2018-02-14
495
Інструкція з діловодства
У Харківському національному медичному університеті
Загальні положення
1.1.Інструкція з діловодства у Харківському національному медичному Університеті (далі – Інструкція) розроблена на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242, Інструкції з діловодства Міністерства охорони здоров’я України, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 03.03.2012р. №152, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003). 1.2.Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Харківському національному медичному університеті (далі – Університет), незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.1.3.Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Університету, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію, а також здійснення діловодства спеціалізованими вченими радами Університету визначаються окремими нормативно-правовими актами та розпорядчими документами Університету.
|
|
|
Відповідальність за організацію діловодства в Університеті несе ректор.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства охорони здоров’я України та інших Міністерств, погодження проектів нормативно-правових актів відповідають проректори та заступники ректора Університету згідно з розподілом функціональних обов'язків.За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Університету відповідають їх керівники.
|
|
|
Ведення діловодства в структурних підрозділах Університету покладається на призначену наказом ректора, за поданням керівника структурного підрозділу, особу, яка забезпечує облік і проходження документів, у встановлений строк формує справи відповідно до номенклатури справ та готує їх на архівне зберігання.
Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції та збереженість документів, що знаходяться у них на опрацюванні.
1.5.Організація діловодства в Університеті покладається на організаційно-аналітичний відділ.
1.6.Основним завданням організаційно-аналітичного відділу є встановлення в Університеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Університету.
Організаційно-аналітичний відділ, відповідно до покладених на нього завдань:
розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ Університету;
здійснює реєстрацію та веде облік службових документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передавання до архіву;
здійснює контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України; розпорядчих актів Міністерств України, Харківської обласної державної адміністрації та інших органів державної та виконавчої служб тощо;
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами вимог щодо складання, оформлення документів і ведення діловодних процесів, а також вимог цієї Інструкції, регламентів та національних стандартів; вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Університеті; проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Університету; бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Університеті;забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень; організовує збереження документаційного фонду Університету та користування ним; ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Університету з питань діловодства;забезпечує облік, зберігання і використання печаток та штампів Університету;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Університету тощо.
Документування управлінської інформації
2.1. Загальні вимоги до створення документів.
2.1.1.Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.2.1.2.В Університеті визначено сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування його діяльності.
2.1.3.Відповідно до повноважень, визначених законодавством, Університет видає такі правові акти: накази (розпорядження), інструкції, правила, положення.З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції Університету та інших установ, можуть створюватись спільні документи.
2.1.4.Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів2.1.5.Рішення колегіальних органів Університету доводяться до виконавців шляхом надсилання їм копій відповідних рішень. Рішення колегіальних органів затверджуються для виконання наказами Університету.2.1.6.Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Університетом покладених на нього завдань і функцій. 2.1.7.Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання. 2.1.8.З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Університету.2.1.9.В Університеті діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування у порядку, встановленому законодавством України 2.1.10.Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом. 2.2. Бланки документів2.2.1.Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з дотриманням ДСТУ 4163-2003. 2.2.2.Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень) ректора, його заступників, проректорів та головного бухгалтера. Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве;10 - праве;20 - верхнє та нижнє. Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.2.2.3.В Університеті використовують бланки документів, розроблені з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 «Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)» та Інструкції з діловодства Міністерства охорони здоров’я України, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 03.03.2012р. №152 (додаток 2): загальний бланк для створення різних видів документів із зображенням Державного Герба України;загальний бланк для створення різних видів документів із зображенням символіки (герба) Університету з повздовжнім розташуванням реквізитів;
|
|
|
|
|
|
загальний бланк із зображенням символіки (герба) Університету;
бланк листа із зображенням Державного Герба України з повздовжнім розташуванням реквізитів;
бланк листа із зображенням символіки (герба) Університету з повздовжнім розташуванням реквізитів;
бланк листа із зображенням Державного Герба України з кутовим розташуванням реквізитів;
двомовний бланк листа із зображенням Державного Герба України з поданням тексту українською та російською мовами;
двомовний бланк листа із зображенням символіки (герба) Університету з поданням тексту українською та російською мовами;
двомовний бланк листа із зображенням Державного Герба України з поданням тексту українською та англійською мовами;
двомовний бланк листа із зображенням символіки (герба) Університету з поданням тексту українською та англійською мовами;
бланк наказу із зображенням Державного Герба України;
бланк розпорядження із зображенням Державного Герба України;
посадовий бланк ректора Університету із зображенням Державного Герба України;
зразок бланку листа структурного підрозділу Університету з повздовжнім розташуванням реквізитів.
