Заполнение базы данных

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность» должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле «Код»; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 4.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.

9. Произведите сортировку данных в поле «Год рождения» по убыванию.

10. Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

11. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

· войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы.

· в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

· в нижней части окна щелкните по строке параметра «Условие на значение» (рис. 21):

Рис. 21. Условие на значение

· щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений (рис.22);

Рис. 22. Построитель выражений

· в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке «OR» (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке «ОК». Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные" (рис. 23).

Рис 23. Сообщение об ошибке

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент" (рис.24).

Рис. 24. Значение по умолчанию

4. Введите ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных «Числовой» (рис. 25), а для выполнения первого условия сделайте следующее:

Рис. 25. Тип данных

· щелкните по строке параметра Индексированное поле (рис. 26);

Примечание. Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство «Индексированное поле» определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

· выберите в списке пункт «Да» (совпадения не допускаются) (рис.26);

Рис. 26. Индексированное поле

· перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке «Вид» → «Режим таблицы». На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке «Да».

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 4.2. Попробуйте в поле «Должность» любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово (рис. 27).

Рис. 27. Сообщение об ошибке

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных: щелкните правой кнопкой мыши по строке поля «Код преподавателя»;

· выполните команду Ширина столбца (рис. 28);

· в появившемся окне щелкните по кнопке «По ширине данных». Ширина поля изменится;

Рис. 28. Ширина столбца

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

· правой кнопкой мыши щелкните по полю «Фамилия» →«Найти» (рис. 29);

· в появившейся строке параметра «Образец» введите «Миронов»;

· в строке параметра «Просмотр» должно быть слово «ВСЕ» (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра «Совпадение» выберите из списка «С любой частью поля»;

· щелкните по кнопке «Найти» (рис. 30). Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово «Миронов»;

· щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово «Миронов»;

· щелкните по кнопке «3акрыть» для выхода из режима поиска

Рис. 29.

Рис. 30. Поиск

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.:

· правой кнопкой мыши щелкните по полю «Зарплата» → «Найти» → «Замена»;

· в появившемся окне в строке «Образец» введите 450 р.;

· в строке «Заменить на» введите 470 (рис. 31);

· щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке «Найти далее». Курсор перейдет на девятую запись — это то, что нам надо;

· щелкните по кнопке «3аменить». Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой «3аменить все», щелкните по кнопке «3акрыть».

Рис. 31. Замена

9. Для сортировки данных в поле «Дата рождения» по убыванию:

· Щелкните правой кнопкой мыши по полю «Дата рождения» → «Сортировка от старых к новым». Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Дата рождения» (рис. 32).

Рис. 32. Сортировка по убыванию

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

· Выберите поле «Должность»;

· На главной панели щелкните по кнопке «Фильтр»;

· Поставьте галочку в строке «Доцент» (рис. 33). В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах;

· Выберите поле «Дисциплина»;

· Щелкните по кнопке «Фильтр» → поставьте галочку в строке «Информатика» (рис. 34). В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики;

· для отмены фильтрации щелкните по кнопке «Выделить все». В таблице появятся все данные.

Рис. 33. Фильтр «Доцент»