Оценки затрат на внедрение и эксплуатацию информационной

Системы (на примере метода ТСО - Total Cost Ownership)

Можно выделить три основные группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения и эксплуатации на предприятии информационной системы: финансовые (или количественные), качественные, вероятностные. Финансовые методы, в свою очередь, можно разделить на затратные и доходные. Одним из наиболее популярных затратных методов оценки экономической эффективности внедрения и эксплуатации информационных систем является метод определения совокупной стоимости владения системой TCO (Total Cost of Ownership), направленный на определение прямых и косвенных затрат, связанных с любым компонентом информационной системы.

Прямые затраты включают три основные составляющие:

1) основные затраты: создание информационной системы (затраты на проектирование, тестирование, приобретение, установку, обучение пользователей); оборудование – серверы, компьютеры, сетевые компоненты, в т.ч. амортизация и замена оборудования в течение жизненного цикла системы; программное обеспечение; обновление (модернизация);

2) эксплуатационные затраты:

• управление задачами (сетью, системой, массивами памяти) – это определение причин неисправности и ремонт, измерение сетевого трафика и планирование его оптимизации, изменение состава пользователей, прав доступа к сети, поддержка операционных систем, поддержание работоспособности сети;

• поддержка работоспособности системы – оплата труда персонала, обучение персонала, консультации у разработчика, оплата внешних консультантов;

• затраты на коммуникации (затраты на Интернет-каналы, обслуживание корпоративных сетей передачи данных или удаленный доступ);

• затраты на управление устройствами хранения данных – восстановление файлов в сети, контроль хранящихся данных, обеспечение доступа к данным и устройствам хранения информации, поддержка систем архивирования.

Прямые затраты можно получить по данным бухгалтерского или управленческого учета, определив общие затраты на заработную плату, закупки оборудования и программного обеспечения. Также по данным бухгалтерского или управленческого учета определяется сумма начисляемой амортизации на основные фонды, относящиеся к системе.

Косвенные затраты делятся на 3 группы:

1. Затраты, связанные с неработоспособностью системы. Если информационная система спроектирована плохо (например, имеют место продолжительные остановки сервера), то это вызывает непроизводительное расходование времени у пользователей (перерывы в работе). Следует различать плановое и сверхнормативное время неработоспособности.

2. Затраты, связанные с непроизводительными усилиями конечного пользователя. Вследствие ненадлежащей поддержки со стороны штатных сотрудников отделов информационных технологий конечные пользователи сами вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т.д., а это также уменьшает производительное время их работы.

3. Расходы на контроль, отправку и получение почты, телефонные разговоры, потери от плановых и внеплановых простоев, коммунальные услуги и поддержку административного персонала.

Косвенные затраты получить сложнее, чем прямые. Фактически невозможно определить, какую часть рабочего времени пользователи тратят на устранение сбоев или проблем в информационной системе, пока на предприятии не будет введен детализированный лист учета рабочего времени, а его ведение – задача, сама по себе требующая больших затрат времени.

Период, выбранный для расчета TCO, влияет на результаты оценки. В зависимости от масштаба системы используются периоды от 3 до 10 лет.

Направления использования показателя TCO следующие:

1. Сравнение затрат на разных временных участках (например, текущий год и прошлый) и оценка изменений.

2. Анализ структуры затрат в целях их сокращения.

3. Сравнительный анализ показателя ТСО предприятия в пересчете на одного пользователя системы с ТСО других предприятий аналогичного профиля или предприятий, эксплуатирующих аналогичные системы.