I. Особенности работы с MS Excel

Остановимся на некоторых особенностях программы MS Excel, которые необходимо учитывать, начиная работу с этой программой.

1. Файл Excel называется книгой (рис. 1, поле 1), которая состоит из листов. На каждом листе книги может находиться различная, независящая друг от друга информация. Названия листов указаны на ярлыке листа (рис.1) в левом нижнем углу окна Excel. Для облегчения идентификации сведений на листе удобно переименовать ярлычок этого листа. Например, поместив результаты по одной методике на лист с ее названием. Переименовать листы можно щелкнув два раза правой кнопкой мыши на ярлыке соответствующего листа. В стандартном наборе представлено 3 листа. Листы можно добавлять или удалять, щелкнув по их ярлыкам правой кнопкой мышки и выбрав соотвествующий пункт подменю.

Рисунок 1 – Внешний вид пустого тиста в новой книге Excel 2007

2. Основное меню Excel 2007 содержит команды сохранения печати документа, настройки окна и программы. Открывается оно щелчком левой кнопки мыши на логотипе Office в левом верхнем углу программы.

3. Полоса в верхней части окна приложения Excel 2007 называется лентой (рис. 2, поле 1). Лента состоит из вкладок. Каждая вкладка относится к определенной категории работ, выполняемых в приложении Excel. Для просмотра команд на каждой вкладке необходимо щелкнуть эти вкладки в верхней части ленты. Первая слева вкладка — вкладка Главная — содержит наиболее часто используемые команды. Помимо нее есть вкладки Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Команды объединены в небольшие связанные группы. Например, команды редактирования ячеек объединены в группу Правка, а команды для работы с ячейками — в группу Ячейки.

Рисунок 2 – Лента и вкладки в Excel 2007

4. Если кнопки команд не вмещаются на панель инструментов, группа содержит раскрывающийся список, где можно увидеть полный перечень команд данной группы, открыть который можно щелкнув левой кнопкой мыши на стрелочке рядом с названием группы.

5. Листы состоят из столбцов, строк и ячеек. Именно эта сетка видна при открытии книги . Столбцы располагаются на листе вертикально, сверху вниз. Строки на листе располагаются горизонтально, слева направо. Ячейка — это место пересечения одного столбца с одной строкой. Столбцы таблицы Excel обозначаются латинскими буквами (рис.3, поле 1), строки цифрами (рис.3, поле 2). Каждая ячейка Excel имеет уникальный адрес, состоящий из названия столбца и строки – это ссылка на ячейку. Данные ссылки нужны при работе с формулами. Ссылки на ячейки идентифицируют отдельные ячейки в листе. Они сообщают Excel, где искать значения для использования в формуле.

Рисунок 3 – Столбцы, строки и ячейки листа в Excel 2007

6. Ссылки на ячейки могут относиться к определенным ячейкам или диапазонам ячеек по строкам и столбцам (таблица 1).

Таблица 1

Ссылка на ячейку	Относится к…
A10	ячейке в столбце A, строке 10
A10,A20	ячейкам A10 и A20
A10:A20	диапазону ячеек: столбец A, строки 10-20
B15:E15	диапазону ячеек: строка 15, столбцы B-E
A10:E20	диапазону ячеек: столбцы А-E, строки 10-20

7. При наведении на ячейку курсор может принимать несколько форм (таблица 2).

