Контроль наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель прове­рок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличия документов учетным данным на них, выявления отсутствующих докумен­тов и принятия мер по их розыску.

Однако в процессе регистрации документов могут быть допущены ошибки, следствием которых становится искажение учетных данных о документах. Кроме того, часть зарегистрированных документов может быть отправлена, уничтожена, подшита в дела, возвращена после отправления, переведена на другой вид учета. При проставлении в учетных формах отметок о таком движении документов также могут случаться ошибки, которые при определенных обстоятельствах создают основу для утраты документов и (или) несвоевременного обнаружения утрат. Поэтому про­верки правильности регистрации документов и проставления отметок об их движении должны быть составными частями проверок наличия доку­ментов. Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

"Положение о порядке обращения со служебной информацией огра­ниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым воз­можность их проведения только один раз в год. Однако при такой пери­одичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов.

Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Проверки правильности регистрации и фактического наличия доку­ментов частично проводятся в процессе выдачи их исполнителям и последующего возврата. Однако такие проверки не охватывают все документы и все необходимые проверочные операции. Поэтому следует осу­ществлять комплексные плановые проверки фактического наличия доку­ментов, дел и носителей и правильности отметок об их регистрации и движении.

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

- проверки правильности проставления регистрационных данных но­сителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) - сразу после регистрации;

- проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов и дел, независимо от времени их регистрации, - сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу после проставления отметок - по истечении каждого квартала;

- проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов, независимо от времени их регистрации, - один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

- проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении года (годовая проверка).

 

Подготовка к проведению конфиденциальных совещаний.

Для получения разрешения на проведение совещания, руководителем заинтересованного подразделения составляется докладная записка, в которую включается:

-тематика совещания

-перечень конф вопросов, к-е необходимо рассмотреть

-сроки проведения

-место проведения

- Список сотрудников ответственных за проведение совещания:

1. организатор совещания

2. ответственный за защиту конф инфы

3. сотрудник ответственный за матер-тех обеспечение

В организацию с к-й предполагается проведение переговоров, направляется приглашение в котором содержаться:

-тематика переговоров, обобщенный список предполагаемых участников

-время и место проведения

-предложение принять участие в переговорах

-предложение отправить список участников которые будут участвовать в данном мероприятии

Приглашение на совещание лиц, не являющимися сотрудниками организации разрешается только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждение конкретного вопроса

В процессе подготовки и согласования всех вопросов составляются и утверждаются следующие доки:

-программа проведения совещания

-список участников по каждому вопросу дня

-список мат-тех обеспечение и ответственных за него лиц

Перед проведением совещания необходимо:

-проверить помещение на наличие в нем несанкционированных аудио и видеозаписывающих или радиопередающих устройств

-убедиться в качественной работе средств тех защиты

-порядок проведения конф. совещаний.