Подготовка дел (файлов) к архивному хранению. Порядок передачи документов в архив

Ответ:Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения создается архив учреждения (организации, предприятия). Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение завершенных дел;

· информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении. Он должен занимать помещение (со стеллажами, шкафами или сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Cдача дел в архив учрежденияведется по графику, утвержденному руководством учреждения.В архив передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.

Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

Заведующий архивом расписывается при получении делна всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество дел. Описи на дела постоянного хранения составляют в 4 экземплярах: один экземпляр возвращается сотруднику, сдавшему дела, остальные остаются в архиве учреждения.

Основными видами архивов являются государственные, ведомственные, архивы негосударственных организаций, предприятий. Правовуюоснову вышеназванных архивов регулирует закон «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении (в организации, на предприятии) создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится на основании трёх документов: «Перечня документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков их хранения», утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учёту и отчётности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверждённого Постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.

При исчислении сроков хранения учитывают только год: день и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу организации (предприятия), устав и учредительный договор организации (предприятия), протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка организации (предприятия), за редким исключением, на архивное хранение не передается. Следует учитывать, что запрещаетсяуничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек .

Срок хранения документов по личному составу (личное дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяют на две группы:предназначенные для архивного хранения и подлежащие уничтожению.

Дела,отобранныенаархивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

· расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

· переплести дело или прошить его в четыре прокола;

· указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

· дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;

· дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляют отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Описи составляют на документы одного года. Дела в опись вносят по степени важности.

В опись № 1 дела заносят в такой последовательности:

· устав;

· протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;

· приказы по основной деятельности;

· перспективные и годовые планы;

· отчеты;

· контракты (с организациями).

В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:

· книга учета сотрудников (если она ведется);

· приказы по личному составу;

· личные дела и личные карточки;

· лицевые счета по заработной плате;

· невостребованные трудовые книжки.

В конце любой описи указывают цифрами и прописьюколичество включенные в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляют на обложке соответствующего дела.

На документы, предназначенные для уничтожения, составляютакт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенные в группу, например «переписка за 1998-1999 гг. – 3 дела».

Акты и описи составляют и подписывают члены экспертной комиссии, а рассматривает и утверждает руководитель учреждения (организации, предприятия).

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема (передачи) а также подписи участников приема (передачи).

Вместе с делами в архив учреждения (организации, предприятия) передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включеныв опись.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин-шрёдеров.

Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих организаций (предприятия) разрешается передавать в государственные архивы на договорной основе.