Поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

 

6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа исполнительной власти, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

 

6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

 

6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

 

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

 

Каждому абоненту в электронной поте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

 

6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

 

6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

 

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

 

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

 

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

 

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

 

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

 

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

 

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

 

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

 

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

 

6.7. Учет количества документов  

 

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

 

Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.

 

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

 

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета документов.

 

Учет количества документов может проводиться по федеральному органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.

 

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

 

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение 6). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

 

Работа исполнителей с документами

 

6.8.1. Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

 

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

 

Срочные документы передаются немедленно.

 

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

 

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

 

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

 

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

 

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

 

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

 

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.