Об объеме документооборота

за _____________________ 20___ Г.

(месяц)

 

Документы	Количество документов	Всего
подлинники	Тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого

 

Руководитель Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Образец регистрационно-контрольной карточки

 

Приложение 6

Регистрационно – Контрольная Карточка

 

Входящий номер___________

 

Дата поступления _______________

 

Откуда поступило ________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Исх. № __________

 

Краткое содержание ________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

Исполнитель_____________________________________________________

 

Срок исполнения ______________

 

Дата снятия с контроля ________________

 

Карточка подлежит возврату специалисту ответственному за делопроизводство с отметкой даты исполнения

 

Образец справки о документообороте

 

 

Приложение 7

 

Государственное учреждение «Центр социальной защиты

населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»

Наименование структурного подразделения

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________№______

(место составления)

На__________________год

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
Название раздела

 

Наименование должности

руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Специалист, ответственный за архив Подпись И.О. Фамилия

 

Дата

 

 

Продолжение приложения 7

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году

в структурном подразделении Учреждения

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

 

Наименование должности

руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия

 

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы

ответственному за архив

 

Наименование должности,

передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия

 

Дата

 

Форма номенклатуры дел структурных подразделений Учреждения

 

Приложение 8

 

государственное учреждение «Центр социальной защиты

населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________№______ ______________________ (место составления) На__________________год

УТВЕРЖДЕНА приказом директора государственного учреждения «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда» от ______________20___г. № ______

 

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
Название раздела

 

Специалист ответственный за архив Подпись И.О. Фамилия

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК государственного учреждения «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда» от «___» ____________20__г. № _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области   от «___» ____________20__г. № _____

 

 

Продолжение приложения 8

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году

в Учреждении

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

 

Ответственный за архив Учреждения Подпись И.О. Фамилия

 

 

Дата

 

Форма номенклатуры дел Учреждения

 

Приложение 9

 

 

Порядок заполнения граф номенклатуры дел Учреждения

 

 

Номенклатура дел Учреждения составляется по установленной форме.

В приложении 7 приведена форма номенклатуры дел структурного подразделения Учреждения, а в приложении 8 - форма номенклатуры дел Учреждения.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01, где 02 - обозначение структурного подразделения, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

название Учреждения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 «Примечание».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.),

Например:

«Документы по результатам рассмотрения обращений граждан (письма, копии ответов).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

«Переписка Учреждения с УСЗН АВО по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности».

В заголовках дел, содержащих переписку с разными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

«Переписка Учреждения по вопросам социальной защиты военнослужащих, подлежащих увольнению, граждан, уволенных с военной службы».

При обозначении в заголовках дел нескольких административно - территориальных единиц указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с главами органов местного самоуправления области по вопросам жилищных субсидий».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

«Годовой план работы Учреждения».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, месте хранения подлинника.

Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, на них заводятся соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

Приложение 10