Разработка требований к информационной системе

При разработке требований к выбору информационной системы необходимо решить следующий перечень задач:

1. Выделить управленческие (производственные) задачи, для решения которых предприятию необходима информационная система. Разработать критерии оценки соответствия системы требованиям предприятия.

2. Выбрать методы оценки экономической эффективности системы, которые будет использовать предприятие, и рассчитать эффективность.

3. Определить, какие новые бизнес-процессы необходимо внедрить, и реинжиниринг каких существующих бизнес-процессов необходимо осуществить для максимально эффективного использования информационной системы.

4. Определить, варианты приобретения программного обеспечения информационной системы: приобретение готовой отечественной или зарубежной системы, адаптация базового варианта системы под специфику предприятия или самостоятельная разработка системы.

5. Принять решение о том, как использовать имеющиеся на предприятии программные средства и комплексы: интегрировать с внедряемой информационной системой или полностью отказываться от их использования.

6. Установить правила, по которым будет осуществляться управление информационными потоками в новом режиме. Принять меры для снижения сопротивления персонала предприятия нововведениям.

В настоящее время на отечественных предприятиях авиационной промышленности, а также ее основных подотраслях самолетостроении, двигателестроении, приборостроении, агрегатостроении, ракетостроении, часто используется схема выбора информационной системы в соответствии с этапами, показанными в табл. 2.1. Анализ практического опыты внедрения информационных систем на предприятиях авиационной промышленности показывает, что этапы, представленные в табл. 2.1, не должны выполняться строго в данной последовательности, а некоторые из них могут выполняться параллельно.

В применяемых в настоящее время на практике методах выбора информационных систем сформулирован ряд требований к системам, которыми необходимо руководствоваться при их выборе. К ним относятся:

1. Интегрированность системы, которая заключается в том, что изменения показателей в одной ее части должны автоматически влиять на показатели в других взаимосвязанных частях.

2. Процедуры в информационных системах должны быть действительно автоматизированы. Не должно быть ситуаций, когда после внедрения системы, число процедур не уменьшается, а процедуры, до внедрения системы выполняемые на бумаге, после внедрения выполняются аналогично на компьютере.

3. Информационная система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать, т.е. оптимальны для конкретного предприятия.

4. Информационная система должна давать руководителю возможность получать оперативную информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных управленческих решений.

5. Информационная система должна быть легка в обучении и использовании, чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности при ее помощи за максимально короткое время.

6. В информационной системе должна быть заложена возможность, без помощи программиста редактировать все необходимые отчеты и документы, менять их форму и создавать собственные форматы.

7. В информационной системе должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму.

8. В информационной системе должна быть возможность журналирования операций, т.е. система должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином файле, и какая запись была до этих изменений.

9. В информационной системе должны присутствовать надежные программы защиты данных и функции распределения прав доступа.

При разработке стратегии выбора информационной системы для предприятия авиационной промышленности, которые в последние два десятилетия функционируют в условиях жестких финансовых ограничений, чрезвычайно важно связать внешние факторы выбора с внутренними, например:

1. Бюджет проекта, который включает: цену проекта, показатель ROI (ROI – Return on Investments или возврат на вложенные инвестиции) и TCO (ТСО – Total Cost of Ownship или совокупная стоимость владения информационной системой).

2. Стратегия выбора информационной системы должна позволить минимизировать состав команды специалистов по выбору информационной системы со стороны предприятия и последующее сопровождение внутренними силами.

3. Дефицит временного ресурса не позволяет предприятиям авиационной промышленности реализовывать слишком длительные проекты, каким бы качественным не представлялся их конечный результат.

Важным мотивом при разработке стратегии выбора и внедрения информационной системы является личный интерес руководителей предприятия, руководителей фирмы-разработчика системы и спонсоров данного проекта. Кроме того, значение имеет личный интерес менеджеров предприятия, руководящих процессом выбора и последующего внедрения информационной системы. Участие в такого рода масштабных проектах может обеспечить им карьерный рост, усилить позиции на предприятии и принести ощутимые выгоды в системе внутрифирменной политики.

Однако в настоящее время при выборе управленческих информационных систем руководители предприятий авиационной промышленности часто не только не принимают участия в разработке стратегии выбора информационной системы, но практически никак не используют ее в своей работе, тем самым лишая себя и предприятие преимуществ, которые дает хорошая технология для повышения эффективности управления в части принятия адекватных управленческих решений. Часто информационная система остается средством автоматизации рутинного труда исполнителей, способом накопления данных, которые довольно часто потом никак не используются. Очень важно встроить внедряемую информационную систему в систему управления предприятием в целом, создать технологию принятия управленческих решений и корректирующих воздействий на базе различных информационных технологий.

При разработке стратегии выбора и внедрения информационной системы важно не упускать из виду множество различных и противоречивых интересов персонала внутри предприятия. Например, при выборе и внедрении информационной системы для предприятий авиационной промышленности необходимы минимальные сроки. В этом заинтересованы руководители предприятия и ответственная часть среднего менеджмента. Однако в минимизации изменений в бизнес-процессах предприятия, полном отсутствии таких изменений или вообще отказе от внедрения системы заинтересована основная часть среднего менеджмента и, особенно, рядовых сотрудников. Кроме того, руководство предприятия заинтересовано в минимизации затрат на покупку, внедрение и эксплуатацию информационной системы. А менеджмент среднего звена предприятия, получающий мотивирующее вознаграждение от поставщика системы, заинтересован в максимизации мотивированных затрат на покупку и внедрение системы, а также ее эксплуатацию.

Руководством предприятия определяется место проекта по внедрению информационной системы в общей стратегии развития предприятия, последовательность автоматизации отдельных сегментов деятельности предприятия (видов деятельности, бизнес-процессов, структурных подразделений), требования к программному обеспечению информационной системы с учетом имеющих место ограничений, в том числе и финансовых.

Результаты анализа бизнес-процессов предприятия авиационной промышленности позволяет определить общие требования к информационной системе и выделить специфические особенности бизнеса конкретного предприятия. Именно эти особенности, как правило, и являются определяющим фактором при принятии решения о выборе той или иной информационной системы. Подготовленная с учетом общих и специфических требований спецификация информационной системы является основой при выборе конкретного программного продукта из имеющихся программ на рынке.

Разработка стратегии выбора информационной системы для предприятия авиационной промышленности напрямую зависит от методов управления, используемых на предприятии, которые в свою очередь зависят от типа производства. При разработке стратегии выбора и внедрения информационной системы учитываются также следующие факторы: виды деятельности предприятия; инициатор проекта и его значимость на предприятии; группы интересов внутри предприятия; группы влияния внутри предприятия; стиль руководства предприятием; морально-психологический климат на предприятии; организационно-штатная структура предприятия.

Автоматизация может быть с помощью готовой информационной системы, адаптированной под специфику предприятия и решаемых задач информационной системы, а также системы, разработанной на предприятии сотрудниками в области информационных технологий. Однако перед выбором направлений автоматизации выявленных систем или подсистем чаще всего проводится анализ и оценка готовых решений, представленных на отечественном рынке, формируется расширенный перечень таких решений, отвечающих общим целям развития предприятия. Кроме того, разрабатывается методика их сравнения, определяется процесс принятия решения (если предполагается выбор на основе тендера, определяются форма проведения тендера, состав конкурсных материалов, методика оценки предложений и т.п.). Одна из наиболее часто применяемых в настоящее время на предприятиях авиационной промышленности методик разработки стратегии выбора и внедрения информационной системы, состоит из трех этапов, которые представлены на рис. 2.1.