Таблица 2

Виды и функции курсора в программе Microsoft Excel

1. Вид курсора
Функция	Задание
1. Активирование ячейки, делающее возможным запись в ней.	1. Активировать ячейку А1, записать фамилию первого респондента, перейти к А2, записать следующую фамилию.
2. При одинарном нажатии на ячейку и последующем вводе данных предыдущее содержание ячейки стирается.	2. Вернуться к первой фамилии, щелкнув один раз, попробовать исправить надпись.
3. При двойном щелчке курсор приобретает другой вид (|), что делает возможным внесение в ячейку исправлений.	3. Произвести подобную операцию – исправить букву в фамилии первого респондента.
4. Служит для выделения «области» (совокупности ячеек).	Выделить область А1:С3 (подвести курсор к А1 и не отпуская клавишу, довести до С3).
5. Служит для выделения столбцов и строк (для этого курсор должен находиться на названии столбца или строки).	5. Выделить столбец D (навести на букву D, нажать один раз). Теперь возможно редактирование столбца (команды контекстного меню - правая клавиша).
2. Вид курсора |
1. Служит для исправления текста в ячейках (это же осуществляется в строке формул fx).	1. Активировать ячейку С1 предыдущим типом курсора, затем через строку формул и тип курсора (|) внести в нее изменения.
3. Вид курсора +(появляется при наведении мышки на нижний правый угол ячейки)
1. Копирование.	1. Активировать ячейку А1 первым типом курсора, навестись на нижний правый угол до приобретения курсором вида +, потянуть вниз или вбок.
2. Автоматическая нумерация.	2. Добавить столбец перед списком фамилий (выделить столбец А, щелкнув по его букве левой кнопкой мыши, затем правой кнопкой открыть контекстное меню, в котором выбрать второй вариант команды «Вставить»). Поставить в ячейку А1 цифру «1», в ячейку А2 цифру «2». Выделить область А1:А2 первым типом курсора; подвести к нижнему правому краю, потянуть вниз до конца списка фамилий (автоматически проставятся номера респондентов).
3. «Протягивание» введенных формул на соседние ячейки.	-
3. Вид курсора появляется при наведении мышки на промежуток между строками либо столбцами (область названий)
1. Изменение высоты строки либо ширины столбца.	1. Подвести мышку к промежутку между столбцами В и С так, чтобы курсор принял этот вид, нажать и потянуть вправо (столбец В расширится); то же – со строками.
2. Придание совокупности столбцов или строк одинаковой высоты / ширины.	2. Выделить столбцы С, D и E (первым типом курсора – нажать на С и не отпуская – потянуть вправо до Е), затем подвести мышку между столбцами D и Е (до принятия 4-го вида), сузить столбец D (остальные примут такую же ширину); аналогично – со строками.
4. Вид курсора
1. Перемещение выделенной области.	1. Выделить область А1:С3, подвести курсор к границе выделения, так, чтобы он принял соответствующий вид и стрелка, при этом, касалась границы области выделения, перетащить в правую часть файла.

 

8. Правила работы с формулами:

- Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.Заканчивается введение формулы нажатием кнопки Enter;

- Формула может быть введена в любую ячейку листа Microsoft Excel;

- Формула может быть введена с помощью иконки формул (функций – fx), а может быть введена «вручную»;

- Формула отображается в «строке формул» (под панелью инструментов), введя курсор в которую, можно вносить корректировки (рисунок 4);

Рисунок 4 – Строка формул в Excel 2007

- В формулу можно вводить числа «от руки», можно использовать ссылки на ячейки, а между ними – математические операторы (например, если нужно суммировать значения ячейки А1 и ячейки А2, то (после знака =) необходимо правой кнопкой мышки один раз щелкнуть на ячейке А1, затем с клавиатуры ввести +, щелкнуть на ячейке А2 (и нажать Enter)). При этом Excel подставит в формулу ссылку автоматически;

- Если в формуле используется несколько ссылок, то каждой из них Excel дает свой цвет. Это очень удобно. Пример: напишите в какой-либо ячейке формулу «=A1+D1», нажмите Enter, затем два раза щелкнете по ячейке. В ячейке вы увидите формулу с разноцветными ссылками, а вокруг ячеек A1 и D1 будут прямоугольники соответствующих цветов (рисунок 5). Гораздо проще найти, куда указывает ссылка, по цвету прямоугольника, чем просматривать буквы столбцов и номера строк. Наведите курсор мыши на один из разноцветных прямоугольников и перетащите левой кнопкой за границу в другое место. Вы увидите, что при этом меняются и адреса ячеек в формуле — часто это самый быстрый способ подправить адреса в формуле, особенно после копирования маркером автозаполнения;

Рисунок 5 – Ссылки на ячейки в формуле MS Excel 2007

- Математические операторы в формулу вводятся с клавиатуры (калькулятор на правой стороне клавиатуры включается клавишей Num Lock). Виды операторов: * (умножить), / (делить), + (прибавить), – (отнять); возведение в степень происходит с помощью значка ^ (английский алфавит, цифра 6 с Shift), например, при возведении в куб выражение выглядит «^3»;

- При необходимости рассчитать некий показатель по диапазону данных сначала ставится открывающаяся скобка (, затем мышкой выделяется диапазон, затем ставится закрывающаяся скобка);

- При написании формул пробелы не ставятся;

- Формулу можно «протягивать» с помощью курсора +. При этом в формуле происходит сдвиг (например, в ячейку В1 можно ввести формулу А1*100%, затем потянуть вниз, при сдвиге в ячейке В2 окажется формула А2*100%, в ячейке В3 окажется А3*100% и т. д.);

- Предыдущее правило описывает пример работы формул для так называемых относительных ссылок. Вообще ссылки на ячейку бывают трех типов: а) относительные ссылки (пример: A1); б) абсолютные ссылки (пример: $A$1); в) смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные). Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки. Использование этого знака фиксирует ссылку на ячейку в формуле, что не приводит к изменению такой ссылки при «протягивании» формулы на соседние ячейки (рис. 6, поле 2).