2.2.4.Бланки документів повинні виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості з використанням фарби чорного кольору. При виготовленні бланків із зображенням символіки (герба) Університету використовуються відповідні фарби.
Шаблони бланків встановлюються на персональних комп’ютерах працівників Університету. Облік бланків не здійснюється.
2.2.5.Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується. 2.2.6.Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках. 2.3. Оформлення реквізитів документів2.3.1.Організаційно-розпорядчі документи Університету мають строго встановлений певний комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення (додаток 3, додаток 4).2.3.2. Зображення Державного Герба України. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів. 2.3.3. Коди. Ідентифікаційний код Університету згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) розміщується на бланках для листів після реквізиту "Довідкові дані про установу". 2.3.4. Код форми документа розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа. Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймається ректором окремо щодо кожного виду документа. 2.3.5. Найменування установи. Найменування Університету – Харківський національний медичний університет - на бланку відповідає найменуванню, зазначеному в Статуті університету та розташовується нижче найменування установи вищого рівня – Міністерства охорони здоров’я України. Найменування структурного підрозділу Університету зазначається у тому разі, коли підрозділ є автором документа, і розміщується нижче найменування Університету. 2.3.6. Довідкові дані про установу Довідкові дані про Університет можуть містити: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, адресу електронної пошти, адресу веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Університету або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. 2.3.7. Назва виду документа. Назва виду документа (наказ (розпорядження), доповідна записка, довідка тощо) зазначається на загальному бланку машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. Назва виду документа зумовлює особливості викладення змісту і структури тексту.2.3.8. Дата документу. Датою документа є, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011 У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р. Для проставлення дати на документах в Університеті може використовуватись «штамп-датер».Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису. 2.3.9. Реєстраційний індекс документів. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в Університеті. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування". Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа. 2.3.10. Посилання на реєстраційний індекс і дату. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.Наявність цього реквізиту виключає необхідність згадування номеру та дати документу, на який дають відповідь, у тексті листа-відповіді. 2.3.11. Місце складення або видання. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається. 2.3.12. Гриф обмеження доступу. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження". 2.3.13. Адресат Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад: Головне управління охорони здоров’я Харківської обласної державної адміністрації Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводиться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад: Міністерство фінансівВідділ внутрішнього контролю та аудиту Головному спеціаліступрізвище, ініціали (ініціал імені) У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад: Голові Державної митної служби прізвище, ініціали (ініціал імені) Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад: Центральним державним архівам Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад: Міністерство юстиції вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001 У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад: Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурікова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.Кожна складова частина реквізиту «Адресат» друкується з нового рядка.2.3.14. Гриф затвердження документа. У разі потреби документ затверджується ректором або проректором, до повноважень якого належить вирішення питань, наведених у цьому документіі. Нормативно-правові акти, видані Університетом (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом ректора.Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 5). Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮРектор Харківського національногомедичного університету підпис,ініціали(ініціал імені), прізвищеДата У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Харківського національного медичного університету 12 березня 2012 № 298 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні. 2.3.15. Резолюція. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання. У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується. В Університеті використовується аркуш для резолюцій ректора та інших посадових осіб, згідно з наданими їм повноваженнями (додаток 6)2.3.16. Заголовок до тексту документа. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми. 2.3.17. Відмітка про контроль. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк. Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту. У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на аркуші для резолюції. На аркуші для резолюцій ректора та інших посадових осіб передбачено спеціальне місце, де проставляється відмітка про контроль.2.3.18. Текст документа. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм. Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів. Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти.. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами. 2.3.19. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.2.3.20. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка". 2.3.21. Відмітки про наявність додатків. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому. Додатки до документів можуть бути таких видів: додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо); додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа; додатки, що надсилаються із супровідним листом. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пукту 2.3.14. цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)." На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад: Додаток 6до Інструкції (пункт 2.3.15) Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад: Додаток
