Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Основное содержание бухгалтерских документов составляют признаки и показатели, подтверждающие факт хозяйственной деятельности, которые называют реквизитами. К реквизитам бухгалтерских документов относят:

- наименование документа;

- дата и место составления;

- наименование предприятия, организации, учреждения, а если нужно, то и его адрес;

- указание сторон, участвующих в совершении операции;

- основание, содержание, основание и количественная характеристика хозяйственной операции;

- подписи лиц, ответственных за проведение операции.

В зависимости от особенностей хозяйственной операции кроме перечисленных  документы могут содержать и другие реквизиты, расширяющие первичную информацию об операции (номер расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначение продукции, показатели качества и др.).

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Документы оформляются вручную или при помощи пишущих машин. Неоговоренные исправления и подчистки в первичных бухгалтерских документах не допускаются.

В денежных документах (кассовых и банковских) вообще не может быть исправлений. В денежных и кассовых документах суммы денег указываются цифрами и прописью.

Документы, как правило, составляются ответственными лицами предприятия (руководителями структурных подразделений, бухгалтерами, мастерами и др.).

Чтобы документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, обработки, контроля и хранения.

При поступлении документов в бухгалтерию проводится их проверка по форме и по существу. В ходе проверки по форме (формальной) устанавливают правильность и своевременность оформления бухгалтерских документов; соответствие форм применяемых документов; наличие подписей ответственных лиц.

При проверке по существу устанавливают, правильно ли отражена хозяйственная операция и соответствует ли она документу; законность, необходимость и целесообразность проведения хозяйственной операции; правильность арифметических расчетов, применяемых цен, тарифов.

При обнаружении в документах каких-либо неточностей работник учета возвращает их для исправления или задерживает их до выяснения.

В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов производится их группировка, таксировка, составление сводных документов и указание корреспондирующих счетов.

Группировка документов заключается в подборе их в пачки, однородные по содержанию. Группировка первичных документов заканчивается составлением сводных накопительных документов, что облегчает их дальнейшую учетную обработку.

Таксировка документов – это денежная оценка указанных в документах материальных ценностей, поступающих или выбывших из предприятия или мест хранения. Денежная оценка материальных ценностей производится в бухгалтерии на основании имеющихся цен.

Контировка документов – это указание корреспонденции между счетами по отражаемым хозяйственным операциям.

После контировки документов оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета.

Бухгалтерские документы проходят довольно длинный и сложный путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив. Путь, который проходят документы от момента их составления и до сдачи в архив, называется документооборотом.

Документооборотом определяются правила и порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов. Документооборот оформляется графиком, который содержит перечень работ по подготовке, созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, всеми исполнителями с указанием срока выполнения работ.