Рисунок 6 – Относительные (1) и абсолютные ссылки (2) в MS Excel 2007

9. Использование текста в формулах. С текстовыми значениями можно выполнять математические операции, если текстовые значения содержат только цифры от 0 до 9, +, -, е, Е, /. Еще можно использовать пять символов числового форматирования: $, %, (,), пробел. При этом текст должен быть заключен в двойные кавычки.

Например:

ü Неправильно: =$55+$33

ü Правильно: ="$55"+$"33"

При выполнении вычислений Excel преобразует числовой текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение 88.

Для объединения текстовых значений служит текстовый оператор & (амперсанд). Например, если ячейка А1 содержит текстовое значение "Иван", а ячейка А2 - "Петров", то введя в ячейку А3 следующую формулу =А1&А2, получим "ИванПетров". Для вставки пробела между именем и фамилией надо написать так =А1&" "&А2. Амперсанд можно использовать для объединения ячеек с разными типами данных. Так, если в ячейке А1 находится число 10, а в ячейке А2 - текст "мешков", то в результате действия формулы =А1&А2, мы получим "10мешков". Причем результатом такого объединения будет текстовое значение. Точно так же работает оператор "СЦЕПИТЬ", выглядеть формула с его участием будет так: «=Сцепить(A1;" ";A2)».

10. MS Excel позволяет «переворачивать» таблицы как целиком, так и по частям. Например, у Вас есть таблица Вы хотите перевернуть ее, т.е. сделать так, чтобы шапка таблицы была расположена не по горизонтали, а по вертикали (рисунок 7). Для того, чтобы осуществить это действие, необходимо выделить таблицу, скопировать ее. Активизировать любую свободную ячейку, вызвать меню правой кнопкой мыши и выбрать «специальную вставку». В открывшемся подменю поставить галочку на «траспонировать» ® Ок. То же самое нужно сделать, если требуется перенести значения из одной таблицы в другую, а при этом в одной таблице значения стоят по горизонтали, а в другой – по вертикали.

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Транспонирование таблицы в MS Excel 2007

11. Для добавления строк или столбцов в таблицу нужно: а) выделить нужную строку, щелкнув по цифре, обозначающей ее, правой кнопкой мышки, б) выделить нужный столбец, щелкнув по букве, обозначающей его, правой кнопкой мышки. В открывшемся подменю выбрать вторую команду «Вставить» (не тот вариант, где рядом нарисован знак «буфер обмена» - папка) (рисунок 8). Новая строка появится выше выделенной, а столбец – левее выделенного.

 

Рисунок 8 – Добавление строк (1) и столбцов (2) в MS Excel 2007

12. Выравнивание данных в ячейках. По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа — по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов «Главная» ® «Выравнивание», в которую вынесены интерактивные кнопки для наиболее популярных команд (рисунок 9). Они связанны с выравниваем текста, переносом слов внутри ячейки, а также объединением нескольких ячеек в одну.

Рисунок 9 – Панель «Выравнивание» в MS Excel 2007

Доступ к дополнительным параметрам этой функции возможен либо нажатием кнопки рядом с названием «Выравнивание», либо вызовом контекстного меню с помощью нажатия правой кнопки мыши по ячейке и выбором функции «Формат ячеек» (рисунок 10).

Рисунок 10 – Контекстное меню «Формат ячеек» в MS Excel 2007

13. Помимо математических и статистических функций MS Excel позволяет выполнять логические функции: ЕСЛИ; И, ИЛИ, НЕ; ИСТИНА и ЛОЖЬ; ЕПУСТО. В работе психолога при создании автоматических обработчиков тестов наиболее часто применяется логическая функция ЕСЛИ. Она имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Значения данных «фраз» на простом языке следующее:

ü логическое_выражение – это Ячейка ответа (значение, которое вводит испытуемый) = верному ответу (или не равна);

ü значение_если_истина – это тот балл, который мы назначаем за верный ответ;

ü значение_если_ложь – это тот балл, который мы назначаем за неправильный ответ.

Например, в ячейку А2 вопросов вводим «24 - x = 15». Рядом в ячейку В2 ответов тестируемым вносится ответ «9», что соответствует правильному ответу (который мы помещает в ячейку С2, которую потом скрываем). Тогда в ячейке D2 результата тестируемый получает 1 балл, а при любом другом ответе, не равном «9» он получит 0 баллов. В этом случае следующая формула помещает (на языке Excel «возвращает») в ячейку результат значение 1, если значение в ячейке равное 9, а в противном случае - 0: =ЕСЛИ(С2=D2;1;0).

Можно и так: =ЕСЛИ(С2=9;1;0) – тогда ячейка D2 не нужна, она нужна лишь для того, что в данном тесте нужно было «держать» под рукой верные ответы. Данную запись «=ЕСЛИ(С2=9;1;0)» нужно читать так: «Если испытуемый дал правильный ответ 9, то его балл равен 1, а если у него другой ответ, то он заработал 0 баллов».

