Системыавтоматизированногодокументооборота

Управлениедокументами:зачемнужныСЭД?

Внашиднибольшинстводокументовизначальносоздаютсявэлектронномвиде.Теже,чтопопадаютворганизациюнабумаге,частоподвергаютсяоцифровке.Поэтому,когдамыговоримобуправлениидокументооборотом,тодолжныиметьввидунетолькобумажныедокументы,ноиформализациюдвиженияэлектронныхверсий,тоестьэлектронныйдокументооборот.

 

Видыиспособыорганизацииэлектронногодокументооборотамогутбытьразными–созданиеобщегофайловогохранилищанасервере,использованиевнутреннейпочтыилииныхкоммуникационныхсистем.Ноэтоработаетдоопределенногоуровнярешаемыхзадачимасштабовдеятельностикомпании.Еслиидтидальше,нужновнедрятьсхему,котораяпозволитупорядочитьработуисбумажнымидокументами,исэлектронными.Этопозволяютсделатьсистемыэлектронногодокументооборотаразличныхвидов.

Цельэлектронногодокументооборота–эффективность!

Времена,когдавнедрениеСЭДмоглобытьданьюмоде,ушливпрошлое.Сейчасорганизации,переходящиенаэлектронныйдокументооборот,впервуюочередьдумаютобэффективности.Повышениеэффективностивозможнодвумяспособами–черезувеличениерезультатаиуменьшениезатрат.СовременныеСЭДиспользуютобаэтиспособа.Так,снижениюзатратспособствуют:

· Сокращениезатратнабумажныедокументы (распечатку,копирование,пересылкуипр.).

· Сокращениенепроизводительныхзатратрабочеговременисотрудников. Пооценкамзападныхконсалтинговыхкомпаний,долязатратвременинавыполнениерутинных,непроизводительныхоперацийнаддокументамиможетсоставлятьдо20-30%всегорабочеговремени(анапрактике–до60-70%).Снизитьтакиезатраты–однаизважнейшихцелейвнедренияСЭД.

НарезультативностьдеятельностиорганизациипривнедренииСЭДвлияют:

· Ускорениеинформационныхпотоков (болееоперативнаяинформационнаяподдержкаменеджмента–вышескоростьпринятиярешений).

· Изменениекорпоративнойкультуры (повышениеинформационно-технологическойподготовленностиперсонала,способствующеелучшемувосприятиюинноваций).

Основныезадачи,решаемыесистемамидокументооборота

Внедряясистемуэлектронногодокументооборота,организациичащевсегопланируютрешитьследующиезадачи:

· повышениеэффективностиуправленияпутемавтоматизацииконтролявыполнения,большейпрозрачностидеятельностиподразделенийиотдельныхсотрудников;

· автоматизациябизнес-процессовсиходновременнойоптимизацией;

· обеспечениеподдержкинакопления,управленияиорганизациидоступаккорпоративнойинформацииизнаниям;

· протоколированиедеятельностиорганизациивцелом,ееотдельныхподразделений,рабочихгрупп,сотрудниковсиспользованиемэтойинформациидляподдержкипринятиярешенийит.д.;

· сокращениеоборотабумажныхдокументов(сцельюсниженияиздержек);

· упрощениеиудешевлениехранениядокументов,использующихсявтекущейдеятельности,засчетсозданияоперативногоэлектронногоархива.

Факторы,влияющиенавыборСЭД

Любаяорганизация,выбирающаяСЭД,руководствуетсяопределеннымикритериями.НавыборСЭДвлияютфакторы,характеризующиесамуорганизациюиеедокументооборот.Оникасаютсяособенностиорганизационнойструктурыибизнес-процессов,имеющихсятребованийкдокументообороту,видовконтента,необходимогофункционаласистемы,способоввнедрения,поддержкиСЭД,ееразвития,интеграцииит.д.Подробнее

Общаяклассификациясистемдокументооборота

Любаяклассификацияявляетсяусловной.Выделяютвидысистемэлектронногодокументооборотапофункционалуирешаемымзадачам,помасштабампредприятий,поархитектуреит.д.

 

По функционалу и решаемымзадачам выделяютследующие:

· Системыделопроизводства. Предназначеныдляорганизацийсжесткоформализованнымиправиламидокументооборотаивертикальнымуправлением.

· Электронныеархивы. Этосистемысразвитымисредствамихраненияипоискаинформации.Онинепредназначеныдляподдержкидвижениядокументов,главнаяцель–организацияхраненияипоисканужныхданных.

· Workflow-системы. Вцентретакихсистем–бизнес-процессы,которыеонииавтоматизируют,адокументыидокументооборотявляютсясредствомосуществленияпотоковработ.

· ЕСМ-системы. Этокомплексныесистемыуправлениякорпоративнымконтентом,которыереализуютсразунесколькофункций–управлениедокументами;управлениеобразамидокументов(DocumentImaging);управлениезаписями;управлениепотокамиработ(Workflow);управлениевеб-контентом(WCM);управлениемультимедиаконтентом(DAM);управлениезнаниями(KnowledgeManagement);управлениеколлективнымвзаимодействием(Collaboration).

БольшинствоСЭД,представленныхнарынке,содержатэлементысразунесколькихвидовсистемэлектронногодокументооборота.

Какжевыбрать«правильную»СЭД?

Итак,выборсистемыдокументооборота–сложныйпроцессизависитотмногого.Еслиэтокоммерческаякомпания,решающийвесимеетвозможныйэкономическийэффектотвнедренияСЭД.Еслиэтогосударственноеучреждение,акцентделаетсянаподдержкувсехзадач,решаемыхорганизацией,иособенностяхэтихзадач,связанныхсоспецификойдеятельности.Учестьвсефакторыипомочьвамсвыборомвсегдаготовыспециалистынашейкомпании.

СистемыдокументооборотакомпанииЭОС

ЭОСпредлагаетнескольковариантовСЭД,отличающихсякакпоархитектуре,такипофункционалу,изкоторыхвыможетеподобратьоптимальноерешение:

· «ДЕЛО» –«коробочное»решениедляавтоматизациидокументооборотаворганизацияхлюбогоразмера.Полностьюсоответствуетформальнымтребованиям,установленнымвРоссиисостороныгосударствакведениюдокументооборота.

· EOSforSharePoint -системаэлектронногодокументооборота,автоматизациибизнес-процессовиколлективнойработынаплатформеMicrosoftSharePoint.

· eDocLib -универсальнаяплатформадлясозданиякорпоративногохранилищаданных,оперативнойработысинформацией/знаниямииуправлениявзаимодействиемпользователей.

· «АРХИВНОЕДЕЛО» –специализированнаясистемаавтоматизацииведенияведомственныхбумажныхиэлектронныхархивов.