землеустройству

Хабаровского края

В.Г. Кутелев

25.12.2004

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2004 № 6-22

Г. Хабаровск

На 2005 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание

	1. Руководство
1-1	Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ		До минования надобности Ст.1б ТУ
1-2	Приказы, указания, инструктивные письма Росземкадастра по основным вопросам деятельности		До минования надобности Ст. 6 а ТУ	Касающиеся деятельности комитета - постоянно
1-3	Инструкции, методические указания и рекомендации Росземкадастра по вопросам….
1-4	Протоколы и решения коллегии комитета		Постоянно Ст. 5 а ТУ
……	…………………….
1-16	Переписка с Росземкадастром по вопросам основной деятельности		5 лет ЭПК Ст. 12 ТУ
……	……………………
1-25	Журнал регистрации приказов и распоряжений руководителя комитета по основной деятельности		Постоянно Ст. 72 а ТУ	Хранится на месте
1-26	Журнал регистрации входящей корреспонденции и контроля за исполнением документов		3 года ст. 72 б ТУ

2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета
2-1	Указания, инструктивные письма Росземкадастра, Минфина РФ по вопросам финансирования и заработной платы		5 лет ст. 156 ТУ
2-2	Штатное расписание и изменения к нему		Постоянно Ст. 32 ТУ
2-3	Годовые сметы расходов комитета и его филиалов		Постоянно Ст. 112 ТУ
……	………………………………..
3. Отдел землепользования и землеустройства
……	………………………………..
3-5	Документы по инвентаризации земель (карты, книги, копии)		Постоянно Ст. 21 ВП	Хранятся на месте
3-6	Техническое дело по вычислению земельных площадей (книги)		Постоянно Ст. 9 ВП	Заводится отдельное дело по угодьям Хранятся на месте