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции. В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например:

=ЕСЛИ(А1=4;"Зачет сдал";"Зачет не сдал");

=ЕСЛИ(А1=4;"Молодец!";"Увы, ответ не правильный").

В этом случае текст обязательно помещают в кавычки.

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0, для этого в значении «значение_если_ложь» пишем две кавычки "".

Например: =ЕСЛИ(СУММ(А1:А3)=30;А10;"").

Для текстовых ответов подойдет запись с текстом, в этом случае аргумент «логическое_выражение» функции ЕСЛИ будет содержать текстовое значение. Например:
=ЕСЛИ(А1="Корова";1;0). Эта формула возвращает значение 1, если ячейка А1 содержит строку "Корова", и 0, если в ней находится любое другое ошибочное написание этого слова. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

14. При вводе данных целесообразно начать с ввода заголовков в верхней части каждого столбца, чтобы любому пользователю, работающему с книгой (а впоследствии и самому автору), было понятно, что означают введенные данные. В психологической статистике большинство таблиц исходных данных имеют следующую логику построения: каждая строка такой таблицы обычно соответствует одному объекту (испытуемому), а каждый столбец — одному измеренному при­знаку (шкале). Таким образом, исходной формой представления данных является таб­лица типа «объект — признак». В ходе дальнейшего анализа каждый признак выступает в качестве переменной, зна­чения которой меняются от объекта к объекту. При этом в первый столбец таблицы принято помещать номер испытуемого (он фиксируется за ним во всех остальных таблицах, например. Испытуемый 1), а далее - ту информацию, которая предопределила деление на выборки. Это может быть пол, возраст, семейное положение, тип семьи, профессия и пр. (зависит от специфики исследования). При этом желательно испытуемых одной выборки помещать во всех таблицах друг за другом в одном и том же порядке, под ними - испытуемых другой выборки. Это позволяет выделить однородные массивы данных, полученные в одной выборке, отделив их от данных других выборок, что упрощает их дальнейший анализ.

15. При большом объеме сведений, полученных в ходе психодиагностического исследования, работа со списками затрудняется из-за небольшого размера окна файла (так, переходя к 100-му респонденту в списке, исследователь «теряет из вида» первую строку файла с заголовками-обозначениями шкал методик). Для этого служат «разделители текста» (см. рис. 11): их можно «взять» мышкой и перетянуть (например, горизонтальный разделитель – к нижней границе строки заголовков) в нужное место, после чего документ разбивается на 2 части («верх» можно оставить фиксированным, а в нижней части передвигаться по списку). Возможно использование горизонтального и вертикального разделителей по отдельности – тогда вернуть их на прежнее место можно аналогичным путем (обратные действия), возможно совместное – тогда убрать их можно, щелкнув дважды мышкой на их пересечении.

Разделители текста

Рисунок 11 – Разделители текста в MS Excel 2007

16. Еще одна функция, часто востребованная при работе со списками, – сортировка данных (например, расположение фамилий в алфавитном порядке). Немаловажным является выделение соответствующей области перед сортировкой (чтобы фамилии «поменялись местами» вместе со всей остальной информацией на респондентов). В главном меню (Данные → Сортировка) возможно выбрать параметры сортировки (столбец, по которому производится сортировка, условия – по возрастанию либо по убыванию).

17. Одной из наиболее удобных возможностей программы Microsoft Excel является возможность выбирать из общего списка людей, соответствующих одному (например, высокая тревожность) или нескольким (например, высокий нейротизм и высокая экстраверсия) условиям с помощью функции фильтра (табл. 3).

Таблица 3

Работа с функцией «Фильтр» в MS Excel 2007

Функция	Задание
1. Фильтр всегда ставится на столбец, который, соответственно, для начала необходимо выделить.	1. Выделить столбцы со шкалами «Нейротизма» (Н) и «Экстраверсии» (Э) по методике Айзенка.
2. Чтобы применить функцию фильтр к столбцу (или, наоборот, убрать/отменить): Закладка «Данные» ® Функциональная группа «Сортировка и фильтр» ® Кнопка «Фильтр». Или Закладка «Главная» ® Функциональная группа «Редактирование» ® Кнопка «Сортировка и фильтр» ® «Фильтр».	2. Поставить фильтры (под названиями столбцов появятся квадраты со стрелками – «выбор»).
3. Выбор типа фильтра: нажатие квадратика со стрелкой под названием столбца, далее выбор нужного параметра.	3. В фильтре столбца «нейротизм» выбрать слово «условия», задать условия – «больше или равно 18» ® ok. Аналогичную процедуру проделать со шкалой «экстраверсия» - в таблице отразятся только яркие холерики.
4. Копирование «отфильтрованных» данных происходит только при выделении нужной области (не столбцов, не строк и не всего файла).