до наказу Харківського національногомедичного університету20.04.2012р. № 295 У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)". Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1". У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться. Усі додатки до документів візуються відповідальним виконавцем, який створив документ. Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються проректорами, заступниками ректора, керівниками структурних підрозділів Університету на лицьовому боці останнього аркуша додатка. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом. Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 7 арк. в 2 прим. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим. 4 Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою: Додаток: лист Укрдержархіву від 20.09.2010р. № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 3 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. 2.3.22. Підпис. Посадові особи Університету підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Статуті Університету,положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між ректором, його заступниками і проректорами тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності ректора та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати. Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються ректором Університету або за його дорученням – першим проректором з науково-педагогічної роботи. Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються ректором Університету або проректорами, заступниками ректора, головним бухгалтером, згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень. Документи, надруковані на бланку листа Університету підписує лише ректор, проректори, заступники ректора та головний бухгалтер. Керівники підрозділів здійснюють листування з використанням бланка листа відповідного структурного підрозділу.Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад: Ректор Харківського національного медичного університету підпис ініціали (ініціал імені), прізвище або Ректор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня ректор підписує всі його примірники. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим підрозділам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Університета, а на місця розсилаються засвідчені організаційно-аналітичним відділом його копії. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад: Ректор підпис ініціали (ініціал імені), прізвище Головний бухгалтер підпис ініціали (ініціал імені), прізвище У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад: Міністр юстиції Міністр фінансів підпис, ініціали (ініціал підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище імені), прізвище відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад: Голова комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Секретар комісії підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади посадової особи слів "Виконуючий обов'язки" або "В.о." здійснюється у разі заміщення посадової особи за наказом. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається. 2.3.23. Візи та гриф погодження. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в Університеті посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження). Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Університеті. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка: Начальник юридичного відділу підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище Зауваження і пропозиції додаються. Дата Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ. Порядок візування в Університеті певних видів документів визначено в додатку 7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування. 2.3.24. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад: ПОГОДЖЕНО
Віце-прем’єр-міністр України-Міністр охорони здоров’я України підпис, ініціали (ініціал імені), прізвищеДата або ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву Дата № Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва проекту документа Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище Дата Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: з установами однакового рівня та іншими установами; з громадськими організаціями; з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері; з установами вищого рівня. 2.3.25. Відбиток печатки. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Університету. Примірний перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою наведено у додатку 8.Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП". Наказом ректора Університету визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, печаток без зазначення герба, штампів, печаток та штампів структурних підрозділів, посадові особи, відповідальні за їх зберігання; а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Університету (без зображення герба), печатки, на якій зазначено «Для документів» або відбиток штампу «організаційно-аналітичний відділ» ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи. 2.3.26. Відмітка про засвідчення копій документів. Університет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу ректора, його заступників або проректорів. У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Університетом, а також під час формування особових справ працівників та осіб, які здобувають освіту, Університет може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. 2.3.27. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад: Згідно з оригіналом Зав.канцелярієюПідпис, ініціали, прізвищеДата Напис про засвідчення копії скріплюється круглою печаткою Університету (без зображення герба) чи печаткою, на якій зазначено «Для документів» або печаткою структурного підрозділу (відділу кадрів, бухгалтерії тощо). 2.3.28. Зазвичай на копіях вихідних документів, що залишаються у справах Університету (відпусках), текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток штампу організаційно-аналітичного відділу, наприклад: Дата, індекс________________________________________________________________________________________________________________________________________ Ректор ініціали (ініціал імені), прізвище Згідно з оригіналом Провідний спеціаліст організаційно-аналітичного відділу відділу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище Відбиток печатки, на якій зазначено «Для документів»Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Університету (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу. У разі виготовлення документу за допомогою комп’ютерних технологій, допускається роздрукування двох примірників із використанням бланку документа, причому перший примірник направляється до установи – адресата, а другий залишається у справах Університету.2.3.29. Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до установи. Прізвище працівника (відповідального виконавця), який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад: Петренко 256 23 29 або Петренко Олена Іванівна 256 23 29 2.3.30.Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання, яка свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
| До справи N 03-10 Лист-відповідь від 20.05.2011№ 03-10/01/802 посада, підпис, ініціали(ініціал імені), прізвище 21.05.2011 | До справи N 05-19 Питання вирішено позитивно підчас телефонної розмови 04.03.2011 посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 05.03.2011 |
